クラウドERPシステム【MA-EYES】

基幹システムとは? ERPとの違いや、機能の特徴、導入メリットを分かりやすく解説|ビーブレイクシステムズ

この記事では、基幹システムとは何かを紹介します。混同されがちなERPシステムとの違いや、機能や導入メリットについても解説します。

基幹システムとは?

基幹システムとは、企業の生産、販売、在庫管理、人事、財務など主要な業務プロセスを管理し、企業の経営活動を支える重要なシステムです。
基幹システムは英語で(Mission Critical System)と言い、もしシステムが停止したら企業の活動に支障をきたすシステムと定義されています。このシステムは企業の根幹を支えるため、基幹業務が停止すると企業活動そのものが停止する可能性があり、基幹システムの安定的稼働は不可欠です。
また、基幹システムの運用には高いセキュリティが求められ、システムの安定性とデータ保護の確保も必要です。

他システムとの違い

業務のシステム化を検討する際に、基幹システムやERP、業務システム、情報システムなど様々あり、なにを検討するべきなのか分からないという方は多いかと思います。
この章では基幹システムとそれぞれのシステムの違いについて紹介します。

基幹システムとERPの違い

ERPとは(Enterprise Resource Planning)の略で、ヒト、モノ、カネ・情報などの企業の資源を一元管理する統合型業務管理システムです。
大きな違いは、基幹システムは一般的に「各部門の業務を個々に効率化」するのに対し、ERPはそれらを1つのシステムで「部門をまたいで一元化」できることです。
ERPは横断的に情報の管理ができるため、データの重複や多重作業を避け、業務の効率化とデータの一貫性に大きく貢献します。また、ERPを導入することで、社内の情報がリアルタイムで可視化され、迅速な意思決定が可能となります。

基幹システムと業務システムの違い

業務システムとは、業務システムは業務を円滑に遂行するためのシステム全般を指し、その範囲は非常に広いです。
基幹システムは、業務システムの中でも、企業の経営に関わる主要な業務プロセスを遂行するための中枢システムを指します。企業の運営に欠かせない核心的な業務をサポートするシステムです。

業務に関わるシステムの中で、基幹システムではないものを「業務システム」と呼ぶ場合もあります。その場合の業務システムは、例えばコミュニケーションツールや、マーケティングツールなどが含まれます。

情報系システムと同義で用いられることもあるため、混乱が生じやすいです。

基幹システムと情報系システムの違い

情報系システムは社内外の情報共有やコミュニケーションの円滑化、事務処理の効率化、意思決定促進に利用されるシステムです。この分類にはメールソフト、グループウェア、スケジュール管理ツール、社内SNS、営業支援システム(SFA)、顧客管理システム(CRM)などが含まれます。情報系システムは一時的に停止しても、企業の基幹業務には直接的な影響を与えないことが多いです。
一方、基幹システムは企業の基幹業務(生産管理、販売管理、会計など)を支えるシステムで、停止すると企業活動全体に支障を及ぼします。

基幹システムの種類

基幹システムは、様々な種類があります。本記事では、基幹システムの中でも特に業務にフォーカスした基幹システムについて、種類ごとに詳しく解説します。

販売管理システム

販売管理システムとは、企業の販売の流れを効率的に管理するシステムです。受注から出荷、請求までのフローを統括し、在庫の最適化と顧客満足度の向上に寄与します。
具体的には、見積管理、受注管理、請求管理、売上管理などを通じて何を、誰に、いつ、どこで、いくつ、いくらで販売したか、また請求や代金の回収は済んでいるかを管理します。これにより、販売データの分析や売上予測が可能となり、迅速で適切な販売戦略の立案が可能となります。

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、従業員の出退勤時間を正確に記録し、労働時間を自動集計します。給与計算の精度を向上します。シフト管理や休暇申請もシステムを通じて簡単に処理できるため、労働環境の最適化と生産性向上に貢献します。

