この記事では、プロジェクト管理の基本的なやり方、具体的な手法やツール、必要なノウハウについて詳細に解説します。
これからプロジェクト管理を始める方や、より良い方法を探している方にオススメの記事です。プロジェクト管理の基本について学び、実際のプロジェクトへ活用しましょう。

必要な管理項目

プロジェクト管理には、スケジュール、コミュニケーション、リスク管理、予算管理、要員管理、進捗管理など多くの要素が関わります。
この章ではプロジェクト管理に必要な管理項目をそれぞれ解説します。

スケジュール

期日内にプロジェクトを完了させるためには、スケジュール管理が必須です。
まずプロジェクトで発生するタスクを明確にし、プロジェクト全体の納期を考慮しながら、各タスクの期日を決めます。各フェーズで何をいつまでに完成させる必要があるかを把握し、計画通りに進んでいるか進捗を管理しましょう。

スケジュールに無理がないかどうかも常に評価します。タスクが遅れるリスクが予見される場合には、適宜スケジュールを見直し、リソースの再配分や優先順位の変更を行いましょう。

プロジェクトメンバーのアサイン

プロジェクトの工程を洗い出し、それぞれにどのようなスキルを持つ方が何人必要なのかを把握した上で、要員計画を行います。

自身のスキルを最大限活用できる環境はメンバーのモチベーション向上にも繋がるため、以下のことも考慮しながら、「誰が何をするのか」を適切に配置することが望ましいです。

• 個々のスキルや経験
• 個々の稼働状況
• チーム全体のバランス
• コスト（人件費）
• 特性や性格

状況に応じて外部の人員も検討しましょう。

コスト

プロジェクト管理では、予算内で高い成果を出すことがとても重要です。プロジェクト開始時にプロジェクトの範囲や目標を明確にし、必要なリソースや活動にかかる費用を見積もります。

プロジェクト進行中は、現状かかっているコストと今後の見通しを定期的に確認しましょう。進捗状況に応じて迅速に調整が必要となる場合もあります。

予期せぬコストの増加を回避するために、リスク管理計画を事前に策定することも大切です。過剰な出費を抑え、必要最低限のリソースで最大の成果を目指しましょう。

品質

プロジェクトにおいて品質は顧客の信頼獲得に直結する大切なポイントです。品質管理ではプロジェクトが満たすべき標準や要求が満たせているかという顧客要件だけでなく、法規制や業界標準についても考慮が必要です。

不具合がある場合は原因を特定し対処します。原因分析やフィードバックを行い、同様の問題が再発しないようにしましょう。

リスク

プロジェクトを進める際に様々なリスクが発生することがあります。このリスクを事前に予測し対策しておくことで未然に防止することができます。
また、リスクに対して体制を整えておくことで、実際に問題が発生した場合にプロジェクトチームは迅速に問題を特定し対処することができます。

プロジェクト範囲の明確化

プロジェクトの範囲を明確にすることで、プロジェクトの目標やクライアントが求めるものの認識を合致させ、トラブルを回避できます。

確認しておくべき主な項目は以下です。

• 成果物の範囲（スコープ）
• 必要なタスク
• チームメンバーの責任範囲
• 制約条件

特にスコープは、対応範囲が定まっていないとプロジェクトの要件が当初の想定よりも膨張する「スコープクリープ」を引き起こす恐れがあります。スコープクリープが起きてしまうと、遅延や想定外のコストが発生しトラブルの原因となります。
プロジェクトの範囲が明確になることで全体の進行状況を把握しやすくし、タスクの優先順位付けにも寄与します。

コミュニケーション

プロジェクト管理において、コミュニケーションはチーム内外での情報共有や理解を深めるために大切です。明確なコミュニケーションにより、問題の早期発見や、適切な対応が可能となります。
また、関係者全員が同じ認識を持ち、誤解や混乱を最小限に抑えることができます。

