案件管理とERPの関係をわかりやすく解説

まずは、案件管理とERP、それぞれの役割を整理しましょう。

案件管理とは？営業から受注後までの情報を管理する仕組み

案件管理とは、企業が抱えている案件の情報を一元的に管理し、案件の進捗や状況を把握する仕組みです。

一般的には、顧客名、案件名、担当者、受注金額、契約期間、進捗状況、売上予定などを管理し、「どの顧客から、いくらで受注し、誰が担当し、いつまでに納品するのか」を案件単位で確認します。

案件管理の目的は、案件の状況を正確に把握し、適切な判断につなげることです。

ERPとは？企業の業務データを一元管理するシステム

ERPとは、「Enterprise Resource Planning」の略で、企業のヒト・モノ・カネ・情報など、企業活動に必要な資源を統合的に管理するためのシステムです。

例えば、販売管理、購買管理、在庫管理、会計などのデータをERPに集約すると、部門ごとに分散していた情報を企業全体で共有できます。

ERPの大きなメリットは、個別の業務を別々に管理するのではなく、業務間のデータをつなげられることです。

そのため、案件管理と販売・購買・原価・会計などを連携させたい企業と相性のよい仕組みです。

ERPで案件管理をすると何が変わる？案件情報と基幹業務をつなげて管理

ERPで案件管理をすると、案件情報を単独で管理するのではなく、案件に関連する業務データまで一つにつなげられます。

案件受注後に発生する売上、社員の工数、外注費、経費などを案件に紐づければ、案件ごとの原価を把握できます。案件を起点として売上と原価を集約すれば、「いくら売れたか」だけでなく「いくら利益が出ているか」まで確認できます。

さらに予算と実績を比較できれば、原価が想定以上に増えている案件を早期に発見することも可能です。

案件管理とプロジェクト管理は何が違う？管理する範囲を整理

案件管理とプロジェクト管理は似ていますが、一般的には管理する範囲に違いがあります。

案件管理は、営業段階から受注、売上、請求などを含めて、案件全体の情報を管理する考え方です。

一方、プロジェクト管理は、受注後の業務を計画どおり進めるため、進捗、担当者、工数、スケジュール、原価などを管理することが中心です。

案件管理とプロジェクト管理を連携させることで、営業からプロジェクト完了までの情報を一貫して管理できます。

ERPで管理できること

ERPによる案件管理では、案件名や担当者といった基本情報だけでなく、収益に関係するさまざまなデータを管理できます。

案件の採算を正確に把握するには、次の情報を関連付けて管理することが重要です。

案件・顧客情報

案件・顧客情報は、案件管理の基本となるデータです。

以下のような情報を登録しておけば、誰がどの案件を担当しているのかをすぐに確認できます。

• 顧客名
• 案件名
• 担当営業
• プロジェクト責任者
• 契約期間
• 案件のステータス

案件情報を共通のデータとして管理することで、営業・現場・管理部門が同じ情報を参照できます。

担当者ごとにExcelを作成する運用では、情報の重複や更新漏れが起こりやすくなりますが、ERPで案件情報を管理することで、売上や原価などのデータも同じ案件に紐づけやすくなります。

見積・受注情報

見積・受注情報は、案件の売上を把握するための重要な情報です。

以下のような情報を案件に紐づけることで、営業段階から受注後まで情報を引き継げます。

• 見積金額
• 見積日
• 受注金額
• 契約内容
• 納期

見積から受注までの情報を一元管理すれば、受注後に同じ情報を入力し直す手間を減らせます。

さらに、受注金額と実際に発生した原価を比較すれば、当初想定していた利益と実際の採算との差も確認できます。

売上・請求情報

案件管理では、受注した金額だけでなく、実際の売上や請求状況も把握する必要があります。

特に複数回に分けて請求する案件では、売上予定と実績を管理できる仕組みが重要です。

案件情報と売上・請求情報を紐づければ、「どの案件から、いつ、いくら売上が発生するのか」を把握しやすくなります。

さらに入金状況まで確認できれば、売上だけでなく債権管理にもつなげられます。

案件に関する売上情報を会計などの基幹業務と連携することで、入力や集計の負担も軽減できます。

工数・人件費

工数とは、社員やスタッフが案件のために費やした作業量を表す指標です。

例えば、社員が「案件Aに20時間、案件Bに10時間」作業した場合、その時間を案件ごとに集計すれば、どの案件にどれだけの人員コストがかかったのかを把握できます。

人件費が主要な原価となる企業では、工数を案件に紐づけることが案件別収支を把握する上で重要です。システム開発会社やコンサルティング会社などでは、作業実績をもとに人件費を原価として計算することで、より実態に近い採算管理が可能になります。