購買管理システム

購買管理システムは、発注から支払までの流れを効率化します。発注書の作成を簡易化したり、ステータス管理を行うことでリードタイムの短縮が可能となります。主な機能は、発注管理、仕入管理、支払管理、出荷管理が含まれます。コスト削減や供給チェーンの最適化が実現し、業務の効率化が図れます。

在庫管理システム

在庫管理システムは商品の在庫数や種類などを管理します。拠点ごとのリアルタイムの在庫監視や発注ポイントの設定を通じて、適切な在庫レベルを維持し、在庫回転率の向上やコスト削減を図ります。製品によっては、製造日や賞味期限の管理機能も搭載されており、商品の品質管理も徹底できます。バーコードやRFID技術を活用することで、データの正確性を高めることも可能です。

生産管理システム

生産管理システムは、主に製造業向けの基幹システムで、計画、仕入れ、納期、品質、原価の管理を行います。具体的には、生産スケジュールの自動調整、工程管理、資材管理、不良品発生率の分析が含まれます。利用することで、迅速かつ柔軟な対応が可能となり、結果的にコスト削減と製品品質の向上を実現します。

財務会計システム

財務会計システムは、売掛金・買掛金の管理や総勘定元帳の管理、財務諸表の作成といった機能を提供します。財務会計システムの導入により、経理担当者が仕訳入力や帳票作成を効率化でき、業務負担が軽減されます。

人事給与システム

人事給与システムは、従業員の情報管理から給与計算、社会保険の手続きまで対応します。労務リスクを低減し、適正な人事戦略を策定することが可能になります。給与計算の自動化、人事データ統合、労働契約の管理、人事評価の記録などが含まれます。

基幹システムのメリット

基幹システムの導入には様々なメリットがあります。この章では業務の観点からみたそれぞれのメリットを紹介します。

業務の効率化

業務効率化は、基幹システムを導入するうえで一番のメリットです。
システムを導入することで、業務プロセスの自動化や、ヒューマンエラーの防止、確認作業の削減などで業務の効率化に繋がります。
例えば、販売管理システムを導入することで、どの企業からいくらで何を販売したかの情報を管理し、システムに登録された情報を元に請求書や発注書を簡単に発行することができるようになります。これまでエクセルなどで手動にて作成していた帳票発行等が自動化され、作業効率があがります。
また、勤怠管理システムを導入した場合は、休暇や残業申請などの申請承認がシステム化され、場所を問わず滞りなく業務を進めることができます。

業務の標準化

基幹システムの導入により、全社員が同じ手順で業務を遂行でき、業務が標準化されます。特に多店舗展開や複数拠点を持つ企業にとって、同一の業務プロセスを維持することによるメリットは大きいです。例えば、注文処理や顧客対応などの業務が異なる拠点でも統一され、データ集計などの属人化しがちな業務も一定の品質に統一されます。これにより同じ基準で評価・分析ができる、業務の再現性と品質が確保されるなどが期待できます。

意思決定のスピードアップ

基幹システムはリアルタイムで経営情報を収集・分析し、売上や債務情報、在庫状況を可視化します。これにより、経営状況を即時に把握し、迅速な意思決定が可能です。経営ダッシュボードやレポート機能を活用することで、重要なデータに基づいた問題解決や判断が実現し、ビジネスチャンスを逃さず活かせます。

導入形態の種類と導入までの期間

基幹システムの導入形態にはクラウドとオンプレミスがあります。それぞれ独自の特徴があるため、企業のニーズに応じて選択しましょう。この章では、各形態の具体的な違いや導入期間について詳しく解説します。

クラウド型

クラウド型基幹システムは、インターネットを通じてサービスを提供する形態で、柔軟性とコスト効率に優れています。特に初期投資が少なくて済む点が大きなメリットです。クラウド型システムは、外部のサーバーを利用するため、自社でサーバーを保有する必要がなく、メンテナンスやバージョンアップもベンダー側に任せられます。このため、ITリソースを他の重要な業務に集中させることが可能です。