コミュニケーションの手段は以下が挙げられます。

• コミュニケーションの手段は以下が挙げられます。
• 定期的なミーティングの開催
• プロジェクト管理ツールの活用

代表的な手法・方法

プロジェクト管理を効率化するための方法は様々な選択肢があり、それぞれに独自のメリットがあります。プロジェクトの特性やチームの状況に応じて適切なツールを選択することが重要です。

代表的な手法や進め方についてそれぞれ説明します。

ガントチャート

ガントチャートは、カレンダーにタスクの開始と終了時期を横軸に沿ってバーで表現することで、スケジュール管理を視覚的に行えます。プロジェクトの全体像を視覚化するために広く利用されており、今誰がどの工程まで完了していて、次に誰が何をしなければいけないのかが一目で分かります。

また、タイムライン上で同時に複数のタスクの進行状況を把握できるため、タスク1が進まないとタスク2に着手ができないといった時間的関係や重なりを視覚的に理解しやすくなります。遅延の影響を迅速に判断でき、スケジュール調整やリソースの配分を効率的に行えます。
どのタスクの遅延が全体の納期に影響を与えるかを特定するのに役立ちます。

WBS（Work Breakdown Structure）

WBSは、プロジェクトを一つひとつのタスクに分割して可視化し、階層的に作業項目を整理する手法です。

WBSでは各タスクの内容を詳細に把握することができ、リソース配分や進捗の把握が容易になります。プロジェクトの全体像を把握し、スケジュール、工数、コストの見積もりを効率良く進めることができます。また、タスクの洗い出しを行い、抜け漏れを防ぐことも可能です。

タスク間の関係を明確にするこの方法では、プロジェクト全体を俯瞰し各タスクを体系的に管理することで、リソース配分の計画を正確かつ柔軟に行うことができます。計画の精度を高め、リソースの割り当てや時間の管理を細かくできる点がWBSのメリットです。

WBSをツリー状に構成することで、上位の目標から下位の具体的なタスクに至るまで、一連の流れを視覚的に捉え、プロジェクトの進行状況を追跡しやすくなります。

WBSはチーム全体で共有しやすく、メンバーが自分の役割やタスクの関連性を明確に理解できるため、責任感を持って取り組むことが促進されるという利点もあります。

カンバン

カンバンは、タスク管理を可視化し、進行中の作業を管理するための手法です。オンライン上などのカンバンボードを使用して、タスクを例えば「TODO（未着手）」「Doing（実行中）」「Done（完了）」に分類し、チーム全体の進捗を可視化します。

進捗管理を直感的でわかりやすくすることで、プロジェクトチームのメンバーが現在の進行状況を容易に共有・把握できるようになり、コミュニケーションの効率が向上します。

カンバンのメリットはタスクの進捗をリアルタイムで確認でき、各メンバーの作業負荷が適切に配分されているか、調整が必要かを素早く評価できることです。

タスクの可視化により、どの作業が優先されるべきか、どのプロセスが効率化される余地があるかが明確になります。

また、カンバンはシンプルなフォーマットに基づいているため、新しいメンバーも理解しやすいこともポイントです。

ウォーターフォール

ウォーターフォールモデルは、プロジェクトを特定のフェーズに区切り、段階的にプロジェクトを進める方法です。1つひとつ段階的に進めていくようなプロジェクトに有効な進行方法です。

各フェーズは、個別の工程として捉えられ、前のステップが完全に終了していない場合、次のステップへは移行できず、また、一度完了すると前のステップへ戻ることはできません。
各フェーズの完了は、毎回承認を必要とし、プロジェクトの要件が十分に満たされているということになります。

ウォーターフォールモデルはコストなどを見積もりやすいという特徴があり、開発プロセスが明確に定義されるため、各メンバーが担当するタスクを把握しやすくなります。

ただ、柔軟性は欠けるため、プロジェクトの途中で変更があるような場合には適しておらず、次に説明するアジャイル開発の方が合っています。

アジャイル

アジャイルは、1～4週間で終わる1連のフェーズ（スプリント）を繰り返しながら改善していくことが特徴です。そのため、プロジェクトの計画段階で全てを固めず、プロジェクトの進行に合わせて計画を柔軟に修正し、変化に対応します。

