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プロジェクト管理とは?基本の目的や手法・流れなどをわかりやすく解説|ビーブレイクシステムズ

この記事では、プロジェクト管理の基礎から応用までの流れや、具体的なツールや手法、必要な知識やノウハウについて詳細に解説します。プロジェクト管理を行う上で必須の「タスク管理」についても説明します。
これからプロジェクト管理を始める方や、より良い方法を探している方にオススメの記事です。
プロジェクト管理の基本について学び、実際のプロジェクトへ活用しましょう。

プロジェクト管理とは?

プロジェクトとは、ある特定の目的の下で成果物を生み出すために複数の人が関わる一連の取り組みを指します。
「プロジェクト管理」とは、プロジェクトを成功裏に完了させるという目的の下で、プロジェクトの3要素である①時間 ②コスト ③リソースを詳細に把握し、効率的・計画的に遂行できるように取り仕切る活動のことです。
プロジェクトでは、決められた「期間」と「予算」内で、時間とお金を効率的に使いプロジェクトを成功に導かなくてはなりません。そのためにも、正確な「プロジェクト管理(プロジェクトマネジメント)」が求められます。
特に、ITプロジェクトのような長期かつ複雑な分野では、スケジュールが遅延し、期限内に納品できない、人件費が想定以上にかかり赤字になってしまうという事態を避けるため、プロジェクト管理が必要です。

これらをより効果的に管理するツールとして、現在様々な種類のプロジェクト管理ソフトが存在しています。プロジェクト計画の作成やスケジュール管理などの工程管理ツールも多いですが、プロジェクト内におけるコストやリソースを管理したいというニーズが高まり、それらを実現できるリソース・管理ツール機能を備えたプロジェクト管理ソフトも出てきています。
リソースの無駄遣いを防ぎ、正しく工程管理を行うことで利益を最大化することができます。

必要な管理項目

プロジェクト管理には、スケジュール、コミュニケーション、リスク管理、予算管理、要員管理など多くの要素が関わります。この章ではプロジェクト管理に必要な管理項目をそれぞれ解説します。

スケジュール

プロジェクトを期日内に完了させるには、計画的なスケジュール管理が必要です。
スケジュール管理では、プロジェクトで発生するタスクを明確にします。その後、プロジェクト全体の納期を考慮しながら、各タスクの期日を決めます。

各フェーズで何をいつまでに完成させる必要があるかを理解するために、工程表を作成することも有効です。必要なものが一目でわかり、プロジェクトの全体像を把握しやすくなります。管理項目を明確にすることで、リソースの配分や予算管理、進捗状況のチェックが容易になり、計画通りにプロジェクトを進めることが可能です。

また、プロジェクトの各タスクが計画通りに進んでいるかどうかを確認するためには、ガントチャートやカンバン、クリティカルパス法などのツールを用いるのもオススメです。
これらのツールを使うことでタスクの進行状況を視覚的に管理でき、各タスクの依存関係や優先順位を考慮し、適切に項目を配置することができます。クラウドサービスを利用することでリアルタイムに確認ができることも魅力の1つです。各種ツールについては本記事の後半で解説しています。

プロジェクトメンバーのアサイン

プロジェクトを始めるにあたり、プロジェクトメンバーを確保します。単に「誰が何をするか」の割り当てだけでなく、以下のことを考慮し適切に配置することが求められます。

  • 個々のスキルや経験
  • 個々の稼働状況
  • チーム全体のバランス
  • コスト(人件費)

プロジェクトの工程を洗い出し、それぞれにどのようなスキルを持つ方が何人必要なのかを把握した上で、プロジェクトメンバーをアサインしましょう。
人材不足やスキル不足など、状況に応じて外部の人員も併せて検討する必要があります。

自身のスキルを最大限活用できる環境はメンバーのモチベーション向上に繋がるため、チームパフォーマンス向上やメンバー満足度向上にも寄与します。適切な要員計画により最高の成果を引き出すことができます。

コスト

予算内で高い成果を出すことはプロジェクト管理ではとても大切です。プロジェクト開始時にプロジェクトの範囲や目標を明確にし、必要なリソースや活動にかかる費用を見積もります。
プロジェクト進行中は、現状かかっているコストと今後の見通しを定期的に確認しましょう。進捗状況に応じて迅速に調整を加えることが必要となる場合もあります。