外注費・仕入

案件によって外部の協力会社や仕入先を利用する場合、外注費や仕入も案件別に管理する必要があります。

例えば、500万円で受注した案件に対して、外注費として150万円が発生した場合、その150万円を案件の原価として把握できれば、案件の採算を正確に計算できます。

外注費や仕入を案件に紐づけることで、売上だけを見た判断を防げます。特に外注比率の高い企業では、案件ごとの売上と外注費をセットで管理することが重要です。

経費・その他原価

案件を進める際には、人件費や外注費以外にも、交通費、出張費、通信費などさまざまな経費が発生します。

経費を案件に紐づけず会社全体の費用として処理すると、案件ごとの正確な採算が分かりにくくなります。遠方への出張が多いプロジェクトでは、売上が大きくても経費によって利益率が低下している可能性があります。

案件ごとに発生した経費まで集計することで、より実態に近い案件別収支を把握できます。

予算・実績・見込

案件管理では、現在までにいくら使ったかだけでなく、最終的にいくらの売上・原価・利益になるかを把握することが重要です。

予算（事前に設定した計画値）・実績（実際に発生した数値）・見込（現時点で予測される着地点）を比較すれば、案件の採算が計画からどの程度ずれているのかを早期に確認できます。

原価が予算を上回っている場合、原因を確認して追加工数の削減や人員配置の見直しなどを検討できます。

利益・利益率

利益とは、売上から原価などの費用を差し引いて残る金額です。

利益率は、売上に対してどれだけ利益が残っているかを割合で示した指標で、案件の収益性を比較するときに役立ちます。

案件ごとの利益と利益率を把握することで、「売上が大きい案件」と「利益を生み出す案件」を区別できます。

例えば、売上1,000万円の案件でも原価が900万円なら利益は100万円です。一方、売上700万円で原価が400万円なら利益は300万円になります。

案件管理では、売上規模だけでなく採算まで確認することが重要です。

案件管理をExcelで行う限界とERPのメリット

Excelは自由度が高く、案件管理を始める段階では便利なツールですが、案件数や関係者が増えると、情報共有や集計、データ連携などの面で課題が生じやすくなります。

ERPを利用することで、案件情報と企業内のさまざまな業務データを一元管理できます。

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以下はExcel管理とERPの比較表です。順番に説明します。

観点	Excel管理の限界（課題）	ERP導入による効果（メリット）
①二重入力・データ分散	システムやファイル間で二重入力が発生し、ミスや手間が増大	1回の入力でデータが連動し、転記作業や入力ミスを削減
②属人化・業務の標準化	管理ルールや集計作業が個人に依存し、担当者の異動・退職で運用が破綻	統一されたフォーマット・運用手順で全社管理し、業務を標準化
③収益性・赤字の早期発見	データの反映遅れにより採算が見えず、赤字対応が遅れる	売上・原価・工数をリアルタイム可視化し、赤字化の兆候を早期に発見
④経営判断への活用	データが点在しているため、全体像の把握に時間がかかる	案件利益率や稼働状況を即座に可視化し、迅速な意思決定を実現

①二重入力・データ分散の解消

Excel管理

営業システムに入力した案件情報を販売管理システムやExcelにも再度手入力する「二重入力」が発生しがちです。これにより無駄な工数が増えるだけでなく、転記ミスやデータの更新漏れを引き起こし、情報の信頼性が低下します。

ERP導入による効果

1度入力されたデータが全社にリアルタイムで共有・連動します。同じ情報を何度も入力する手間がなくなるため、作業時間の削減だけでなく、入力ミスによるトラブルも未然に回避できます。

②属人化の防止と業務プロセスの標準化

Excel管理

ファイルの作成者や担当者によって集計ルールやマクロの組み方が異なるため、業務が属人化しやすくなります。その結果、「担当者しか最新の状況が分からない」「担当者の異動や退職によって管理手順が不透明になり運用が破綻する」といったリスクを抱えることになります。

ERP導入による効果

全社共通の入力フォーマットや運用ルールのもとで業務を進められます。担当者の経験や個人的な手法に依存しないため、業務の平準化が図れるほか、引き継ぎや新入社員の教育もスムーズに行えます。

③採算のリアルタイム把握による赤字の早期発見

Excel管理

営業担当者による金額変更や現場での工数増加が即座に全体に反映されにくく、案件の収益性をリアルタイムに把握することが難しいという課題があります。その結果、プロジェクトが終了して納品する直前まで赤字に気づかず、打てる手立てがなくなる事態が発生します。

