この記事では、販売管理システムの基本的な内容と目的、業務の流れを解説します。また、販売管理システム導入のメリットやExcelでの管理についても説明します。

販売管理とは

販売管理とは、販売活動に関わる商品とお金の流れを管理することを指します。「何を・誰に・いつ・どこで・いくつ・いくらで」販売したのか、さらには代金の回収や仕入れた商品の支払いについての情報を集約して管理します。

販売管理を行うことで商品やサービスを顧客に効率的に提供でき、仕入から売上計上までのフローをスムーズにします。
また、損益を把握することができるため、商品・サービスごとの分析や改善に役立ちます。

一般的に「販売管理」というと、衣類、食品などの在庫管理が必要な有形の商品の販売をイメージされることが多いですが、コンサルティングやソフトウェアなど無形のサービスや情報等も販売管理が必要です。

主な目的

販売管理の目的は、販売に関わる一連の流れを管理し販売プロセスを効率化すること、収支の状況を可視化し、損益や商品ごとの売上を把握することで企業利益を増大させることです。
この章では販売管理の目的について解説します。

利益向上

販売管理では、いつ何が誰に売れたのかという販売情報を管理するため、適切な価格設定が可能となります。正確な需要予測により、人気商品の在庫切れを防ぎ、売上機会の損失を避けることができます。

また、販売管理を通じて顧客の購買動向を分析することで、ターゲティングやキャンペーンの効果を高めることができます。

在庫を管理しないサービス業やプロフェッショナル業では、人件費などの原価がどのくらいかかっているのかを把握することで、利益を増やすための戦略を立てることができます。
効率的な販売管理を行うことで、コスト削減や売上拡大に貢献します。

顧客満足度アップ

販売管理を行うことで注文処理が迅速化し、顧客からの信頼を得ることができます。結果的にリピーターの増加や新規顧客の獲得につながります。

また、顧客の行動を正確に把握し、パーソナライズされたマーケティング戦略を展開できます。そのため、顧客に価値の高い購買体験を提供でき、顧客満足度が向上します。

販売管理システム導入のメリット

システム導入には初期投資が必要ですが、長期的にはその投資を上回るリターンが期待できます。この章では、販売管理をシステム化する具体的なメリットについて解説します。

業務の効率化

販売管理システムを利用することで、従来手作業や複数のソフトウェアを使用していた業務が一つのシステムで統合され、データの一元管理ができます。受注から請求に至る一連のプロセスが自動化され、作業効率が向上し、迅速な顧客対応が可能になります。
また、帳票作成やデータ入力といった作業が自動化され、日常業務にかかる時間が削減されます。

抜け漏れやミスの防止

細かい注文がたくさんある業種では、それぞれの注文を1件1件追うのが難しく、請求書を出し忘れる等の漏れが発生する可能性があります。
販売管理システムは、システム上で条件検索や絞込ができ、現在のステータスを明確に把握できるため、業務の抜け漏れを防止することができます。システムによっては、業務が予定より遅延しているとアラートがでる機能を持つものもあります。

データの二重入力やデータ入力の誤りを防ぐように設計されているため、これまで確認に要していた時間を短縮することができ、時間のロスや費用の無駄を削減します。

経営判断へのデータ活用

販売管理システムを導入することにより、システムが蓄積するさまざまなデータをリアルタイムに活用することができます。
売上データや顧客情報を分析し、市場のトレンドや消費者のニーズの変化を捉えることができます。市場環境の変化に柔軟に対応し、それに基づいた戦略的な経営判断を行うことが可能です。

データの共有・可視化

販売管理システムを導入することで、関係者とのデータ共有が容易になります。リアルタイムに必要な情報を得られるため、正確な意思決定をサポートします。営業部や購買部、経理部など異なる部署間で共通のデータを利用することで、コミュニケーションの向上や販売状況に応じた適切な在庫管理が行うことができるケースもあります。

さらに、データが可視化されるため直感的な理解を促進します。グラフやチャートといった視覚的な表現は、理解や分析の手間を削減します。

コストの削減

販売管理システムを導入することで、コスト削減が期待できます。システムによっては効率的な在庫管理やフローを自動化することができるため、人件費を抑えることができ、総合的な運営コストを削減することが可能です。

販売管理システムの機能と流れ

業務フローは一般的に、「見積→受注→出荷・納品→売上計上→請求→回収」となっており、在庫や仕入れの管理も行います。これらの流れを円滑に進めるために、販売管理システムの導入が推奨されます。

販売管理システムは商品の注文から請求までの一連の流れをスムーズに管理することができます。この章では販売管理システムの一般的な機能と流れを紹介します。販売管理に関連する他業務に関する機能も併せて紹介します。

