この記事では、販売管理システムの基本的な内容と目的、業務の流れを解説します。また、販売管理システム導入のメリットやExcelでの管理についても説明します。

販売管理とは

販売管理とは、何をいつ誰に売ったのか等、販売に関わる一連の流れを管理することです。 販売管理を行うことで商品やサービスを顧客に効率的に提供でき、仕入から売上計上までのフローをスムーズにします。
また、損益を把握することができるため、商品・サービスごとの分析や改善に役立ちます。

販売管理というと、在庫管理が必要な有形の商品の販売をイメージされることが多いですが、無形のサービスや情報等も販売管理が必要です。

販売管理の目的

販売管理の目的は、販売に関わる一連の流れを管理し、販売プロセスを効率化することで企業利益を増大させることです。この章では販売管理の目的について解説します。

利益向上

販売管理では、いつ何が誰に売れたのかという販売情報を管理するため、最適な販売戦略と適切な価格設定が可能となります。正確な需要予測により、人気商品の在庫切れを防ぎ、売上機会の損失を最小化できます。
在庫を管理しないサービス業やプロフェッショナル業では、人件費などの原価がどのくらいかかっているのかを把握することで、利益を最大化するための戦略を立てることができます。

顧客満足度アップ

販売管理を行うことで注文処理が迅速化することで顧客からの信頼を得ることができ、リピート購入の促進にも寄与します。
また、顧客の行動を正確に把握し、パーソナライズされたマーケティング戦略を展開できます。これにより、顧客に価値の高い購買体験を提供でき、顧客満足度が向上します。
結果として、新規顧客獲得へとつながる口コミが生まれ、売上の増加に直結します。

販売管理システム導入のメリット

システム導入には初期投資が必要ですが、長期的には業務の効率化とコスト削減により、その投資を上回るリターンが期待できます。
この章では、販売管理をシステム化する具体的なメリットについて解説します。

業務効率化

販売管理システムを利用することで、従来手作業や複数のソフトウェアを使用していた業務が一つのシステムで統合され、データの一元管理ができます。受注から請求に至る一連のプロセスが自動化され、作業効率が向上し、迅速な顧客対応が可能になります。
また、帳票作成やデータ入力といった作業が自動化され、日常業務にかかる時間が削減されます。

在庫管理ではリアルタイム管理が容易になるため、過剰在庫や品切れのリスクが低減され、余計な在庫を抱えるリスクも減少します。在庫コストの削減にも繋がり、全体の効率があがります。

抜け漏れやミスの防止

販売管理システムを導入することで人的ミスを減少させることができます。細かい注文がたくさんあるような業種では、それぞれの注文を1件1件追うのが難しく、請求書を出し忘れるなどの漏れが発生する可能性があります。
販売管理システムは、システム上で条件検索や絞込ができ、現在のステータスを明確に把握できるため、業務の抜け漏れを防止することができます。システムによっては、業務が予定より遅延しているとアラートがでる機能を持つものもあります。

データの二重入力やデータ入力の誤りを防ぐように設計されているため、これまで確認に要していた時間を短縮することができ、時間のロスや費用の無駄を削減します。

経営判断へのデータ活用

販売管理システムを導入することにより、売上データや顧客情報を効果的に分析できるようになります。市場のトレンドや消費者のニーズの変化を迅速に捉えられるため、それに基づいた戦略的な経営判断を行えるようになります。システムが蓄積するさまざまなデータを活用することで、迅速な対応が可能です。

データの共有・可視化

販売管理システムを導入することで、関係者とのデータ共有が容易になります。リアルタイムに必要な情報を得られるため、正確な意思決定を支援し、コミュニケーションの向上に寄与します。
さらに、データが可視化されるため直感的な理解を促進します。グラフやチャートといった視覚的な表現は、理解や分析の手間を削減します。

販売管理システムの機能と流れ

販売管理システムは商品の注文から請求までの一連の流れをスムーズに管理することができます。この章では販売管理システムの一般的な機能と流れを紹介します。

受注管理

受注管理機能は、誰がいつ何をいくらで買ったのか等の注文情報や、顧客情報を管理します。注文が確定する前の見積書を発行する機能が備わっているシステムもあります。
情報はリアルタイムで更新され、現在のステータスをタイムリーに確認することが可能です。

出荷管理

出荷管理機能は製品の在庫状況を正確に把握し、梱包から配送手配までを管理します。
配送の途中経過もリアルタイムで確認できるシステムもあり、問題が発生した際には速やかに対応できます。

