クラウドERPシステム【MA-EYES】

ERPとは?意味や導入のメリット、基幹システムとの違いをわかりやすく解説|ビーブレイクシステムズ

この記事では、ERPシステムの意味などの基本知識から、導入の具体的なメリットやどのような種類があるか等について説明します。

これまでERPといえば大企業が導入するものというイメージがありましたが、近年はSaaS型で手軽に利用できるERPも多くあり、中小企業でも導入されるケースが増えています。この記事を読むことで、最近のERPの動向や導入時に留意すべき点などが分かります。

ERP(統合基幹業務システム)とはなにか

ERPとは、Enterprise Resource Planningの略で、資源を効率的に計画・管理することもしくはそのためのシステムのことです。

販売、勤怠、購買、経理など各業務を個別のシステムやツールで管理する場合、それぞれの専門性は高いものの、連携がされておらず二重入力が発生してしまうという問題があります。例えば、1件新しい取引先が増えた場合、仕入管理システム、受注管理システム、入金管理システム…とそれぞれのシステムに取引先マスタの情報を入力しなければいけません。

ERPは企業の様々な業務プロセスを1つのシステムに統合することで、組織内の情報を一か所にまとめ、シームレスに情報連携することができます。 ERPを導入することで、業務の最適化、コスト削減、意思決定のスピードアップ、企業の競争力の向上など、企業の成長に大きく貢献します。

ERP導入が普及した背景と必要性

ERP導入はなぜ必要なのでしょうか。

ERPが広がった背景から見てみましょう。
ERPは前述したとおり、企業のリソースを計画的に管理するシステムです。このシステム導入が広がった背景には、ビジネス環境の激変があります。グローバル化の進展、市場内の競争の激化、そして情報技術の急速な発展など…企業がこのような環境下で生き残り、さらなる成長を目指すためには、企業のリソースを一元的に把握し、タイムリーな意思決定が求められます。

現代のビジネスシーンは常に変化しており、そのスピードは年々速くなっています。企業がこの市場変動に対応し、競争優位性を確保するためには、経営資源の効率的な管理と活用が不可欠です。
ERPシステムは、企業内の様々な業務プロセスを一つのシステムで統合的に管理するため、分断されがちな各部門のデータが一元化され、正確かつ迅速な意思決定が可能になります。

また、ERP導入で業務プロセスの自動化と効率化が図れるため、ヒューマンエラーの削減や作業時間の短縮が可能となります。経営資源をより戦略的な活動に集中させることができるため、持続的な成長と市場の競争力の向上が期待できます。

このような理由から、ERP導入を検討する企業が増えています。当初は高額な費用とリソースが必要で、大企業しか導入できないというイメージがありましたが、近年はクラウドで利用できるものも増えており、中小企業でも手軽に利用開始できるものが主流になりつつあります。

ERPと基幹システムの違いについて

ERPと基幹システムはどちらも企業経営に必要な情報システムですが、どのような違いがあるのでしょうか。

基幹システムとは、会計システムや販売管理システムなど企業の核となる業務を一元管理するシステムです。一方でERPはそのほかにも、人事、生産管理など企業の様々な部門の業務プロセスまで管理することができる、全社規模で最適化する目的のシステムです。ERPは基幹システムよりも範囲が広く、より複雑な業務プロセスをカバーすることができます。

ERPのメリットは、企業全体の情報を統合管理することで、企業の生産性の向上や効率化が期待できることです。一方、基幹システムの主なメリットは、特定業務領域に特化するため、その領域での最適な処理速度や精度を実現できる点です。

自社に最適なシステムを選択する際には、これらの違いを理解し、企業の現状と解決したい課題を照らし合わせて、ERPと基幹システムのどちらを導入するか選択すると良いでしょう。システムの選択は、企業の経営戦略や将来の成長に直結するため、慎重な検討が必要です。

ERPの種類について

ERPにはパッケージシステムとスクラッチシステムの2種類があります。

パッケージシステムは市販されているソフトウェアを活用する手法で、短期間での導入が可能であることが特徴です。特に、クラウドベースのERPパッケージを選択すると、オンプレミスの環境に比べて初期投資を抑えつつ迅速にシステムを利用開始できます。
一方、スクラッチ開発は企業独自のニーズに合わせてシステムをゼロから構築するアプローチで、高レベルのカスタマイズ性が最大のメリットです。スクラッチ開発では企業が抱える特定の問題を解決するために必要な機能を精密に開発できますが、その分、開発期間とコストがパッケージシステムに比べて大幅に増加します。

