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案件管理とは?必要性や営業を効率化するツール・システムのメリットを解説|ビーブレイクシステムズ

昨今、ビジネス環境の競争が激化しているため、企業は効率化と生産性向上を常に模索しているかと思います。中でも、営業部門では、案件管理の効率化がとても重要になっています。

この記事では、案件管理の基本的な概念と必要性、効率的な営業活動をサポートするツールやシステムの選び方について解説します。この記事を読むことで、案件管理の重要性と実現方法について知ることができます。

案件管理とは?

業種や会社によっては管理する範囲は異なりますが、本記事では「見込み案件が発生してから成約までを管理する」ことを案件管理としてご紹介します。営業活動の中心的な業務管理で、顧客情報の共有、案件の追跡、売上の予測などが含まれます。

案件管理を適切に行うことで、営業チームは顧客とのやり取りを確認することができ、各案件の進捗状況を把握できます。案件状況が明確になるため、必要なタイミングで必要なアクションを起こせるため、受注確度が上がり、収益向上に直接結びつきます。
適切なデータ分析に基づく予測は、営業戦略の計画と実行をより確実にし、収益向上に寄与します。


案件管理ツールなどを使って情報を一元管理することで、営業マネージャーやチームメンバー間での意思疎通もしやすくなるため、チーム全体の生産性が向上します。

案件管理が必要な理由

この章では、案件管理の必要性について解説します。案件管理に取り組む前に、どのような効果があるのかについて理解を深めましょう。

営業の効率化

営業活動では、複数の案件を効率良く管理し、案件情報をスムーズに検索・更新できることが大幅な時間の短縮になります。

顧客管理からスケジュール管理まで、一元化したツールを用いることで、正確かつタイムリーな情報共有を行うことができます。
必要な情報を瞬時に取得し、顧客への迅速かつ正確な対応を可能にします。誤った情報伝達や情報の漏洩などのトラブルを事前に防ぐことができます。
さらに、チーム内での情報共有が効率的に行われることで、営業担当者同士での引継ぎや上長への状況説明などコミュニケーションにかける時間も削減できます。

また、受注の可能性が高い案件を優先的にフォローアップすることで、営業活動を効率的に展開できます。
その他にも、案件管理データを用いて、業務プロセスのボトルネックや無駄な工程を明らかにし、それらを解消することで全体の効率化を図ることも可能です。

案件の受注確度の向上

案件管理では案件ごとの詳細を記録するため、見込み客のニーズや関心度を把握でき、各案件に合わせた効果的な営業戦略を立てることができます。
案件管理では案件ごとの詳細を記録するため、見込み客のニーズや関心度を把握でき、各案件に合わせた効果的な営業戦略を立てることができます。

案件情報は個人だけでなくチーム全体で共有できるため、課題を発見し改善策を検討することができ、受注確度の向上に繋がります。

経営の意思決定に役立つ

案件管理を行うことで、各案件の詳細情報を把握することができます。経営層はそのデータを分析して市場動向の変化を見極め、戦略的な判断をすることが可能です。
また、受注見込みを正確に把握することで予算を正しく判断できるようになり、経営目標や収益予測を立て必要なリソース配分や市場戦略を、計画することができるようになります。

限られたリソースの中で、どの案件にどれだけの時間や予算を割り当てるかの判断材料にもなります。このような意思決定を支え、組織全体の成果を向上させるのに効果的です。

過去の案件情報を分析することで、未来の案件に対してもより精度の高い判断が可能となります。
たとえば、過去の案件から成功した案件とそうでない案件のデータを比較分析し、成功へのパターンや共通点を抽出できます。
どの商品やサービスが好評で、どの市場や顧客層が最も受注確率が高いかなどの分析が可能です。

また、営業担当者やチームごとのパフォーマンス分析を行うことで、特に成果を出している戦略やアプローチを組織全体で共有・標準化できます。

案件データを分析し、業務改善に活かすことで、営業戦略の精度を高め、営業プロセスの効率化を実現し、結果として営業成績の向上につながります。

属人化防止、業務の標準化

案件管理ツールを利用することで、営業活動や顧客管理の情報が個人に依存せず共有できるため、業務プロセスの属人化を防げます。
特定の営業担当者の情報を組織全体で共有することで、案件や顧客情報の管理を効果的に行うことができます。

案件管理ツールを利用することで、営業活動や顧客管理の情報が個人に依存せず共有できるため、業務プロセスの属人化を防げます。
特定の営業担当者の情報を組織全体で共有することで、案件や顧客情報の管理を効果的に行うことができます。