導入までの期間が短いこともメリットの一つで、システムの初期設定から運用開始までわずか数週間で済むことが多いです。
また、ビジネスの成長に応じて迅速にシステムを拡張でき、法令改正に対応したバージョンアップも自社で行う必要がないため、大きな手間を省けます。加えて、クラウド型は災害時にも強く、サーバーの故障やデータ損失のリスクを低減します。これにより、BCPの観点からも安心して利用できます。

一方、クラウド型にはデータセキュリティやプライバシーに関する懸念もあります。企業の機密情報が外部のサーバーで管理されるため、不正アクセスやデータ漏洩のリスクが存在します。また、オンプレミス型に比べてカスタマイズ性が低く、機能の追加開発が難しいことと、月額や年額でサーバー利用料やライセンス料が発生する点もデメリットです。
それでも、近年では基幹システムのみならず、さまざまなシステムでクラウド型が主流となっています。

オンプレミス型

オンプレミス型基幹システムは、企業内部に設置されたサーバーを利用して運用する形態で、カスタマイズの自由度が高く、高いコントロール性が特徴です。このシステムの最大のメリットは、また、企業内部のサーバーにデータが保管されるため、自社でセキュリティをコントロールでき、外部からのアクセスリスクを削減することができます。
また、業務フローに合わせたシステムの柔軟なカスタマイズが可能な点で、企業独自のニーズに対応できます。

ただし、オンプレミス型の導入には初期投資費用が高額で、ハードウェアの購入や設置、システム設定に多くのリソースを必要とします。
また、導入期間も長く、場合によっては数カ月から1年以上かかることもあります。さらに、システム稼働後もメンテナンスは自社で行う必要があります。
これらの要素を考慮に入れたうえで、自社に最適なものを導入することが重要です。

ハイブリッド型

当社はクラウド型とオンプレミス型とは別に、それぞれの利点を組み合わせたハイブリッド型のシステムを提供しています。
利用形態はクラウド型と同じで、外部のサーバーを利用するため、自社でサーバーなどを用意する必要がなく、月額費用にてご利用いただきます。
そのうえ、オンプレミス型の最大のメリットであるカスタマイズが自由にできる導入形態です。
カスタマイズせずにはじめから自社に合う製品を見つけるのは難しいことが多く、最近ではハイブリッド型を選ばれる企業も増えてきています。

基幹システムの選ぶポイント

基幹システムを検討し始めたものの、どのように自社に合うシステムを検討したら良いのかわからない方も多いかと思います。この章では基幹システムを選定する際に意識するべき具体的な選定ポイントを解説します。

課題が解決できるか

基幹システムを選定する際、まず自社の現状課題やニーズを明確に把握することが重要です。選定をするメンバーだけでなく、実際のユーザーである現場にもヒアリングし、課題の洗い出しを行います。そして解決すべき課題に優先順位をつけましょう。
システム検討の際には、それらを解決できるシステムかどうかを確認します。例えば、プロジェクトの進捗管理に課題があれば、プロジェクトをリアルタイムで分析できる機能を持つシステムを選ぶべきです。

業種に合っているか

基幹システムは、汎用的に業種問わず利用できるものもありますが、業種に特化しているものもあります。
基幹システムの種類によっては、自社の業種に合っているものを選択することが大切です。例えば、IT業ではプロジェクト管理や人員の管理が求められますし、製造業であれば、生産管理や品質管理、資材調達などの機能が重視されます。自社の業種にフィットするかどうか、必要な要件を満たしているかを確認しましょう。

セキュリティ対策がされているか

基幹システムは企業の核となるデータを管理するため、自社のセキュリティ要件を満たしていることが不可欠です。セキュリティ対策がされていない基幹システムを導入すると、情報漏洩やデータ破損のリスクがあります。サイバー攻撃や内部不正からデータを守るためのアクセス制御、監査ログ管理などのセキュリティ機能が実装されているか確認しましょう。また、上場準備などされている場合は、内部統制も強化されているシステムを選ぶことが重要です。