この章では、システムを選択する際の参考となる情報をそれぞれのメリットデメリットとともに紹介します。

パッケージシステムの特徴

パッケージシステムは、複雑な業務フローを簡素化し、経営効率を向上させるために開発されたERPパッケージの一種です。業界標準に基づいた機能を一通り備えています。
スクラッチシステムと比較すると導入が短期間であり、初期及び継続的な運用コストを抑えられる点が大きなメリットです。 パッケージシステムのもう一つの利点は、安全性や信頼性が既に十分に検証されていることです。パッケージシステムは、既に完成している製品をベースに必要に応じてカスタマイズなどをして利用するため、ゼロから作り出すスクラッチシステムを比べて安全性は高いです。
一方で、パッケージシステムにはデメリットも存在します。独自の業務プロセスや特殊な要件を持つ企業にとって、システムが提供する標準機能だけでは対応が難しい場合があります。このような場合、カスタマイズが必要になりますが、それに伴ってコストが増加したり、システム導入の期間が延びる可能性があります。
さらに、選択したERPパッケージが企業の将来的な拡大や変化に対応できない可能性もあります。ERPシステムは一度導入すると5年以上など長期で利用する場合も多いため、将来的な変化を見据え柔軟に対応できるかどうかも確認する必要があります。

スクラッチシステムの特徴

スクラッチシステムはカスタマイズ性が非常に高いことが特徴です。企業の具体的な要求や特定のニーズにぴったり合うように開発されるため、独自のビジネスプロセスや管理体制に完全に対応することが可能です。一般的なソフトウェアパッケージ製品にはない、細部にわたるカスタマイズが可能です。
しかし、高度なカスタマイズ性にはコストが伴うというデメリットがあります。特に、スクラッチ開発は既製のERPパッケージを導入する場合と比較して、開発に要する時間や初期導入費用、長期間にわたる維持費が大きくなる傾向があります。開発とメンテナンスにかかる費用は、導入後の効果を損なうほど高額になる可能性があります。
また、スクラッチシステムの開発には専門的な知識を持つ人材が必要です。企業の業務を深く理解し、それをソフトウェアに反映させることで、競争力の向上や業務効率の大幅な改善が期待できます。それらを含む初期の費用や労力を投資する価値があるかどうかを慎重に検証する必要があります。

ERPの主な機能

ERPシステムは企業活動を総合的にサポートするさまざまな機能が統合されています。本章では一般的なERPに含まれる主な機能について紹介します。

  • 販売管理:販売に関わる様々な情報を管理可能です。いくらの商品をいくつ販売したか、売上はいくらかなどを管理できます。
  • プロジェクト管理:プロジェクト単位で業務を行っている企業向けの機能です。売上に対する原価(人件費・外注費・経費等)を管理します。
  • 生産管理:主に製造業向けの機能で生産管理を効率化します。
  • 分析ツール:意思決定に役立つ分析データをリアルタイムで出力できます。自身の見たいデータを見たい切り口で出力したり、グラフィカルに表示できるものもあります。
  • 勤怠管理:従業員の日々の勤怠を登録することで、給与計算データを作成可能です。
  • 工数管理:どの作業に何時間の費やしたなどの工数を管理することができる機能です。
  • 経費管理:実際にかかった経費を登録する機能です。
  • 購買管理:社内で発生する経費を事前に申請することができます。経費の予定を管理可能です。
  • 請求管理:売上情報が連携し、請求情報が作成されます。請求書の出力も可能です。
  • 見積:見積を作成することができます。見積書の作成も可能です。
  • SFA:営業の商談管理などリード獲得のための活動を登録します。
  • 在庫管理:正確な在庫情報を管理できます。どの拠点にいくつあるか、不足分などを把握し、発注なども行えます。
  • 在庫管理:正確な在庫情報を管理できます。どの拠点にいくつあるか、不足分などを把握し、発注なども行えます。
  • 予算管理:会社の目標を設定し、達成状況などを確認できます。
  • 財務会計:ERPに登録された様々な情報から仕訳データを作成することができます。
  • 月次締め:月末の締め作業を行う機能です。必要な情報はERPに蓄積されていくので、手作業と比較して締め処理にかかる時間を大幅に短縮できます。
  • グループウェア:社内のコミュニケーションを円滑にする機能やスケジュールなどが含まれます。
  • グループウェア:社内のコミュニケーションを円滑にする機能やスケジュールなどが含まれます。

製品によってかなり違いがあるため、実際に導入する際には自社に必要な機能が備わっているか、逆に過剰なものはないかを確認すると良いでしょう。製品によっては、全ての機能ではなく必要な機能のみを導入することで価格をおさえられるものもあります。

ERPの導入形態

ERPシステムの導入形態は複数の種類があります。主な導入形態は、クラウドとオンプレミス(自社運用)です。
クラウドとオンプレミスの大きな違いは、サーバーを置く場所です。
クラウドERPは、インターネット経由でアクセスできる外部のサーバー上で利用します。そのため導入企業は物理的なサーバーの購入や管理が不要です。
一方、オンプレミスERPは、自社のサーバー上で管理します。外部サーバーにデータを置かないので、データセキュリティやプライバシーを自社のポリシーに合わせて管理できます。
クラウドとオンプレミスを組み合わせたハイブリッド型の導入形態を提供している製品もあります。
この章では、各導入形態のメリットとデメリットについて詳しく解説します。