また、予期せぬコストの増加を回避するために、リスク管理計画を事前に策定することも大切です。過剰な出費を抑え、必要最低限のリソースで最大の成果を目指しましょう。

クオリティ

品質の高い成果物を提供することは顧客の信頼獲得や目標達成において重要です。品質管理では、プロジェクトが満たすべき標準や要求が満たせているかという顧客要件だけでなく、法規制や業界標準についても考慮が必要です。
品質マネジメント計画の策定は、品質基準、品質保証活動、品質管理活動などを含みます。その後、各フェーズで品質チェックを行い、基準に適合しているかを確認します。不具合がある場合は原因を特定し、対処計画を立てる必要があります。

リスク

プロジェクトを進める際に様々なリスクが発生することがあります。このリスクを事前に予測し対策しておくことで未然に防止することができます。また、リスクに対して体制を整えておくことで、実際に問題が発生した場合にプロジェクトチームは迅速に問題を特定し対処することができます。リスク管理では、リスクの影響範囲を理解し、対策計画を立てましょう。

プロジェクト範囲の明確化

プロジェクトの範囲を明確にすることはトラブルを回避するうえで重要です。プロジェクトの範囲で確認しておくことは、成果物の範囲(スコープ)、必要なタスク、チームメンバーの責任範囲、制約条件、そして仮定事項を正確に理解することなどです。

特に、スコープ管理は重要です。対応範囲が定まっていないとプロジェクトの要件が当初の想定よりも膨張する「スコープクリープ」を引き起こす恐れがあります。スコープクリープが起きてしまうと、遅延や想定外のコストが発生しトラブルの原因となります。

クライアントの要求を理解し、それに基づいてプロジェクトの範囲を適切に調整して、メンバー全員の合意を得ることが大切です。プロジェクトの範囲を適切に管理することで、チームは成果物の品質を保ちながら成果を効果的に向上させることができます。

コミュニケーション

プロジェクト管理において、コミュニケーションはチーム内外での情報共有や理解を深めるために大切です。明確なコミュニケーションにより、関係者全員が同じ認識を持ち、誤解や混乱を最小限に抑えることができます。コミュニケーションの手段には、メールのやり取りや定期的なミーティングの開催、プロジェクト管理ツールの活用などが有効です。
プロジェクト管理ツールでは、プロジェクトのステータスのアップデート、担当者の割り当て、進捗状況の共有などをリアルタイムで行うことができます。
関係者が必要な情報をタイムリーに入手し、意思決定を迅速に行える環境を整えることで、効率性が向上し、目標達成に向けたスムーズな進行が実現します。
定期的なフィードバックの交換を通じて、チームメンバー同士の信頼を築くことが、プロジェクト成功に繋がります。

代表的な手法・進め方

プロジェクト管理を効率化するための手法やツールは様々な選択肢があります。代表的な管理手法には、ガントチャート、カンバン、WBSなどがあります。それぞれに独自のメリットがあり、プロジェクトの特性やチームの状況に応じて適切なツールを選択することが重要です。

ツールを活用する利点の一つは、タスク間の依存関係を明確にできることです。この依存関係を把握することで、一つのタスクが遅延した場合に他のタスクへの影響を予測し、適切な対策を講じることが可能です。

この章では、それぞれについてメリットや特徴を紹介します。

ガントチャート

ガントチャートは、カレンダーにタスクの開始と終了時期を横軸に沿ってバーで表現することで、スケジュール管理を視覚的に行えるウェブ上のツールです。プロジェクトの進捗を一目で確認できることがメリットです。これにより、管理者はプロジェクトのスケジュール調整や工数の見積もり、リソースの配分を効率的に行えます。

タスクAが進まないとタスクBに着手ができないといった時間的関係や重なりを視覚的に理解しやすくなります。これにより最短経路を求める方法をクリティカルパス法と言います。どのタスクの遅延が全体の納期に影響を与えるかを特定するのに役立ちます。

さらに、ガントチャートによりプロジェクトのメンバー全員が、スケジュールの変更や進捗状況をリアルタイムで確認できます。これにより、チーム全体のコミュニケーションが促進され、作業を進めやすくなります。

また、ガントチャートを使用することで、プロジェクトのリスク管理に寄与します。予期せぬスケジュールの変更やタスクの遅延が発生した場合も、全体の影響を即座に把握し、適切な対策を講じられます。

WBS(Work Breakdown Structure)