サポート体制が十分か

基幹システムの停止やトラブルが発生すると、企業の活動全体に影響を与える可能性があります。もしもの時のために、システムベンダーのサポートが充実しているかを確認しましょう。専門スタッフによる迅速な対応体制が整っているところを選ぶことで、安心して運用することができます。
稼働後のサポートだけでなく、導入前の導入サポートがあるかどうか、円滑なシステム導入ができそうかも確認しましょう。サポート体制が充実していれば、トラブル時のリスクを軽減できます。

基幹システム導入の流れ

この章では、基幹システムを導入する際の具体的な導入ステップについて解説します。

1.導入目的の整理

まず初めに、基幹システムの導入の目的を明確にしましょう。
システムを選定する際には、それぞれの業務や立場の方から色々な要望があがりますが、全員の意見をすべて叶えるシステムを見つけることは難しいです。そのような場合に、システム導入の目的が決まっていれば、優先順位をつけることができ、検討が進めやすくなります。システム導入の理由をきちんと整理し、関係者で共有しておくことで、全員で同じ目的に向かって進むことができ、スムーズな導入に繋がります。

2.要件定義

続いて、現行業務を詳細に分析し、システムに必要な機能を洗い出します。
基幹システムの導入では、業務とシステムの差異(Fit&Gap)を分析し、Gapの解消方法を検討します。業務変更やシステムのカスタマイズ、運用回避の検討等が必要となります。ここでは長期的な視点で、将来的に規模が大きくなった場合などを考慮してカスタマイズや拡張コストも検討することが重要です。
上記の内容を元に関係者全員でシステムの要件を定義します。

3.導入

定義された要件をもとに作られたシステムを導入するフェーズです。
導入プロセスは計画的に行いましょう。まず、プロジェクト計画を策定し、スケジュールを管理します。システムの開発やカスタマイズを行い、業務に適合させます。次に、テスト環境でシステムを検証し、問題がないか確認します。ユーザー向けのトレーニングも実施し、スムーズな移行を支援します。テストが完了したら、本番環境へのデータ移行を行い、システムをリリースします。システムリリース当初はバグなどが発生する可能性があるため、きちんと確認をし、問題があればベンダーへ報告します。

4.運用

システム導入後の運用フェーズでは、安定稼働を目指した運用管理と保守が重要です。
まず、運用マニュアルを作成し、運用手順やトラブルシューティングの方法を明確にします。定期的なメンテナンスを実施し、システムが常に最適な状態で稼働するよう努めます。ユーザーサポートも設置し、問い合わせに迅速に対応することで、利用者満足度を向上させます。さらに、ユーザーからのフィードバックを収集し、システム改善に反映させることで、運用の質を向上させます。
ベンダーのユーザーサポートなどを活用しながらシステム運用を進めます。導入後も定期的に効果測定を行い、ベンダーとコミュニケーションをとり、さらなる業務改善施策を検討しましょう。

まとめ

基幹システムは、企業全体のデータを管理し、効率的な情報処理と意思決定をサポートします。この記事では、基幹システムが果たす役割とその重要性について詳しく説明しました。基幹システムの導入は製品選定、導入方法、運用・保守に至るまで多岐にわたる検討が必要です。システム選定の際には、企業の業務内容や業種、規模・業態に適しているか、拡張性、そしてセキュリティレベルがあっているか等をチェックしましょう。また、導入後の運用コストやサポート体制の確認も重要です。
基幹システムの導入により、業務効率の向上やコスト削減など様々な効果が期待できます。

当社、株式会社ビーブレイクシステムズでは、システム開発やコンサルティングなどの“プロジェクト管理”と、“広告業”、“派遣業”に特化したERPシステム「MA-EYES(エムエーアイズ)」を提供しています。基幹システム検討の際には、一元管理が可能なERPシステムも選択肢に入れていただければと思います。

30日間無料トライアル 資料ダウンロード