クラウドERPの特徴

クラウドERPはインターネット経由でサービスを利用する形式です。サーバーやソフトウェアなどを自社で保有せず、外部のサーバーを利用するため物理的なサーバーの用意や運用が不要です。 クラウドERPの主なメリットは以下です。

  • 初期費用を抑えて、サブスクリプション形式で月額などの支払いで利用できる製品が多い
  • 初期のサーバーやシステムの購入費用・保守にかかるコストが削減できる
  • インターネットさえあれば世界中どこからでもアクセスでき、テレワークや出張中でも滞りなく業務が進められる
  • システムのメンテナンスやアップデートはベンダーによって対応されるため、常に最新の状態で利用できる
  • システム稼働までの期間が短く、人的リソースも少ない
  • 業界特化などのシステムの場合、システムに業務を合わせることで最善の業務フローに最適化できる

クラウドERPのデメリットは以下です。

  • カスタマイズの自由度が低く標準機能に依存するので、状況によっては自社の業務フローをシステムに合わせて変更する・ERP外で管理するなどの対応が必要な場合がある
  • データ管理をサービス提供者に委ねる形となるため、セキュリティへの懸念がある

重要なビジネスデータを外部のサービス提供者が管理することに対する不安を感じる企業も少なくありません。そのため、サービス選定の際には、提供者のセキュリティ体制や対策について十分に調査し、信頼できるサービスを選ぶことが重要です。

オンプレミス型ERPの特徴

オンプレミス型ERPは、企業が自社管理下のサーバーにERPシステムを直接インストールして運用する形式です。
オンプレミスERPの主なメリットは以下です。

  • 一般的に自社の独自のビジネスプロセスに合わせてシステムを柔軟にカスタマイズすることができる製品が多い
  • データを自社で厳格に管理・制御できるため、自社でセキュリティをコントロールできる
  • クローズドなネットワークであるため、自社にてアクセス制御が可能
  • 利用人数が多い場合に、長期的にみるとクラウドサービスよりも安価になる可能性がある
  • 同時接続数が多いなどクラウドでは対応できない場合でも、オンプレミスではメモリを増やして対応可能
  • 既存システムとの連携がしやすい

オンプレミス型ERPのデメリットは以下です。

  • カスタマイズなどをする場合、初期費用が高額になる
  • 導入期間がクラウドと比較すると長く、その分の人的リソースが必要
  • ハードウェア購入、サーバー構築の費用、準備や保守などは企業側で行う必要がある

オンプレミスの最大の魅力は柔軟なカスタマイズ性です。業界特有の特殊な運用フローをシステム化したいといった要望に対応できます。
ただし、導入にはかなりのコストがかかりますし、自由度が高い分、要件定義などが発生し期間も労力も大きくなります。

クラウドとオンプレミスのハイブリッド

ベンダーによっては、クラウドとオンプレミスの両方の良いところ取りをしたハイブリッドな形式を提供している場合があります。
当社では、クラウドで利用できるけれども、オンプレミスと同じようにカスタマイズができる「SaaS+」というサービスを提供しています。これにより、カスタマイズは必須だけれどもオンプレミスだと初期費用が高すぎる、クラウドとして利用したいというお客様の要望に応えることができます。
SaaS+の紹介ページ

ERPの導入メリット

ERPを導入することで、内部統制の強化、経営の効率化、コスト削減などのメリットが期待できます。ここではERP導入のメリットについてひとつずつ丁寧に解説していきます。

業務効率アップ

ERPを導入する大きなメリットの1つが業務効率の向上です。
ERPにより企業内のデータが一元管理され、異なる部門や業務間での情報共有がスムーズになります。情報が1か所にまとまるため、情報を検索する時間を削減することができ業務効率があがります。
また、従来は手作業や複数の個別システムで行われていた業務を自動化することで、時間が短縮されるだけでなくヒューマンエラーを減らすことができます。
例えば、これまでメールで行っていたワークフローが自動で担当者に通知がいくようになったり、発注した内容が承認されると自動的に支払へデータ連携するなどが挙げられます。
単に作業の速度を上げることだけではなく、業務の質を向上させ、全体的なパフォーマンスを高めることにもつながります。

スピーディーな経営判断

ERPを導入することで、リアルタイムな状況の把握と分析が可能になります。ERPシステムは、販売、経費、財務など各部門のデータを一元化し、これらの情報を最新の状態で確認することができるため、より速やかに、そして根拠に基づく決定を行うことができます。
市場の要求の変化に迅速に対応し、利益を最大化するためのコスト削減・効率化の施策をすぐに実行に移すことができます。例えば、月の途中にプロジェクトの進捗を確認し、赤字になる可能性を考慮して対策を立てることができたり、財務状況のリアルタイムな分析により、不要な経費やリスクを早期に特定し、これを回避する措置を講じることもできます。
また、問題が発生した際にも、その原因と影響を素早く特定し、迅速に対応策を講じられるため、事業のリスクを最小限に抑えられます。
日々の業務を登録していくことで情報がリアルタイムで更新され、手間をかけずに必要なデータにアクセスできるため、ERPの導入は経営判断をスピーディーかつ効率的に行うための強力な支援ツールとなります。