ERP導入による効果

案件に紐づく売上、社員の工数実績（人件費）、外注費や経費がリアルタイムに集計されます。予算と実績のズレを即座に検知できるため、原価が超過し始めた初期段階で迅速に対策を講じ、赤字化を未然に防止できます。

④正確なデータの可視化による経営判断の迅速化

Excel管理

経営に必要な全体像を把握するたびに手作業でデータを収集・集計しなければなりません。集計作業自体に時間を取られてしまい、経営陣が現状を把握した時にはすでにタイミングを逃している可能性があります。

ERP導入による効果

全社の案件利益率、部門別の収益性、リソースの稼働状況といった経営指標を即座にダッシュボードなどで可視化できます。リソース配置や投資判断といった経営戦略へ迅速に活かすことが可能です。

案件管理システム・SFA・CRMとERPの違いを比較

案件管理に使えるシステムには、案件管理システム、SFA、CRM、ERPなどがあります。

名称が似ていても得意な領域は異なるため、管理したい業務範囲を明確にして選ぶことが重要です。

案件管理システム：案件の進捗や情報を効率的に管理

案件管理システムは、案件に関する情報をまとめ、進捗や担当者、スケジュールなどを管理するためのシステムです。

案件の一覧化やステータス管理、タスク管理など製品によって強みが異なりますが、案件の進捗や営業活動を効率よく管理したい企業に適しています。

一方で、製品によっては受注後の原価や会計まで管理することを目的としていません。

案件の進捗管理だけでなく、売上・原価・利益まで一元化したい場合は、ERPなど他の仕組みとの連携も検討する必要があります。

SFA：営業活動や商談の進捗を管理

SFAとは「Sales Force Automation」の略で、営業活動を効率化・管理するための仕組みです。商談情報、営業担当者、訪問履歴、提案状況、受注見込などを管理し、営業活動の可視化を支援します。

SFAは「受注するまで」の営業プロセスを管理することを得意としています。どの顧客への提案が進んでいるか、どの案件の受注確度が高いかといった情報を把握できます。

▶クラウドERP「MA-EYES」機能紹介：SFA

CRM：顧客情報や顧客との関係性を管理

CRMとは「Customer Relationship Management」の略で、日本語では「顧客関係管理」と呼ばれます。顧客情報、問い合わせ履歴、商談履歴、購入履歴などを管理し、顧客との関係を継続的に改善するために活用します。

CRMは「顧客を理解し、長期的な関係を構築する」ことを目的とした仕組みです。

例えば、過去の問い合わせや契約履歴を確認しながら営業活動を行うことで、顧客に合わせた提案がしやすくなります。

案件管理やERPとは重なる部分もありますが、顧客関係の管理に重点がある点が特徴です。

ERP：案件情報から販売・購買・原価・会計までつなげて管理

ERPは、販売、購買、会計など企業の基幹業務を統合的に管理する仕組みです。

案件管理に対応したERPなら、案件情報を起点として売上、仕入、工数、経費、原価などを関連付けて管理できます。

案件の進捗だけでなく、案件ごとの収益性まで把握したい企業ではERPが有力な選択肢になります。ただし、ERPによって対応する業務や案件管理の深さは異なります。

案件単位の収支管理を重視する場合は、プロジェクト型ビジネスへの対応実績や、案件別原価を管理する機能を確認しましょう。

どのシステムを選ぶべき？管理したい範囲から判断する

システム選びでは、「ERPが最も高機能だから」という理由だけで決めるのではなく、自社が何を管理したいのかを明確にすることが重要です。

営業活動が中心ならSFA、顧客情報の管理が中心ならCRM、案件の進捗管理が中心なら案件管理システムが候補になります。

案件の受注から売上・原価・利益、さらに会計まで一連の業務をつなげたいなら、ERPが適しています。

また、ERPとSFAやCRMを連携させることも可能です。重要なのは、システム単体の機能数ではなく、自社の業務プロセスに合った情報連携ができるかという視点です。

ERPによる案件管理が向いている企業

ERPによる案件管理は、すべての企業に同じような効果をもたらすわけではありません。

特に、案件単位で売上や原価を管理する必要があるプロジェクト型ビジネスとの相性が良い方法です。

システム開発・IT企業：案件ごとの工数と人件費を管理したい

システム開発会社では、社員が複数のプロジェクトを並行して担当するケースがあります。

そのため、誰がどの案件にどれだけの時間を使ったのかを把握し、人件費を案件原価として管理することが重要です。

システム開発会社では、工数と案件収支を結び付けることで、プロジェクトの採算をより正確に把握できます。

さらに、受注金額、外注費、経費などを同じ案件で管理すれば、案件ごとの利益率を確認できます。

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SES・人材サービス企業：請求や支払データを実績から自動計算