見積

注文が確定する前の見積書を発行する機能です。
事前に登録した商材と数量を選択することで見積書を作成することができ、承認フローが備わっているものが多いです。

販売する商材によっては、見積もりが不要な場合があります。見積もりを作成し、承認が通らないと受注情報を登録できない仕様のシステムなども存在しているため、自社のフローにあった運用ができるかの確認をしましょう。

受注管理

受注管理では、顧客からの注文を処理します。販売情報の5W1H（いつ、どこで、だれが、なにを、いくら、いくつ）を正確に記録できます。システムによっては受注伝票や注文請書の発行を行います。

また、見積もりの情報をそのまま利用して受注情報を作成することができるシステムもあります。

出荷管理

出荷管理は、受注に基づいて在庫から商品の出荷を行い、迅速な配送を行います。出荷管理機能は製品の在庫状況を正確に把握し、梱包から配送手配までを管理します。
配送の途中経過をリアルタイムで確認できるシステムもあります。

売上管理

売上管理機能は売上データを一元管理し、売上の一覧表や表形式のレポートなどを作成し、確認することができる機能です。どの製品がどの地域で最も売れているのか、どの時間帯に最大の利益を生んでいるかなどの購買情報を確認できます。

さらに、特定の期間の売上傾向を把握し、需要の高まるシーズンや特別なプロモーションが必要な時期を予測できます。

請求管理・入金管理

請求管理機能は、受注が確定したタイミングなど請求書をシステム上で簡単に作成することができます。入金管理では入金状況を追跡し、未入金や未回収の売掛金についても管理できるため、漏れやミスを防ぎます。
サブスクリプション等の商品を販売している企業向けの、毎月発生する“月額利用料”などの請求を、自動生成する機能が備わっているシステムもあります。

購買管理（仕入管理）

購買管理機能は、商品や外注などの仕入管理や購入管理を行います。
いつどこから購入したのか、リアルタイムでの在庫状況と連動させることで、必要な商品を適切なタイミングで発注できるため、無駄な在庫を抱えるリスクが低減します。

自社の購買データが蓄積されるため、コスト効率の良い仕入れ時期を見極めることができ、無駄な支出を削減しつつ供給の安定性を保てます。

システムによってはワークフローが備わっており、事前承認が必要な購買にも対応できます。

在庫管理

在庫管理機能では、在庫の数量や配置を正確に把握し、常に最適な在庫を保ちます。リアルタイムでの在庫状況の把握が可能となり、即時に仕入れの判断が行えます。
過剰在庫による不要なコスト発生を避けつつ、在庫切れによる売上機会の損失を最小限に抑えることが可能です。
主に製造業や卸売、小売業などで利用されることが多いですが、ものを扱う企業であればどこでも必要となる可能性があります。

Excelでの販売管理

Excelは使い勝手がよく自由度が高いため、多くの企業で利用されています。
売上管理では、売上高、売上コスト、粗利益などの情報を記録します。商品別、顧客別、期間別の詳細な売上データを蓄積していきます。

Excelで販売管理を行うメリット

Excelでの販売管理のメリットは以下です。

• 低コストで始められる
• 自由度が高い
• 様々な関数や無料のテンプレート・フォーマットを活用できる
• 販売データの分析、レポート作成が容易
• 他のデータと統合しやすい

Excelは初期投資を抑えた導入ができることが大きなメリットです。分析機能も優れているので、売上の推移を示すグラフやチャートを用いて、数値だけでは分からない傾向や問題点を発見することができます。例えば商品の人気、顧客の購買行動の変化、時期による売上の変動など分析できます。 他の業務データや財務データなどと結びつけて更に詳細な分析を行うことも容易です。

また、簡単なマクロなどを利用して売上データの日ごとの入力を自動化するなど、手作業による入力誤りを減らし、時間を節約することができます。

Excelで販売管理を行うデメリット

Excelで販売管理を行う際には注意すべき点もあります。

セキュリティの懸念

Excelでの販売管理はセキュリティの懸念があります。販売データには機密性の高い情報も含まれるため、ファイルの保護機能を適切に設定し、不正アクセスやデータ漏洩を防ぐための措置が必要です。
パスワードによる保護やアクセス制限を設けることで、防御策を強化しましょう。

リアルタイム更新が難しい

Excelは手動でファイルを更新し共有するため、情報がリアルタイムで更新されません。
特に、複数のユーザーが同時に作業を行うことが難しく、最新の情報が反映されないまま業務が進むことがあります。最新の情報が手元にないまま重要な判断を下すことになりかねません。
顧客対応のタイミングを逃すリスクや、在庫誤認による過剰または不足の問題が発生します。