情報の一元管理が可能

多くの場合、SFA、販売、購買、人事、財務などの各部門はそれぞれ個別のシステムを使用してデータを管理しています。ERPシステムはこれらのデータを一つのシステムに統合し、シームレスに連携させることができるため、例えば会計部門が最新の販売データをリアルタイムで確認し、より迅速かつ正確な会計処理を行うことなどが可能になります。
さらに、すべての部門が同じデータにアクセスすることで、誤解やコミュニケーションの齟齬を防ぐことができ、組織全体の業務の質を向上させます。また、データの一元化により、情報の重複や不整合を減らし、企業全体の運営コストを削減することも可能です。

内部統制の強化

データの一元管理によるデータの整合性は内部での無駄やミスを減らすだけでなく、不正行為の可能性減らします。また、財務データの正確性が確保されることで、経営判断の品質が向上し、投資家や株主などからの信頼性も高まります。
ERPの導入による内部統制の強化は、企業運営の透明性を高め、全体としてのリスク管理能力を強化することにつながります。

企業のベストプラクティスに則って管理ができる

ERPの魅力の一つは、標準化されたプロセスにあります。業界のベストプラクティスに基づいて設計されたERPパッケージは、業務フローの最適化と、ガイドラインに沿った運営を実現します。
企業の規模や業種を問わず、ビジネスプロセスを最適化することで、業務効率化に繋がります。
ベストプラクティスに則った管理で品質の向上を実現し、競争優位性の強化と企業成長の加速に貢献します。
MA-EYESの導入事例

ERPの導入時の課題・デメリット

ERP導入にはメリットも多いですが、課題やデメリットも存在します。この章では、ERPの導入時の課題とデメリットについて、具体的な例を挙げて解説し、その対策方法にも触れます。 ERP導入を検討する際の参考となれば幸いです。

コストがかかる

ERPで特にデメリットとなるのは導入にかかるコストです。システム購入費用だけでなく、導入支援や研修などにかかるコストも考慮する必要があります。
選択するシステムの種類やクラウドか否かによって費用は大きく変わり、パッケージ製品の場合は、初期導入費用やサーバーなどの調達・管理コスト、稼働後の保守費用などがかかります。クラウドサービスの場合は定期的なサブスクリプション費用や利用人数などデータ容量に応じた費用がかかります。
ただし、これらのコストを適切に比較・評価することで、長期的に見て利益があるかを判断することができます。初期導入コストが高くても、運用・保守費用が低いシステムを選ぶことで、トータルコストパフォーマンスが向上する場合もあります。
ERP導入には費用だけでなく、システムが提供する価値や将来の拡張性、保守のしやすさなど総合的な比較を行い、自社に最適なソリューションを選択することが重要です。適切な製品選定と賢明な投資計画によって、ERP導入の問題であるコスト問題を解決し、最大のROIを達成しましょう。

業務フローの見直しや修正が必要

システムを導入検討する際には、現状の業務フローの見直しが必要となります。
組織が長年培ってきた業務フローや作業方法を見直すことは簡単ではありません。従業員の学習コストや変更への抵抗、業務の一時的な混乱など多くの課題があります。特に従業員が新しいシステムや変更された業務フローに慣れるまで生産性の低下やミスの増加が予想されます。

業務フローの見直しや修正をするには、従業員の理解が必要です。経営層からの明確なビジョンの共有と十分な説明をし、変更の理由やメリットを理解してもらうことが大切です。また適切な研修やサポート体制を構築することも重要です。

ERPシステム導入における業務フローの見直しや修正は避けて通れない課題ですが、適切な準備をすることで対策することができます。

自社にマッチしたシステム選定が難しい

市場には、国内外を問わず多種多様なERPシステムがあり、それぞれ異なる機能を持ち、価格もさまざまです。自社の特定のニーズに最適なシステムを探すことは容易ではありません。特に、日本のビジネス環境は独特で、国内特有の法規制や業界独自の業務プロセスがあるため、それらを反映したシステム選択が必要です。

適切なシステム選定を行うことは、知識と経験を要する作業です。市場のトレンド分析、各システムの比較検討、詳細な価格交渉など、複数のステップが必要です。検討に多くの時間を要しますが、最終的に自社に完全にマッチしたシステムが選べる保証はありません。

また、自社にマッチしたシステム選定が難しい原因として、ERPシステムの機能が膨大で複雑であることが挙げられます。業務プロセスの全てをカバーするには、細かなカスタマイズが必要ですが、これにはさらに時間とコストがかかります。