売上管理

売上管理機能は売上データを一元管理し、売上の一覧表や表形式のレポートを作成することが可能です。
どの製品がどの地域で最も売れているのか、どの時間帯に最大の利益を生んでいるかなどの購買情報を確認できます。
さらに、特定の期間の売上傾向を把握し、需要の高まるシーズンや特別なプロモーションが必要な時期を予測できます。

請求

請求管理機能は、受注が確定したタイミングで請求書をシステム上で簡単に作成することができます。月額サービスなどの毎月発生する請求を自動生成する機能が備わっているシステムもあります。

購買管理

購買管理機能は、商材や外注などをいつどこから購入したのか、自社の購買情報を管理します。システムによってはワークフローが備わっており、事前承認が必要な購買にも対応できます。

仕入管理

仕入管理機能は、製品の仕入れから支払いまでを管理します。仕入れた製品の価格履歴を一元管理し、市場の価格変動に迅速に対応できます。データが蓄積されるため、コスト効率の良い仕入れ時期を見極めることができ、無駄な支出を削減しつつ供給の安定性を保てます。

在庫管理

在庫管理機能は、在庫の数量や配置を正確に把握し常に最適な在庫を保ちます。この機能により、過剰在庫による不要なコスト発生を避けつつ、在庫切れによる売上機会の損失を最小限に抑えることが可能です。

Excelでの販売管理

Excelは使い勝手がよく自由度が高いため、多く企業で利用されています。低コストで始められることから、特に初期投資を抑えたい中小企業では、Excelを使った販売管理をしているところも多いです。
Excelは自社のニーズに合わせたカスタマイズも容易で、データ分析やレポート作成が簡単になります。

この章では、Excelを用いた販売管理の具体的な手法、そのメリット、及び運用における注意点について説明します。

Excelでの売上管理

売上管理では、売上高、売上コスト、粗利益などの情報を記録します。商品別、顧客別、期間別の詳細な売上データを蓄積していきます。売上の推移を示すグラフやチャートを用いることで、数値だけでは分からない傾向や問題点を明らかにします。
これにより、商品の人気、顧客の購買行動の変化、時期による売上の変動などを分析できます。

また、様々な関数やフォーマットを活用して、販売データの入力、追跡、分析を行うことができます。たとえば、売上データの日ごとの入力を自動化するには、簡単なマクロを使用すると、手作業による入力誤りを減らし、時間を節約できます。

Excelでの販売管理を行う際の課題

Excelで販売管理を行う際に注意すべき点がいくつかあります。

セキュリティの懸念

Excelでの販売管理ではセキュリティ対策が必要です。販売データには機密性の高い情報も含まれるため、ファイルの保護機能を適切に設定し、不正アクセスやデータ漏洩を防ぐための措置が重要です。
また、Excelでの販売管理はデータベースとしての機能限界や誤入力のリスクが増加します。

リアルタイム更新が難しい

Excelは手動でファイルを更新し共有するため、情報がリアルタイムで更新されません。顧客対応のタイミングを逃すリスクや、在庫誤認による過剰または不足の問題が発生します。

複雑で膨大な管理には向かない

多様な商品やカテゴリがある場合は、売上、収益、在庫など管理項目が増えていくため、ファイルのデータが重くなります。Excelのファイルが重くなると、ファイルを開く際や、列を追加するなどの簡単な作業にも時間がかかることがあり、作業効率が低下します。

またExcelは豊富な関数が用意されていますが、複雑な管理には限界があります。 販売管理の規模が大きく複雑になる場合は他のツールを検討することが必要です。

属人化する

Excelを用いた販売管理は属人化という問題があります。属人化とは特定の担当者のみがExcelのデータ入力の規則やファイルの保管場所に精通しており、その担当者が不在の場合業務の引継ぎがスムーズに進行しない状態を指します。このため、担当者が急に休んだり退職してしまうと、残されたスタッフは必要な情報を操作や活用することが難しくなります。
Excelで管理する場合は、マニュアル等を作成して社員がアクセスできる場所に保管すると良いでしょう。

販売管理システムを選ぶ際のポイント

たくさんの販売管理システムがありますが、自社にとって最適な販売管理システムを選ぶことは簡単ではありません。この章では、失敗しないシステム選定の抑えるべきポイントを解説します。

必要な機能が備わっているか

自社にとって必要な機能が備わっているシステムなのかを確認しましょう。そのため、システム選定を始める際には日々の業務で不可欠な機能を把握しておく必要があります。注文管理、顧客管理、請求書、在庫管理など自社に必要な機能が揃っているかをチェックしましょう。