また、手動更新の際に入力ミスが生じる可能性も高く、データの正確性が常に問われる状況となります。定期的なバックアップを行うことで、万が一のトラブルが発生しても、すぐに復旧できる体制を構築する必要があります。

複雑で膨大な管理には向かない

Excelは販売データが増えるにつれ、シートの構成が複雑になり、情報を見つけたり更新したりする際に多くの手間がかかります。それにより、かえって業務負荷がかかり非効率になる可能性があります。
また、多様な商品やカテゴリがある場合は、売上、収益、在庫など管理項目が増えていくため、ファイルのデータが重くなります。Excelのファイルが重くなると、ファイルを開く際や、列を追加するなどの簡単な作業にも時間がかかることがあり、作業効率が低下します。

Excelは豊富な関数が用意されていますが、複雑な管理には限界があります。販売管理の規模が大きく複雑になる場合は他のツールを検討しましょう。

属人化する

Excelを用いた販売管理は属人化を招く恐れがあります。属人化とは特定の担当者のみがExcelのデータ入力の規則やファイルの保管場所を把握しており、その担当者が不在の場合業務がスムーズに進行しない状態を指します。
属人化している場合、担当者の急な休暇や退職があると、残されたスタッフは必要な情報を操作や活用することが難しくなり大きな影響が出ることがあります。
Excelで管理する場合は、マニュアル等を作成して誰でもわかりやすく運用できるような体制を整え、社員がアクセスできる場所に保管すると良いでしょう。

販売管理システム選定時のポイント

販売管理システム（販売管理ソフト）を活用することで業務効率化が図れるほか、人的ミスの抑制、保管コストの削減、販売データの共有、経営判断への活用などが可能になります。
しかし、たくさんの販売管理システムがあり、自社にとって最適な販売管理システムを選ぶことは簡単ではありません。

この章では、失敗しないシステム選定の抑えるべきポイントを解説します。

必要な機能が備わっているか

システムを検討する際には、自社にとって必要な機能が備わっているシステムなのかを確認する必要があります。しかし、システム検討を始めたものの、自社の要件がきちんと固まっていないまま検討を開始すると、手戻りが発生し、かえって手間がかかってしまうということは往々にしてあります。
そのため、システム選定を始める際には日々の業務で不可欠な機能を把握しておく必要があります。

また、どのような悩みや理由があってシステム検討を開始したのか、システム導入の目的をきちんと達成できるシステムなのかも確認しましょう。チェックリストなどを作っておくことも効果的です。

業種に合っているか

販売管理システムは業種によって必要な機能が異なるため、選定において業種に合ったシステムであることは重要です。
たとえば、製造業では生産計画との連携が必要であり、リアルタイムの在庫管理が求められるため、工場の稼働状況に応じた柔軟な運用が可能なシステムが適しています。

サービス業の場合は、顧客へのサービス履歴や契約内容の把握が重要となるため、顧客管理機能が特に強化されたシステム選択が求められます。

小売業においては、売上分析や顧客の購買行動を可視化する機能が必要です。業種に特化したシステムは、業務フローの最適化や業界特有の課題解決に寄与し、結果として業務の効率化や生産性向上を実現することができるのです。

自社の業種における販売管理の特徴をよく理解し、これに合致したシステムを選ぶことで、業務の円滑化を図ることが可能になります。

SaaS（クラウドサービス）かオンプレミスか

システムがSaaS（クラウドサービス）かオンプレミスかも選定のポイントとなります。企業のニーズや規模に応じて適切な形態を選ぶことで、導入コストやメンテナンスの手間を軽減できます。

SaaSの最大の魅力は、高額な初期投資が不要なことです。設備投資が少なく、システム導入までの時間も短縮できるため、特に資金やリソースが限られた中小企業に最適です。

一方、オンプレミスは自社サーバーでシステムを管理し、データの保管も自社で行うため、セキュリティ面での自由度が高くなります。ただし、その分、維持管理には専門的知識や追加のコストが必要です。

自社のビジネス規模やセキュリティ要件、財政の健全性を考慮し、両システムのメリットとデメリットを比較検討することが重要です。

カスタマイズの可否

自社の業務フローに合っているが、一部がシステムの標準機能では管理できないといったことはよくあります。特に独自のビジネスモデルを持つ企業や、将来的に事業の拡大や変更が予想される場合、標準で備わっている機能だけでは対応が難しいこともよくあります。
その際に、カスタマイズ可能なシステムかどうかが重要なポイントになります。ただしカスタマイズをすると費用があがるため、カスタマイズ費用にどれくらいかかるのかを確認しましょう。システムによっては、軽微な変更であれば自社で変更対応できる仕様のものもあります。
システム稼働後の変更が多く予想される場合は、そのようなシステムを選択することで将来的のコストを抑えることができます。