反復的な開発を行い、フィードバックループを早く回すことによって、顧客の要望や市場の変化に迅速に対応できます。これにより、成果物の品質を高めつつ、リスクを軽減することができます。

この手法の大きな利点は、プロジェクトの早い段階で顧客からのフィードバックを取り入れられることです。レビューとテストを繰り返すことでプロジェクトの質も段階的に向上させられます。
アジャイルは特に、変更が頻繁に発生するITやソフトウェア開発プロジェクトで有効です。

また、アジャイルではクライアントとのコミュニケーションが頻繁に行われるため、期待値のずれを最小限に抑えることができます。

EVM（Earned Value Management）

EVMは、プロジェクトのスケジュールとコスト管理を同時に行う方法のひとつで、進捗具合や予算の使い方を数値で見える化する仕組みです。
期間ごとに計画値、出来高、実績値を積み上げ折れ線グラフで表示するため、計画に対して「今、どのくらい進んでいるか？」「予算内で進んでいるか？」を把握するのに役立ちます。

主に以下の4つの指標で構成されます。

• PV（計画予算）
• EV（出来高）
• AC（発生したコスト）
• BAC（完了時の総予算）

指標を使用する利点は、プロジェクトの状況を数字で明確に理解できることです。

PMBOK（Project Management Body of Knowledge）

PMBOKは、米国のプロジェクトマネジメント協会（PMI）という団体が発行したプロジェクトマネジメントの知識体系を体系的にまとめたガイドです。プロジェクト管理における標準的な知識や方法、用語などが整理されており、多くのPMが参考にしています。

4年に1度くらいの頻度で更新され、最近では2021年に第7版が発行されました。
第6版ではウォーターフォール型を意識した内容になっていましたが、第7版ではアジャイル型を意識した内容に大きく変更されています。
具体的には、「5つのプロセス」から「12のプロジェクトマネジメント原則」へ変更され、「10の知識エリア」から「8つのパフォーマンスドメイン」へ変更されました。

プロジェクト管理を深く学びたい方は必見のガイドです。

プロジェクト管理の手順・進め方

効率よく目標に到達するには、どのようなステップを踏めば良いのでしょうか。本章では、管理の流れを構成する基本ステップについて、順番に説明します。

１．プロジェクトの目標を決める

プロジェクトの計画段階では、目的を明確に設定することが重要です。目的が曖昧だとメンバーの意識もバラバラになり、プロジェクト全体のモチベーション低下につながります。目標が具体的であるほど、メンバーがその目指すべき方向性を理解しやすくなります。

予算、スケジュール、品質それぞれの目標を設定しましょう。

２．タスクを整理する

目標を設定したら、どのような手順を踏んで目標を達成するのかを考え、具体的なタスクをリストアップします。タスクを実行可能な小さなレベルまで細分化し、どのタスクにどれだけの時間とリソースを割り当てるべきかを計画します。

ここで洗い出したタスクは、後の進行管理の基礎となります。

３．タスクの優先順位をつける

それぞれのタスクに優先度付けをします。どのタスクをいつ、どの順番で処理するかを決定することで、重要な作業から順に取り組み、限られたリソースを効果的に配分できます。

分割されたタスクを各メンバーに割り当て、誰が何をいつまでに行うべきかを明確にします。

優先順位を設定する際には、各タスクの緊急度、重要度、影響度を総合的に考慮しながら決定します。締め切りが迫っているタスクや、その後のタスクの進行に大きな影響を与えるタスクは高い優先順位を持たせるべきです。一方、少し遅延してもプロジェクト全体に大きな支障がないタスクは、優先度を低く設定します。