SESなどの企業では、プロジェクトごとや、人員ごとに細かく精算幅（基準時間や上限・下限、超過・控除）を決め、実績から請求額や支払額を計算しなければなりません。専用のERPを導入することで、システムに日々入力される実際の稼働時間から請求や支払データを自動で作成することが可能です。

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コンサルティング会社：プロジェクトごとの採算を把握したい

コンサルティング会社では、コンサルタントの稼働時間が案件原価に大きく影響します。

同じ売上金額の案件でも、想定以上の工数が発生すれば利益率は低下します。

コンサルティング会社では、プロジェクトの売上とコンサルタントの工数・人件費を結び付けることが重要です。

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広告・制作会社：案件ごとの売上・仕入・原価を管理したい

広告・制作会社では、案件ごとに売上が発生する一方、媒体費、制作費、外注費など複数のコストが発生します。

案件ごとの売上と仕入を紐づけなければ、案件単位で正確な利益を把握することが難しくなります。

広告・制作会社では、案件ごとの売上と仕入・原価を一元管理できる仕組みが有効です。

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案件管理に強いERPを選ぶコツ

ERPを選ぶ際は、「案件管理機能があるか」だけではなく、案件情報と売上・原価・工数などが実際の業務の中でどのようにつながるかを確認することが重要です。

案件単位で売上・原価・利益を管理できるか

まず確認したいのは、案件単位で売上・原価・利益を管理できるかという点です。

案件に売上と原価を紐づけ、利益まで確認できるかを確認しましょう。

デモやトライアルで、実際の自社案件を想定して収支がどのように表示されるか確認すると判断しやすくなります。

工数や勤怠を案件に紐づけて管理できるか

人件費が主要な原価となる企業では、案件と工数の連携が重要です。 工数とは、社員などが案件の業務に費やした作業時間を指します。

勤怠や作業実績を案件に紐づけ、人件費を案件原価として把握できるかを確認しましょう。

さらに、案件ごとの予定工数と実績工数を比較できれば、計画以上に作業時間が増えている案件も把握できます。

プロジェクト型企業では、案件管理と勤怠・工数管理が分断されていないかを確認することが重要です。

外注費・仕入・経費を案件に紐づけられるか

案件の原価には、人件費だけでなく外注費、仕入、経費なども含まれます。 自社で必要となる項目を管理できるか確認することが重要です。

例えば、交通費や出張費が多い企業なら経費を案件に紐づけられるか、外注比率が高い企業なら発注・仕入を案件に紐づけられるかを確認しましょう。 実際の業務フローに沿って確認することがポイントです。