会社の規模に合っているか

大企業向けのシステムは一般的に豊富な機能を備えていますが、その一方で中小企業には不要な機能が含まれることも多く、オーバースペックとなることがあります。特に、プロセスが複雑化しすぎると、スタッフが十分に活用できず、結果として業務の効率が低下する可能性があります。

逆に、中小企業向けのシステムはシンプルで扱いやすい利点がありますが、成長に伴う新たなニーズに応えるための機能の追加や拡張が難しい場合があります。スケーラビリティが不足していると、企業が拡大した際に新たなシステムへの移行が必要になり、時間やコストがかかる可能性があります。

そのため、システムを選択する際には会社の規模と将来の拡張計画を考慮し、現在だけでなく将来のニーズに対応できる柔軟性のあるシステムを選ぶことが望ましいです。

既存システムとの連携可否

既存システムとの連携可否も考慮すべきポイントです。すでに運用している会計システムやその他業務用アプリケーションとの連携が容易であれば、業務の連携が取りやすくなり、より効率的な運用が実現できます。連携することでデータの二重入力を避けられ、情報の流れがスムーズになります。
タスク管理や顧客管理、在庫管理など、さまざまなシステムと連携することで業務全体を一元管理することができます。

将来的に新たなシステムを導入する際や、業務の変化に応じてシステムの見直しを行う際にも、柔軟な連携ができることのメリットは大きいです。

サポートの内容

サポートの内容が充実しているかも確認すべきポイントです。導入後の運用初期の操作方法研修や日常の問い合わせへの迅速な対応、緊急時のトラブル対応の速さなど必要なサポートが受けられるかを確認しましょう。
手厚いサポートを提供するベンダーを選ぶことで、システムを安心して活用し続けることができます。

サポート内容には以下のようなものも含まれます。

• オンラインマニュアル
• FAQ
• チャットサポート
• 定期メンテナンス
• アップデート対応
• 利用状況の改善提案

ERPシステムでの販売管理

ERPシステムは販売管理機能だけではなく、勤怠やSFA（商談管理）、生産管理など企業に必要なさまざまな機能が含まれています。そのため各機能間でシームレスに情報共有ができます。

以前までERPシステムは大企業が導入するイメージがありましたが、近年クラウドの比較的安価なサービスが登場しているので、中小企業でも導入をする企業が増えています。

自社に必要な機能を備えたERPを導入することで、企業で管理すべき機能をすべて1つのシステムで管理できるため、各部門間の情報連携をスムーズにし生産性が向上します。
情報がリアルタイムで更新されるため、常に正確なデータに基づく迅速な経営判断が行えます。

業種特化型の販売管理システム「MA-EYES」

MA-EYES（エムエーアイズ）はシステム開発やコンサルティング業などの「プロジェクト管理」をしている企業に特化したバージョンと、広告代理店などの「広告業」に特化したバージョンを用意したERPシステムです。
人件費が主な原価となるような事業に向いており、在庫管理よりも「人」の管理に特化した販売管理システムです。
例えばコンサルティング事業では、受注したプロジェクトの納期や金額、プロジェクトメンバーの人件費や外注費などを管理します。勤怠と工数を一緒に管理できるため、日々の人件費をほぼリアルタイムで確認することもできます。
広告向けのバージョンでは、発生する案件をそれぞれ登録し、売上は納品～求まで、仕入は発注～検収～支払までシームレスに管理することができます。目標に対する達成率などをグラフィカルに確認することができます。
MA-EYESの販売管理については以下ページをご覧ください。
▶販売管理をMA-EYESで実現するソリューション

販売管理についてのまとめ

販売管理を行うことで、商品やサービスの販売をスムーズにし、利益率や顧客満足度を向上します。
販売管理システムやERPシステムを利用することで、業務効率を向上し、グラフなどで数値を分析できるため経営判断の早期化を支援します。
販売管理システムは様々な種類があるため、導入時にはトライアルなどで実際に利用し、自社にあうものを選択しましょう。システムを選ぶ際には、必要な機能が備わっているか、業種に合ったものであるか、拡張性やカスタマイズの可否などを考慮することが必要です。

当社が提供しているMA-EYESは、業種特化型のERPシステムです。デモンストレーションやトライアルなども可能です。販売管理をお探しの方はお気軽にご相談ください。