自社で対応するのが難しい場合は、専門的なコンサルティングサービスやサポートを利用するというのも選択肢のひとつです。費用はかかりますが、知見のあるプロにサポートしてもらえるのは安心です。しかし、完全に任せきりというわけにはいかず、あくまでサポートです。自社の業務内容を理解している人は必要なので、それなりに工数がかかることは避けられません。
そのほか、RFIなどベンダーに情報提供を依頼するための文書を作成するという方法もあります。作成には手間がかかりますが、一度作成をすればベンダーから回答をしてもらうことである程度自社に合うシステムを絞り込むことができます。

ERP導入後に定着させるための施策が必要

ERPを導入した後の課題の一つは、社内に新しいシステムを定着させることです。導入初期では、従業員がシステムの操作方法や業務プロセスの変更に戸惑い、生産性の低下やミスの増加が想定されます。
ERPを定着させるためには、研修とサポート体制構築の他、システム化することのメリットを理解して納得してもらうことが不可欠です。
従業員にとって、これまでのやり方を変更することは面倒と感じたり、慣れた方法の方が効率が良いと感じる方もいるでしょう。システム化することのメリットが分かれば、システムを利用してもらいやすくなります。
研修は一度きりではなく、従業員のスキルレベルや業務の変化に応じた継続的な学習機会を提供する必要があるかもしれません。導入直後は基本操作の習得を中心に、その後は応用的な使い方や効率的な業務プロセスの実践などフォーカスを移して実施するとより良いです。

また、ユーザーからのフィードバックを積極的に収集し、研修プログラムやシステム自体の改善に反映させることも、定着化を促進する上で大切です。
ERPの定着化を進める上では、情報システム部門や導入プロジェクトチームが中心となってサポート体制を整えることはもとより、経営者層からのサポートも不可欠です。経営者がERP導入の目的やメリットを明確に伝え、組織全体でのシステム利用を推進することで、従業員の理解とモチベーションを高めることができます。また、サポート体制を整えることで、従業員の不安を軽減し、ERPのスムーズな定着を支援します。

ERP選定時のポイント

適切なERPシステムを導入することで、経理や経営管理などの業務プロセスが改善され、業務の効率化、コスト削減、迅速な意思決定など複数の効果を享受できます。ただし、ERPは種類も多く、どのように決定すれば良いか分からない方も多いでしょう。この章では、ERPを選定をする際にどのような点に気を付けるべきか、選び方のポイントについて解説します。

自社の予算や費用対効果が合うか

ERPシステムの選定において、予算に合っているのか、費用対効果は高いのかは重要なポイントです。そのため、導入前には自社の予算と費用対効果の観点からERPシステムが最適か評価する必要があります。
高機能なERPシステムほど価格が高い傾向がありますが、全ての機能が自社に必要か見極めることが肝心です。現状の業務プロセスや将来のビジョンに必要な機能のみを含んだ、コストパフォーマンスに優れたシステムを選択すると良いでしょう。

さらに、初期投資だけでなく、システム導入後の運用費用も見通しを立てることが重要です。導入コストだけでなく、サポートやアップデートの費用、社内でのユーザートレーニングにかかる費用も総合的に評価する必要があります。
ネットワークの構築やセキュリティ対策など、ERPシステムをサポートする基盤整備に必要な投資も重要です。これらの費用を含め、予算内で最大の効果をもたらすERPシステム選びができることが理想です。

ERP導入は大きな投資となるので、事前に予算を設定し、導入後の運用コストも含めた総費用対効果を見積もることが必須です。長期的視点で見た場合、業務の効率化を通じてどの程度のコスト削減や利益増加が見込めるかを分析することが望ましいです。各ベンダーが提供するシステムのメンテナンス費用やカスタマイズに必要な追加費用も検討し、総合的に費用対効果の高いシステムを選択することが求められます。
ERPシステム導入時には、これらのポイントを考慮して、企業の現状と将来の成長計画に合った、費用対効果の高い選択をする必要があります。

適切な導入形式があるか

ERPの導入形式にはクラウド型、オンプレミス型、ハイブリッド型があり、それぞれメリット・デメリットがあります。

クラウド型のERPは、自社でサーバーを持ちたくない、とにかく早くシステムを導入したい、初期費用をできる限りおさえたいといった企業に適しています。稼働後の利用範囲の変更が比較的容易であることも特長です。
月額または年額のサブスクリプション料金でサービスを利用でき、高い初期投資が必要なオンプレミス型と比較して、短期間での投資利益率の向上が見込めます。また、SaaSモデルでは、最新の機能更新やセキュリティ対策が提供側によって行われるため、継続的なシステムメンテナンスコストの削減が期待できます。

一方、オンプレミス型は、自社でサーバーを用意するため、企業のITインフラやセキュリティポリシーに合わせたカスタマイズが可能で、データを自社で完全に管理できるメリットがあります。また、自社業務に合わせたカスタマイズが容易です。しかし、その導入やメンテナンスには高額な初期投資及び運用コストがかかります。そのため、予算の観点から選択する場合、長期的な運用コストやシステムの拡張性、将来的なアップグレードコストも含めて総合的に検討する必要があります。