案件の進捗と収支をリアルタイムに確認できるか

案件の進捗と収支を別々に確認するのではなく、両方を関連付けて把握できることが理想です。

例えば、進捗が50％なのに原価を70％消化している案件なら、採算悪化の兆候である可能性があります。

進捗と原価・収支を同じ視点で確認できれば、問題案件を早期に発見しやすくなります。

ERPを選ぶ際は、月次締め後の集計だけでなく、日々の業務データがどの程度タイムリーに反映されるかも確認しましょう。

会計・販売・購買などの基幹業務と連携できるか

案件管理だけを独立して導入すると、別システムとの間でデータを転記する手間が発生する可能性があります。

そのため、販売、購買、経費、会計など、関連する業務との連携を確認することが重要です。

案件情報から基幹業務までデータがつながることで、入力・集計作業を減らせます。

ERPによる案件管理を成功させる4つのポイント

ERPを導入するだけで案件管理が自動的に改善するわけではありません。

重要なのは、システム導入を目的にせず、自社の案件管理にある課題を整理し、業務とデータの流れを見直すことです。

1. まず案件管理の目的と解決したい課題を明確にする

最初に、「なぜ案件管理を改善するのか」を明確にしましょう。

例えば、「Excelをなくしたい」だけではなく、「案件別の利益をリアルタイムに把握したい」「赤字案件を早期に発見したい」など、経営上の目的まで整理します。

目的を明確にすると、必要な機能と不要な機能を判断しやすくなります。

さらに、営業、現場、経理、経営者それぞれが何に困っているのかを整理すると、部門ごとの要求をまとめやすくなります。

2. 案件情報だけでなく収支管理まで含めて業務を整理する

案件管理を改善するときは、案件一覧だけを作り直すのでは不十分です。

案件が発生してから、見積、受注、売上、工数、外注、経費、原価、利益、請求、会計へどのように情報が流れるのかを整理しましょう。

案件を起点として業務全体のデータフローを整理することが、ERP導入の成功につながります。

3. 現場が継続して入力できる運用ルールを整備する

どれだけ高機能なERPでも、必要な情報が入力されなければ正確な案件収支は把握できません。

特に工数や経費など、現場担当者が日々入力する情報については、入力方法を分かりやすくする必要があります。

現場が無理なく継続できる入力ルールを作ることが、案件管理を定着させるポイントです。

入力項目を増やしすぎると負担が大きくなるため、「経営判断に本当に必要な情報は何か」という視点で項目を整理しましょう。

4. 案件データを経営判断や利益改善に活用する

案件管理の最終的な目的は、データを蓄積することではありません。

蓄積した案件データから、利益率の低い案件や原価超過の原因、部門ごとの収益性などを分析し、次の経営判断に活用することが重要です。

案件データを「記録」から「経営に使う情報」へ変えることで、ERP導入の価値が高まります。

MA-EYESなら案件・プロジェクトの情報と収支を一元管理できる

MA-EYESは、システム開発会社、コンサルティング会社、広告業など、主な原価が人件費となるプロジェクト型ビジネスを対象としたクラウドERPです。

プロジェクト管理を中心に、作業実績・勤怠、購買・経費、SFA、帳票・分析などの機能を備え、プロジェクト単位の収支管理を支援しています。

プロジェクトの見積から受注、売上、請求まで一元管理

MA-EYESでは、 プロジェクト見積から受注後の管理、売上・請求まで、プロジェクトに関係する情報を一元管理できます。

見積金額や納品予定日などの情報を管理し、受注後のプロジェクト管理につなげられます。

営業段階の情報を受注後のプロジェクト管理へ引き継ぐことで、案件情報の二重入力や分断を抑えられます。

さらに、プロジェクトに関連する売上や請求情報を管理することで、案件の収益性を確認するためのデータを蓄積できます。

工数・人件費・外注費・経費をプロジェクトに紐づけて管理

プロジェクトの収支を正確に把握するには、売上だけでなく原価を管理する必要があります。

MA-EYESでは、作業実績・勤怠や購買・経費など実績を登録するとリアルタイムに反映され、プロジェクトにかかった人件費、外注費、経費などを関連付けることで、プロジェクト単位の採算を確認できます。

赤字化リスクのあるプロジェクトを早期に把握できる

プロジェクトが赤字になってから原因を確認するのでは、改善できる選択肢が限られます。

MA-EYESでは、プロジェクトごとの月別原価について予算と実績を棒グラフと折れ線グラフで比較できます。

予算に対して実績がどの程度進んでいるかを確認することで、プロジェクトの採算状況を把握できます。

例えば、工数が想定以上に増えているプロジェクトを早期に把握できれば、要員配置や作業計画を見直すなどの対応を検討できます。

案件・プロジェクトの状況を一覧で確認し経営判断に活用できる

複数のプロジェクトを抱える企業では、経営者がすべての案件の詳細を個別に確認することは現実的ではありません。そのため、重要な情報を一覧やレポートで確認できる仕組みが必要になります。

MA-EYESでは、経営ダッシュボード機能で経営判断に必要な情報を見たい切り口でグラフィカルに確認できます。

ノーコードで自社の業務に合わせて柔軟に設定できる

ERPを導入する際には、長期的に利用可能かという視点も重要です。

MA-EYESはノーコードで柔軟に設定・運用できる自由度を強みとしています。例えば、ワークフローの設定変更、帳票のフォーマット追加、マスタの作成などパラメーター設定で対応可能です。

組織変更や業務プロセスの変化があった場合にも、長期的に利用しやすいERPを選ぶことが重要です。

まとめ：ERPでの案件管理は経営に活かすことが重要

ERPによる案件管理では、案件、見積、受注、売上、工数、原価、利益、会計までのデータをつなげ、案件の状況を経営判断に活用できる状態を作ることが重要です。

特にシステム開発、コンサルティング、SES、広告、受託開発などのプロジェクト型ビジネスでは、案件ごとの採算を継続的に把握することが利益改善につながります。

「案件を管理する」から「案件の収益性を管理し、経営に活かす」へ変えることが、ERPによる案件管理の大きな価値です。

MA-EYESは、プロジェクト単位の収支管理を強みとし、工数・原価の可視化や予算・実績の比較、経営情報の可視化を支援するクラウドERPです。

案件管理の効率化だけでなく、プロジェクトの利益率向上や経営判断の迅速化を目指す企業は、是非クラウドERP「MA-EYES」をご検討ください。

記載の社名・製品名・サービス名は、各社の商標または登録商標です。