WBS(ウォークブレイクダウンストラクチャー)は、プロジェクトの全体構造を可視化し、一つひとつのタスクに分割して管理しやすくするための手法です。プロジェクトの全体像を把握し、スケジュール、工数、コストの見積もりを効率良く進めることができます。

タスク間の関係を明確にするこの方法では、プロジェクト全体を俯瞰し各タスクを体系的に管理することで、リソース配分の計画を正確かつ柔軟に行うことができます。計画の精度を高め、リソースの割り当てや時間の管理を細かくできる点がWBSのメリットです。
タスクごとの工数を正確に見積もることで、リアルなタイムラインの作成が可能となり、プロジェクトの期限内完了がより確実になります。

また、WBSをツリー状に構成することで、上位の目標から下位の具体的なタスクに至るまで、一連の流れを視覚的に捉え、プロジェクトの進行状況を追跡しやすくなります。

カンバン

カンバンは課題やタスクを可視化することに重点を置いている手法です。オンライン上などのカンバンボードを使用して、タスクを例えば「TODO(未着手)」「Doing(実行中)」「Done(完了)」に分類し、進捗状況を可視化します。進捗管理を直感的でわかりやすくすることで、プロジェクトチームのメンバーが現在の進行状況を容易に共有し、把握できるようになり、コミュニケーションの効率が向上します。

カンバンのメリットはタスクの進捗をリアルタイムで確認でき、各メンバーの作業負荷が適切に配分されているか、調整が必要かを素早く評価できることです。
タスクの可視化により、どの作業が優先されるべきか、どのプロセスが効率化される余地があるかが明確になります。結果として、チーム全体の生産性向上に貢献し、プロジェクトの成功確率を高めることができます。

ウォーターフォール

ウォーターフォールモデルは、プロジェクトを特定のフェーズに区切り、段階的にプロジェクトを進める方法です。1つひとつ段階的に進めていくようなプロジェクトに有効な進行方法です。
各フェーズは、個別の工程として捉えられ、前のステップが完全に終了していない場合、次のステップへは移行できず、また、一度完了すると前のステップへ戻ることはできません。 各フェーズの完了は、毎回承認を必要とし、プロジェクトの要件が十分に満たされていることを保証します。
ウォーターフォールモデルはコストなどを見積もりやすいという特徴があります。

アジャイル

アジャイルは、1~4週間で終わる1連のフェーズ(スプリント)を繰り返しながら改善してくいことが特徴です。そのため、プロジェクトの計画段階で全てを固めず、プロジェクトの進行に合わせて計画を柔軟に修正し変化に対応します。

この手法の大きな利点は、プロジェクトの早い段階で顧客からのフィードバックを取り入れられることです。レビューとテストを繰り返すことでプロジェクトの質も段階的に向上させられます。
アジャイルは特に、変更が頻繁に発生するITやソフトウェア開発プロジェクトで有効です。

プロジェクトを柔軟かつ迅速に進める手段として、多くの企業やプロジェクトチームに採用されています。

EVM(Earned Value Management)

EVM(アーンドバリューマネジメント)は、プロジェクト管理においてコストとスケジュールの管理を同時に行い、プロジェクト全体の健全性や成果の進捗を確実に把握するための手法です。期間ごとに計画値、出来高、実績値を積み上げ折れ線グラフで表示するため、計画段階で設定された目標や指標に対して、実際の進捗状況を比較することができます。

指標を使用する利点は、計量化されたデータに基づきプロジェクトの状況を明確に理解できることです。EVMの指標は、コストとスケジュールの偏差を示し、これにより管理者は具体的な問題やリスクを特定しやすくなります。例えば、プロジェクトが予定よりも遅れている場合や予算を超過している場合、EVMの指標を活用することで、その原因を特定し、対処する戦略を立てやすくなります。

PMBOK(Project Management Body of Knowledge)

PMBOKは、プロジェクトを成功に導くための基本的な手順やルールが詳しく記述されている本です。
1987年にアメリカの非営利団体PMIが発表したもので、現在ではプロジェクトマネジメントの世界標準とも言えるガイドです。時代とともに内容の変更が行われ、最近では2021年に最新の第7版が出版されこれまでと大きく内容が変更されました。第7版ではプロジェクト目標を達成するための、12の原則と8つのパフォーマンスドメインを示しています。
プロジェクトの計画、評価のしかた、プロジェクトのリスク、協力的なチームの作り方など体系的に学ぶことができます。