ハイブリッド型は、クラウド型とオンプレミス型の中間的存在であり、それぞれのバランスを取りたい企業に適しています。ただし、この導入形式では、両方の形式の運用管理を理解し、適切に構成するための知識が必要です。

結論として、自社の予算に合ったERP選定を行うには、イニシャルコストとランニングコスト、導入後の運用上の維持費用、そして期待されるビジネス効果を総合的に評価し、バランスの取れた選択をすることが重要です。正確なコスト計算と見返りの見積もりを基に、企業にとって最適なERP導入形式の選択を行いましょう。

自社の業務に必要な機能が備わっているか

ERPシステムを選定する際には、自社の業界や業務内容に最適な機能が含まれているかを検証することが必須です。特に業界で特殊な管理方法がある場合は、それらの業務を管理できる機能が含まれているかを注目すべきです。
ERPを導入する主な目的は、業務プロセスを全面的に見直し、効率化することです。そのため、特有の業務に対応した機能がERPシステムにない場合、そのシステムは企業のニーズに合致しているとは言えません。
自社の業務に特化した機能が備わっているか、カスタマイズにて対応する場合、どのくらいの費用がかかるのか、予算内で最大の効果を得られるかを慎重に評価し、比較検討することが大切です。

カスタマイズが可能か

市場に出回っている標準的なERPシステムでは、独自の業務プロセスや特定の要求を満たせないことが多いです。カスタマイズが可能かという点は、企業ごとの独特なビジネスニーズに応えるために重要です。
独自の業務プロセスを効率化し、業務の特殊性に応えるためには、ERPシステムのカスタマイズ機能が重要です。カスタマイズ可能なシステムであれば、使用企業の具体的なニーズに合わせた機能追加や仕様変更が可能となり、業務の効率化および最適化が実現します。

カスタマイズの範囲や費用、さらにその後のシステム更新時の影響なども、ERPを選定する上で重要な検討事項です。カスタマイズの過程で生じるコストやメンテナンスの手間、また将来のバージョンアップ時の影響についても事前に把握し、総合的なコストパフォーマンスを考慮する必要があります。
カスタマイズができない場合でも、オプションなどでやりたいことが実現できるのか?ということは確認が必須です。

ERPシステムのカスタマイズ可否だけでなく、カスタマイズした場合の運用・メンテナンスの容易さや将来性も踏まえ、企業の事業戦略に最適なシステム選択を行う必要があります。そのため、提供元のサポート体制やカスタマイズ後も十分な機能拡張が可能かどうかも検討材料として加えることが望ましいです。

外部システムとの連携可否

ERP導入後に現状利用しているシステムを残す場合、ERPシステムと既存システムの連携が可能かどうかは重要なポイントです。
特に、財務管理、人事管理、顧客関係管理など、企業運営における核となるシステムとERPシステムとの間の連携は、ビジネスプロセスの迅速化と精度の向上に直結します。たとえば、顧客データの共有ができれば、営業チームと財務チームの協働がより円滑になり、顧客対応の質が向上します。さらに、人事システムとの連携により、従業員の勤怠情報や業績データの一元管理が可能となり、人材管理の効率化が実現します。

連携可能な場合は、どのように実現するのかについても確認が必要です。例えば自動で連携可能な場合もあれば、夜間のバッチ処理であったり、手作業での連携が必要な場合もあります。
APIなどの技術的な側面だけでなく、データ形式の統一やセキュリティ対策など、幅広い視点からの検討が必要になります。

セキュリティがしっかりしているか

ERPシステムは経営の中核を担う情報システムであり、重要なデータを一手に担います。そのため、ERPを選定する際は、システムのセキュリティ体制が自社の求めるレベルに達しているかを確認する必要があります。

まず、データ保護の基本は、データ暗号化です。機密情報が外部に漏洩しないように、データ暗号化で第三者が内容を解読できないようにします。
次に、アクセス権限の管理が徹底されているかをチェックします。不正アクセスを防ぐため、必要最小限の権限を持つ職員だけがシステムにアクセスできるようにすることが重要です。具体的には、ユーザーごとにアクセスできる情報の範囲を細かく設定できるシステムを選ぶことが望ましいです。
また、セキュリティは常に最新の状態を保つ必要があります。新たな脅威は日々出現するため、ERPシステムの提供者が定期的にセキュリティパッチをリリースし、システムが最新の脅威から保護されていることを確認することが欠かせません。

企業の情報資産を守るためにも、セキュリティ対策が十分に施されたERPシステムを利用することが必要です。

サポート体制の内容

ERPシステムは導入して終わりではありません。導入後にトラブルが生じた際や、システムのアップデートが必要になった場合、迅速かつ適切な対応ができるサポート体制の整備はとても重要です。