業種に合っているか

販売管理システムを選ぶ際に業種に合っているかは重要なポイントです。例えば、食品業界では製品の賞味期限管理機能が必要であり、店舗運営ビジネスでは、POSシステムと連携した在庫管理や顧客管理機能が充実した販売管理システムが求められます。自社の業界の特有の要件を理解し、それに対応できるシステムを選ぶことが大切です。

SaaS（クラウドサービス）かオンプレミスか

SaaSの最大の魅力は、高額な初期投資が不要なことです。設備投資が少なく、システム導入までの時間も短縮できるため、特に資金やリソースが限られた中小企業に最適です。
一方、オンプレミスは自社サーバーでシステムを管理し、データの保管も自社で行うため、セキュリティ面での自由度が高くなります。ただし、その分、維持管理には専門的知識や追加のコストが必要です。自社のビジネス規模やセキュリティ要件、財政の健全性を考慮し、両システムのメリットとデメリットを比較検討することが重要です。

カスタマイズの可否

自社の業務フローに合っているが、一部がシステムの標準機能では管理できないといったことはよくあります。
特に独自のビジネスモデルを持つ企業や、将来的に事業の拡大や変更が予想される場合、標準に備わっている機能だけでは対応が難しいことが多いです。その際に、カスタマイズ可能なシステムかどうかが重要なポイントになります。
ただしカスタマイズをすると費用があがるため、カスタマイズ費用にどれくらいかかるのかを確認する必要があります。システムによっては、軽微な変更であれば自社で変更対応できる仕様のものもあります。システム稼働後の変更が多く予想される場合は、そのようなシステムを選択することで将来的のコストを抑えることができます。

会社の規模に合っているか

大企業向けに設計されたシステムは、小規模なビジネスには操作が煩雑で、不要な機能が多い場合があります。一方、小規模企業向けのシステムは、会社の成長に合わせた機能の追加や拡張が難しいことがあります。
そのため、選択する際には現在のビジネス規模と将来の拡張計画を考慮し、現在だけでなく将来のニーズに対応できる柔軟性のあるシステムを選ぶことが望ましいです。

既存システムとの連携可否

システムの導入にあたっては、会計システムやその他業務用アプリケーションとの連携も考慮する必要があります。既存のシステムとスムーズに統合可能なシステムを選択することで、業務効率を上げることができます。

サポートの内容

サポートの内容が充実しているかも確認すべきポイントです。導入後の運用初期の操作方法研修や日常の問い合わせへの迅速な対応、緊急時のトラブル対応の速さなど必要なサポートが受けられるかを確認しましょう。手厚いサポートを提供するベンダーを選ぶことで、システムを安心して活用し続けることができます。

ERPシステムでの販売管理

ERPシステムは販売管理機能だけではなく、勤怠やSFA（商談管理）など企業に必要なさまざまな機能が含まれています。ERPシステムであれば、販売管理だけでなく標準機能でさまざまな機能が含まれているため、各機能間でシームレスに情報共有ができます。
以前までERPシステムは大企業が導入するイメージがありましたが、近年クラウドの比較的安価なサービスが登場しているので、中小企業でも導入をする企業が増えています。
自社に必要な機能を備えたERPを導入することで、企業で管理すべき機能をすべて1つのシステムで管理できるため、生産性が向上します。

業種特化型の販売管理システム「MA-EYES」

MA-EYES（エムエーアイズ）はシステム開発やコンサルティング業などの「プロジェクト管理」をしている企業に特化したバージョンと、広告代理店などの「広告業」に特化したバージョンを用意したERPシステムです。
人件費が主な原価となるような事業に向いており、在庫管理よりも人の管理に特化した販売管理システムです。
例えばコンサルティング事業では、受注したプロジェクトの納期や金額、プロジェクトメンバーの人件費や外注費などを管理します。勤怠と工数を一緒に管理できるため、日々の人件費をほぼリアルタイムで確認することもできます。
広告向けのバージョンでは、細々と発生する案件をそれぞれ登録し、売上は納品、請求まで、仕入は発注・検収と支払までシームレスに管理することができます。目標に対する達成率などをグラフィカルに確認することができます。

MA-EYESの販売管理については以下ページをご覧ください。
▶販売管理をMA-EYESで実現するソリューション

販売管理についてのまとめ

販売管理を行うことで、商品やサービスの販売をスムーズにし、顧客満足度を向上します。
販売管理システムやERPシステムを利用することで、操作性や業務効率をあげることができます。また、グラフなどで数値を分析し経営判断に活用できます。
販売管理システムは様々あるため、導入時にはトライアルなどで実際に利用し、自社にあうものを選択することが大切です。

MA-EYESは、デモンストレーションやトライアルなども可能です。 販売管理をお探しの方はお気軽にご連絡ください。