プロジェクト管理のステップ

効率よく目標に到達するには、どのようなステップを踏めば良いのでしょうか。本章では、管理の流れを構成する基本ステップについて、順番に説明します。

1.プロジェクトの目標を決める

プロジェクト運営の基礎としてまず、プロジェクトの目標を明確に設定します。目標設定では、達成したい成果やサービスとそれをいつまでに完成させなければならないのかという具体的な期限を定めます。目標が曖昧だと、プロジェクトチームの各メンバーの理解が一致せず、タスクの割り当てや進行管理が困難になります。

プロジェクトの目標設定には、明確で現実的な目標の定義、予算の適切な配分、そして効果的なタスク管理が必須です。
目標が明確であれば、タスクを効率よく整理し、計画を具体的に策定できます。

2.タスクを整理する

目標を設定したら、どのようなステップを踏んで目標を達成するのかを考え、具体的なタスクをリストアップします。タスクを実行可能な小さな単位まで細分化し、どのタスクにどれだけの時間とリソースを割り当てるべきかを計画します。
タスクのリストアップと細分化は進捗管理やリスク管理にも繋がります。タスクごとに責任者を設けることで、進捗状況が定期的に報告され、早期に問題を発見し対処できます。また、予期しない問題が発生したときの影響を最小限に抑え、リスクを分散できます。

3.タスクの優先順位をつける

それぞれのタスクに優先度付けをします。どのタスクをいつ、どの順番で処理するかを決定することで、重要な作業から順に取り組み、限られたリソースを効果的に配分できます。

優先順位を設定する際には、各タスクの緊急度、重要度、影響度を総合的に考慮しながら決定します。締め切りが迫っているタスクや、その後のタスクの進行に大きな影響を与えるタスクは高い優先順位を持たせるべきです。一方、少し遅延してもプロジェクト全体に大きな支障がないタスクは、優先度を低く設定することが適切です。
分割されたタスクを各メンバーに割り当て、誰が何をいつまでに行うべきかを明確にします。

優先順位の明確化は、チーム内でのコミュニケーションを促進し、作業着手点やフェーズの進行状況が明確になるためスムーズにプロジェクトを進行することができます。

4.計画書を作成する

タスクが整理され、優先順位が明確になったら、これらの情報を時系列に沿ってまとめる計画書を作成します。
計画書には各タスクの開始日と終了日、それを担当するチームメンバー、そしてそのタスクの完了に必要なリソースを記載します。これらの詳細を記載することで、プロジェクト管理者はタスク間の依存関係を把握しやすくなり、リソースの配分や期限の管理が効率的に行えます。

また、計画書はチームメンバーと共有することで、全員がプロジェクトの進捗度をリアルタイムで確認でき、必要に応じてタスクの優先順位の調整やリソースの再配分を行えます。

5.進捗管理をする

計画が立てられたら、進捗管理のフェーズへ移ります。プロジェクト開始後は定期的に進捗状況を確認し、計画との差異があればその原因を分析し、計画の修正を行います。進捗が予定通り進まない場合、早期に対応し問題の影響を最小限に抑えることが必要です。

この進捗管理を効率的に行うためには、ツールを利用することがオススメです。市場には多くのプロジェクト管理ツールがあり、それぞれ異なる機能を提供しています。プロジェクトの規模やチームの状況に合わせてツールを選ぶことがプロジェクト管理の質に大きく影響します。
各ツールの説明は次の章で解説します。

6.改善をする

プロジェクト進行中にうまくいった部分、逆に課題や問題があった部分を振り返ることが重要です。
振り返りを行うことで、プロジェクト管理の各フェーズにおけるベストプラクティスを明確にし、チームメンバー間での共有や学習の促進にも繋がります。この評価作業を通じて、良かった点をどう再現・強化し、改善が必要な点にどのような解決策を講じるかを検討します。
プロジェクト終了後の反省会や評価会議を定期的に設け、メンバー全員が過程と結果から学んだ教訓を共有することが望ましいです。

プロジェクト管理をするツール・システム

この章ではプロジェクト管理の効率化を実現するおすすめのツールとシステムについて紹介します。

ツールやシステムを利用することで、タスク割り当てや進行状況の可視化、コミュニケーションの効率化、目標設定からスケジュール管理、成果物の品質確保に至るまで全工程を効率的に進めることが可能です。