まず、サポート体制で特に重視すべきは定期メンテナンス、アップデート時のサポート体制についてです。システムの安定稼働を維持するには、定期的なメンテナンスが不可欠です。しかし、メンテナンス中システムが一時的に利用できなくなる場合があるため、業務への影響を最小限に抑える計画があるか、緊急時のサポート内容を事前に確認することは重要です。

次に「リプレイス」の支援の有無です。導入済みのERPシステムが将来的に現行のビジネスモデルや機能要件に適さなくなった場合、システムのリプレイスが必要になることがあります。その際、ベンダーからのきめ細やかなサポートが受けられることが重要です。リプレイスに伴うコストの見積、移行期間のサポート体制、運用変更後のトラブルシューティング等、詳細な対応計画が提供されるかを確認する必要があります。

サポートの質や範囲、対応速度など、自社のニーズに合ったサポート体制を提供してくれるベンダーを選ぶことで、ERP導入後も安心してシステムを運用できます。

ERPを導入する際のステップ

ERPを導入する際に何から始めて良いのかわからない方も多いでしょう。この章ではERPシステムを導入・検討する際の基本的なステップについて解説します。

ERP導入目的を明確にする

ERP導入目的の明確化は、導入プロセスにおいて特に重要なステップです。現状の問題を特定し、達成したいビジネス上の成果を明確にすることは、プロジェクトの成功に直結し、投資の正当性を確保する上で欠かせません。

具体的には、業務プロセスの効率化、コスト削減、収益性の向上、リアルタイムでの情報共有能力の強化、顧客満足度の向上、市場競争力の強化などの目標を設定できます。しかし、これらの目標は企業ごとの現状や戦略に応じて異なるため、自社にとって本当に必要な成果を精査することが重要です。

目的設定の過程において、関係者の意見を共有し、合意形成を図ることも大切です。これによりERP導入目的はプロジェクトチームにとって共通の目標となり、導入後の評価基準を設定しやすく、導入の効果を測定することが容易になります。

導入目的を明確にする過程で重要なのは、目標をリストアップするだけでなく、それが企業の長期的なビジョンや戦略とどう連動するかを考慮することです。ERPは単なるITシステムではなく、企業の基幹業務を支え、経営戦略を強化するツールです。したがって、ERP導入の目的設定は、企業全体の未来像を描くロードマップの一部と考えるべきです。

プロジェクトチームの立ち上げ

ERP導入においてプロジェクトチームの立ち上げは大切です。ERP選定プロジェクトには、目標達成に必要なさまざまなスキルと知識を持つメンバーを選出する必要があります。プロジェクトチームは、ITの専門家だけでなく経理、人事、製造、販売など企業のさまざまな機能を代表するメンバーで構成されるべきです。これにより導入プロセス全体を通じて多角的な視点が保証され、組織全体のニーズと要望を的確に把握し反映することができます。

プロジェクトチームの立ち上げでは、メンバーが持つ専門知識の範囲だけでなく、変化への適応能力やチーム内コミュニケーションスキルも重視されます。ERP導入は各部署に大きな影響を及ぼす可能性があるため、これらの側面を考慮することで導入の障害を最小限に抑えることが可能です。

さらに、導入プロジェクトが長期にわたる場合、経営層からのサポートが継続的に得られるよう経営陣の代表者もチームに含めることが望ましいです。この経営陣の参画により、プロジェクトの優先順位が組織全体の戦略と一致し、必要なリソースが確保されます。

プロジェクトチームの立ち上げを成功させるには、明確な目標の設定、役割と責任の割り当て、効果的なコミュニケーション体制の確立が不可欠です。これらの点に注意を払いながらチームを構成することで、ERP導入プロジェクトをスムーズに進めることができます。

現状の業務フローの整理

続いて、現状の業務フローの整理をする必要があります。現行の業務プロセスを包括的に分析し、それぞれの工程を詳細に検証します。

この段階では、必要な情報を集め、業務の各ステップがどのように実行されているか、どのような人材、技術、時間がそれぞれに費やされているかを明確に理解することが求められます。さらに、現行のフローにおけるボトルネックや非効率なプロセスを特定し、改善の余地がある部分を指摘します。

また、業務フローの整理により、将来的なERPシステムによる業務の自動化や効率化のための具体的な要件定義が可能になります。これは、ERP導入後のスムーズな運用移行はもちろん、長期的なビジネス成果の最大化につながる重要なステップです。

加えて、業務フローの整理は、企業内の関連部署やチーム間でのコミュニケーションを促進し、業務プロセス改善への共通理解を築く機会を提供します。これにより、ERP導入プロジェクトの関係者のモチベーションアップにつながり、プロジェクトが成功する可能性が高まります。

ERPを導入する際の「現状の業務フローの整理」は、後続の導入作業を円滑に進め、最終的にERPシステムを最大限に活用する基盤を築く重要なステップです。効率的かつ効果的なERP導入に向けて、このプロセスに十分な時間とリソースを割くことが推奨されます。