優先順位を明確にすることで、プロジェクトの進行を計画的に行うことが可能になります。

４．計画書を作成する

タスクが整理され、優先順位が明確になったら、これらの情報を時系列に沿ってまとめる計画書を作成します。

計画書に記載すべき主な内容は以下です。

• プロジェクトの目標
• スケジュール
• 各タスクの開始日と終了日
• 各タスクを担当するチームメンバー
• 各タスクの完了に必要なリソース
• 予算
• リスク管理

計画書作成の際のポイントはスケジュールの柔軟性を持たせることです。予期しない変更が生じた場合に迅速に対応できるよう、余裕を持った計画を設定します。
また、この計画書はチームメンバーがいつでも最新版を見られるように共有しましょう。

５．進捗管理をする

計画が立てられたら、進捗管理のフェーズへ移ります。プロジェクト開始後は定期的に進捗状況を確認し、計画との差異があればその原因を分析し、計画の修正を行います。もし遅延や問題が発生した場合は、早期に対応し問題の影響を最小限に抑えることが必要です。

進捗管理では、チームメンバーとのコミュニケーションが特に重要です。定期的なミーティングを行い、情報共有を行いましょう。

進捗管理を効率的に行うためには、ツールを利用することがオススメです。本記事の後半では、役立つツールについて紹介します。

６．改善をする

プロジェクトの終了後には振り返りをしましょう。
評価会議・定例会・プロジェクト終了後の反省会など、プロジェクト進行中にうまくいった部分、逆に課題や問題があった部分などをメンバー全員と話し合い、共有する場を設けます。

ここで得られた学びは次回のプロジェクトで活かすことができます。

プロジェクト管理をするツール・システム

プロジェクト管理を効率化するツールは様々な種類があります。

ツールを比較する際には、実際にチームメンバーが使いやすいか、プロジェクトの特性に合っているか、必要な機能が網羅されているかなど、詳細な比較検討が必要です。ユーザーレビューを参考にしたり、無料トライアル期間を利用して実際に操作してみることが有効です。

この章ではプロジェクト管理の効率化を実現するおすすめのツールとシステムについて紹介します。

Excel（エクセル）

プロジェクト管理はExcelでもできます。例えばタスクリストの作成、スケジュールの組み立て、予算の管理などを行えます。
Excelはフォーマットの柔軟性が高く、プロジェクトの要望に応じて容易にカスタマイズできます。操作も簡単なため、小規模から中規模のプロジェクトを管理したい方に最適です。

Excelは利用している方も多く、ノウハウがインターネット上にもたくさん紹介されていますし、テンプレートも豊富にあるため、活用することで時短にも繋がります。
ただ、複雑な管理をするとなると、専門知識が必要であったり、構築に時間がかかるというデメリットがあります。
また、プロジェクトの規模が拡大するとデータの管理が複雑になり、共有や更新の作業に時間がかかるようになります。特に、チームメンバー間でリアルタイムな情報共有が求められる場合、Excelだけでは対応が難しいです。

プロジェクト管理システム

プロジェクトが大規模で多数のチームメンバーが関与する場合、プロジェクト管理システムの導入がオススメです。
プロジェクト管理システムは、チームメンバー間での情報共有を促進し、プロジェクトの目標達成に向けたリアルタイムでのコミュニケーションを可能にします。チームメンバー間の情報共有が容易になり、遠隔地にいるメンバーとの連携もスムーズに行えます。

プロジェクト管理システムには、クラウドサービスなども多く、リアルタイムで進捗管理ができるためオススメです。

プロジェクト管理ソフトウェアを検討する際は、プロジェクトに必要な機能を提供しているか、チームメンバーが使いやすいかを確認することが大切です。

プロジェクト管理はプロジェクトごとの進捗管理ができますが、進捗管理には大きく以下の2つの観点での管理方法があります。

• 工程管理
• 工数管理

それぞれ説明します。

工程管理ができるプロジェクト管理システム

工程管理とは、作業を計画どおりに進めて納期や品質を守るために、作業の流れや順序を管理・調整することです。製造業、建設業などプロジェクト単位で業務を行う場合には必要になります。