ツールを比較する際には、実際にチームメンバーが使いやすいか、プロジェクトの特性に合っているか、必要な機能が網羅されているかなど、詳細な比較検討が必要です。ユーザーレビューを参考にしたり、無料トライアル期間を利用して実際に操作してみることも有効です。

プロジェクト管理に適したツールやシステムを活用し、プロジェクトを円滑に進行させ目標達成を目指しましょう。

Excel

プロジェクト管理はExcelでもできます。
タスクリストの作成、スケジュールの組み立て、予算の管理などを行えます。Excelはフォーマットの自由度が高く、プロジェクトの要望に応じて容易にカスタマイズできます。
しかし、プロジェクトの規模が拡大するとデータの管理が複雑になり、共有や更新の作業に時間がかかるようになります。特に、チームメンバー間でリアルタイムな情報共有が求められる場合、Excelだけでは対応が難しいです。また、大規模かつ複雑なデータを扱う際にはパフォーマンスの問題も生じるため、他の専門的なプロジェクト管理ツールの併用を検討することも必要です。
Excelは柔軟性が高く、操作も簡単なため、小規模から中規模のプロジェクトを管理したい方に最適です。

プロジェクト管理システム

プロジェクトが大規模で多数のチームメンバーが関与する場合、プロジェクト管理システムの導入がオススメです。
プロジェクト管理システムは、チームメンバー間での情報共有を促進し、プロジェクトの目標達成に向けたリアルタイムでのコミュニケーションを可能にします。チームメンバー間の情報共有が容易になり、遠隔地にいるメンバーとのコラボレーションもスムーズに行えます。これにより、プロジェクト全体の調整が取りやすくなり、チームとしての一体感も高まります。

そのほか、各ステージでの進捗状況の明確な可視化、タスクの適切な割り当て、必要なリソースの効率的な管理を提供します。コスト管理ができるツールもあります。
さらに、プロジェクトの軌道修正が必要になった際には、迅速かつ効果的な意思決定を支援します。

プロジェクト管理ソフトウェアを検討する際は、プロジェクトに必要な機能を提供しているか、チームメンバーが使いやすいかを確認することが大切です。また、チームメンバー全員がソフトウェアをスムーズに使いこなせるよう適切な研修やトレーニングを行うことも欠かせません。

プロジェクト管理システムを利用することでチーム内で発生する課題やリスクに迅速に対応し、プロジェクト全体の効率を大きく向上させることができます。

MA-EYES

当社はMA-EYES(エムエーアイズ)という、プロジェクト管理に特化したERPを提供しています。 プロジェクト管理に必要な機能は一通り標準機能でそろっていますので、プロジェクト管理に課題がある企業様は是非ご検討くださいませ。

MA-EYESのプロジェクト管理については以下ページをご覧ください。
MA-EYESでのプロジェクト管理ソリューション

コラボレーションツール

コラボレーションツールとは、チームメンバー間の円滑なコミュニケーションやファイル共有をサポートするツールです。リモートワークの普及により、リアルタイムな情報共有はさらに重要視されています。コラボレーションツールを利用することで、チーム内コミュニケーションの効率化、ファイル共有、会議のスケジューリング、リアルタイムチャット、オンライン会議などが可能になり、プロジェクト全体の進捗管理をスムーズにできます。

レポーティングツール

レポーティングツールは、様々な情報を取り込んで、グラフなどでレポートを作成できるツールです。プロジェクトの各段階での進捗状況を可視化することができます。リアルタイムでのアップデートやインタラクティブなダッシュボードを提供するツールもあります。

円滑なコミュニケーションとタイムリーな情報共有をサポートするため、プロジェクトの進捗や成果物の報告など上長への報告に役立つレポートも作成可能です。
レポーティングツールは、課題管理などプロジェクトに関わる多面的な要素を統合できるため、プロジェクトの成果が向上し、ステークホルダーからの信頼とサポート獲得に貢献します。

プロジェクト管理 まとめ

プロジェクト管理は、お金や時間といった資源を最適に活用して、目標を達成しながら利益を最大化することが目的です。
本記事では、プロジェクト管理の基本概念からその必要性、適切な管理方法、実践に役立つ具体的なツールや手法まで幅広く解説しました。
これからプロジェクト管理を始める方や、知識を深めたい方の参考になれば幸いです。

記載の社名・製品名・サービス名は、各社の商標または登録商標です。

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