ERP導入後の業務フローの策定

現状の業務を理解したら、次は、ERPシステム導入後の業務フローを検討します。 既存のフローをERPシステムに適用するのではなく、導入目的を達成するために最適なフローを設計するプロセスです。その際、各ステークホルダーの意見を集め、プロジェクトチームで議論を重ねることが大切です。ERP導入の目的が部門の効率化、コスト削減、意思決定の迅速化、顧客サービスの向上などであれば、それらの目標を達成するためにどのような業務フローが最適かを議論し、決定します。

導入後の業務フローを策定する際は、ERPシステムの機能を最大限活用できるように考慮することも重要です。システムの可能性を理解し、それをビジネスプロセスにどう組み込むかを検討することが望まれます。その際に、実際にシステムを利用する従業員の方々の意見も考慮する必要があります。

ERPの試用

ERPシステムを選定し導入計画を進める際、システムを試用することは導入プロジェクトの核とも言えます。ERPを導入する際の試用では、実際のフローでシステムが正しく機能するかテストします。こうすることで、想定外の問題や改善が必要な点が明らかになり、修正が可能になります。導入後の試用では、システムの機能確認だけでなく、実務に即したテストを行うことが重要です。

この段階を経ることで、企業は本稼働に安全に移行できます。試用運用をしっかりと行うことで、導入後のトラブルを未然に防ぎ、業務に影響が出る前に対処できます。必要に応じて実際のデータを使用することで、業務プロセスにおけるERPシステムの有効性や効率性を確認できます。

ERPの試用は、新しい業務プロセスを作成または最適化する絶好の機会です。策定された業務フローを実運用に落とし込む過程で、従業員の意見を集め、業務プロセスを改善します。試用を通じて、企業はERPシステムと現行のビジネスプロセスの整合性を確認し、必要に応じて調整を行います。
計画をしっかりと立て、適切に実施することで、ERPシステム導入のリスクを最小限に抑え、最大限の価値を引き出すことが可能です。

マニュアルの作成

ERP導入後は、すべての従業員がシステムを正確かつ効率的に扱える必要があるため、「マニュアルの作成」が必要です。

成功したERP導入プロジェクトでは、マニュアル作成が単にシステムの機能説明にとどまらず、組織の業務プロセスに沿った操作手順やベストプラクティスの共有を目的としています。これにより、ERPシステムがITツールではなく、組織の生産性向上や意思決定の質向上に直接貢献する重要な資産として機能します。

マニュアル作成の留意点として、まず導入するERPシステムを深く理解し、その機能と可能性を全面的に把握することが挙げられます。この理解を基に、業務の各フェーズでERPシステムをどう利用するかを漏れなく、分かりやすく伝える必要があります。

また、マニュアルは管理者だけでなく現場の従業員が使用することを考慮して作成されるべきです。したがって、業務の具体的なシナリオを示したり、画面キャプチャを使用して分かりやすい内容であることが望まれます。さらに更新の容易さも重要で、ERPシステムのバージョンアップに伴い、マニュアルも適宜更新されるべきです。
ERP導入は組織全体に影響を及ぼすため、マニュアル作成も組織全体の取り組みとして考え、幅広い部門からのフィードバックを取り入れ常に改善を続けるとより良いでしょう。

本稼働

ここまでの準備が完了し、晴れてシステムの本稼働を開始します。本稼働初期は、予期せぬトラブルが多いため、プロジェクトチームやサポート体制を強化する必要があります。問題を迅速に解決し、業務の中断を最小限に抑えることが重要です。

また、ERPの本稼働をゴールではなく、新たな出発点として捉える必要があります。運用開始後も、定期的にシステムの性能を監視し、改善を行うと良いでしょう。使い方の効率化、業務プロセスの最適化、そして将来の展開も考慮した運用が推奨されます。
本稼働時は、従業員からのフィードバックを積極的に収集し、その意見をシステム改善に活かすことが望ましいです。従業員からの改善提案は、システムをより効果的かつ効率的に利用するための重要な情報源になります。

ERPの本稼働は準備段階の集大成ですが、この時点での成功は通過点にすぎません。継続的な監視と改善によって、ERPシステムは真価を発揮します。ERP導入にはこの視点を持って本稼働に臨むことが求められます。

ERPについてまとめ

ERPシステムの導入は企業経営を大きく刷新する一歩です。このシステムにより、会社の財務、製造、人事、供給管理など多岐にわたる業務が一元化され効率化されます。それによりコスト削減や意思決定の迅速化が実現可能になります。しかし、高い初期投資が必要であり、継続的なメンテナンスコストや組織内の変革管理も大きな課題です。

本記事では、これらのポイントをそれぞれ解説してきました。ERPシステム導入にはかなりのコストが必要ですが、導入後には業務を自動化し、結果として快適に業務が進められることでしょう。
ERPの導入を検討する際には参考にしていただければ幸いです。

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