工程管理は先で説明したガントチャートが適しており、ガントチャートの機能を持つプロジェクト管理システムもあります。

工程管理を行うことで、スケジュールの遅延や足りていないリソースに気付き、調整が可能です。

工数管理ができるプロジェクト管理システム

工数管理とは、誰がどのプロジェクトにどのくらいの時間を使っているのかを管理することです。工程管理では作業進捗が確認できますが、工数管理はコスト面での進捗を確認できます。主にシステム業や広告業など人件費が利益に直結するような業種で詳細に管理されることが多いです。

プロジェクトごとの工数管理をリアルタイムで行うことで、プロジェクトが予定どおり進んでいるか、予算を守れるかなどが分かります。そのためプロジェクトが終了してから予算オーバーしていたことが判明するなどの事態を防ぐことが可能です。

“プロジェクト管理システム”と言っても、工程管理ができるシステムなのか、工数管理ができるシステムなのかによって仕様が異なるので、自社に必要な管理方法について確認しましょう。

コラボレーションツール

コラボレーションツールは、社内での情報共有ができるタスク管理やスケジュール管理などのツールや、コミュニケーションを円滑に行うチャットやWeb会議ツールなどの総称です。
リモートワークや出張などが多い企業ではコラボレーションツールをつかうことで社外にいても円滑に情報共有ができ、プロジェクトの進行が停滞することを防ぎます。

また、コラボレーションツールでは、過去のやり取りやファイルを保存できるものが多いため、参照が容易で、必要な情報に素早くアクセスできます。

レポーティングツール

レポーティングツールは、様々な情報を取り込んで、グラフなどでレポートを作成できるツールです。プロジェクトの各段階での進捗状況を可視化することができます。リアルタイムでのアップデートやインタラクティブなダッシュボードを提供するツールもあります。

円滑なコミュニケーションとタイムリーな情報共有をサポートするため、プロジェクトの進捗や成果物の報告など上長への報告に役立つレポートも作成可能です。

また、データに基づいた意思決定を行うため、定量的な情報が提供されることで、プロジェクトのリスクを早期に察知し対応することが可能になります。

プロジェクト管理に特化したERP「MA-EYES」

MA-EYES（エムエーアイズ）はシステム開発などのIT業や広告業など、コスト面でのプロジェクト収支管理を得意としたクラウドERPシステムです。 プロジェクト収益をほぼリアルタイムで視覚的に確認ができるため、プロジェクトの遅延や赤字のリスクを未然に防ぐことが可能です。

プロジェクトには、自社の社員はもちろんのこと、外注もアサインさせることができ、それぞれ実績をもとに請求や支払の情報を生成することも可能です。
また、プロジェクトは枝番管理ができるため、複数のプロジェクトを関連付けることができます。例えば、1つのプロジェクトをフェーズごとに分けてプロジェクト登録し、個々での進捗も確認できますし、全体の進捗も確認できます。

販売管理では、フェーズごとに情報が流れていくため作業の漏れや入力ミスを防止します。
その他、企業に必要な勤怠管理や経費管理、請求管理等の一通りの機能はそろえており、豊富な標準機能より必要な機能のみを選んで導入することができます。

MA-EYESは使いやすいインターフェースを備えており、導入前・導入後のサポートも充実しているため安心して利用することができます。

▶MA-EYES導入事例「楽天グループ株式会社様」
▶MA-EYESでのプロジェクト管理ソリューション
▶MA-EYES機能紹介 ：プロジェクト管理

プロジェクト管理 まとめ

プロジェクト管理は、お金や時間といった資源を最適に活用して、目標を達成しながら利益を最大化することが目的です。
本記事では、プロジェクト管理の基本概念からその必要性、適切な管理方法、実践に役立つ具体的なツールや手法まで幅広く解説しました。
これからプロジェクト管理を始める方や、知識を深めたい方に少しでも参考になれば幸いです。

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