案件管理ツールの使用は業務の標準化にも貢献します。登録フローを確立することで、担当者間の業務進行のばらつきがなくなり、新しいメンバーが加わっても、既存のプロセスに容易に準拠できるようになります。営業戦略や顧客管理の品質を一定に保つことに直結し、組織全体の業績向上につながります。

他部署や部門との連携が容易

案件管理システムを採用することで、他部署や部門との連携が格段に容易になります。
営業部門だけでなく、製品開発、マーケティング、サポート部門など、企業内の各部門が一元的なシステムを通じて案件の最新状況をリアルタイムで共有でき、迅速な意思決定を促進します。例えば、営業部門が新規顧客との商談進捗を更新すると、製品開発部門はその情報をもとに市場ニーズに応じた製品改良を検討することができます。同時に、マーケティング部門は顧客データを活用してターゲットに合わせたキャンペーンを企画することが可能になり、サポート部門も顧客からの問い合わせに対してより具体的で迅速な対応を提供できるようになります。

結果として、顧客満足度の向上、プロジェクトのスピードアップ、ロスタイムの削減など、企業全体のパフォーマンス向上へと繋がります。

案件管理を始める際の準備

案件管理を成功させるには、まず運用体制を整える必要があります。
関わるメンバー全員で案件管理に何を期待するのかの認識を合わせましょう。受注確度、受注予定金額、納品予定日、いつ、どこで、誰が、どのように、といった登録内容や各メンバーの担当範囲や記入するタイミングなどの運用ルールなどを自社の目的に応じて設定しましょう。

また、案件の進捗状況を共有する仕組みを作り、チーム内で共有することが求められます。定期的なミーティングの設定や、進捗管理ツールを利用するのも良いでしょう。進捗管理ツールを利用することで、各メンバーはリアルタイムで案件の状況を確認でき、迅速に対応するための共通の基盤が提供されます。

案件管理ができるツール・システムについて

案件管理には、エクセルやGoogleスプレッドシートを使ったシンプルな方法から、専用管理ツールやシステムを使用する高度な方法まで様々あります。
この章では、エクセルを始めとする一般的なツールから、専門的な案件管理システムまで、押さえるべきメリットやデメリット、機能性、選定時の考慮点を解説します。

エクセルでの案件管理

多くの企業はエクセルを利用して案件管理を行っています。特別なツールを購入する必要がなく、最小限のコストで利用可能であることが最大の魅力です。
もし、利用人数がそれほど多くなく、シンプルな案件管理をするのみであれば、まずは安価なエクセル管理から始め、エクセルの機能に限界を感じたら、その問題点を解決できるシステムやツールを検討されるのも良いでしょう。

エクセルでの案件管理でのメリットとデメリットをそれぞれ紹介します。エクセルの制約とメリットを理解し、そのポテンシャルを最大限引き出して利用しましょう。

メリット

エクセルでの案件管理のメリットは以下の通りです。

  • コストが少ない
    エクセルはほとんどの企業で既に導入されており、追加費用がかからないため予算を有効活用できます。
  • 操作が簡単
    既に使い慣れたツールのため、新しく操作方法を覚える必要がありません。
  • データの整理・分析に必要な機能が満載
    エクセルは用意されている機能や関数が豊富なため、自社の要件に合わせて柔軟に利用することができます。
    例)フィルタリングやソート機能を用いて、多数の案件の中から重要な情報を素早く抽出する
    条件付き書式を活用して、期限が迫っている案件や重点を置くべき案件を視覚的に強調表示するなど、重要度に応じた優先順位の設定が可能
  • 豊富なテンプレートが用意されている
    データ分析や報告、予測など、高度な管理が実現できます。
    例)市場や顧客の動向を正確に捉え、戦略的な意思決定を行う
    進捗状況を視覚的に捉える「ガントチャート」を作成し、プロジェクトの進行状況を一目で把握

デメリット

エクセルでの案件管理には以下のようなデメリットもあります。

  • データの共有や同時編集が困難
    大規模なプロジェクトであったり、関係者が増えていくと同時編集ができないことで業務に滞りが発生します。同時にデータの編集を行っても、最終的にどのバージョンが最新かの判断が困難です。
  • 膨大なデータを管理するには向かない
    データ量が増えると、パフォーマンスが低下しファイルの読み込みや書き込みに時間がかかります。
  • セキュリティリスクが高い
    アクセス権の制御が困難で、案件情報は企業にとって重要な機密データを含むので、セキュリティでの懸念があります。
    役職や部署ごとの閲覧権限の設定も困難です。
  • 動的な営業マネジメントに限界あり
    元々会計や数値の集計を主な目的として設計されたツールであるため、リアルタイム性に欠けます。
  • 外部の方にファイルを共有するのに手間がかかる
    メールで送付するなどの手動の作業が必要でリアルタイムな情報共有ができません。
  • 複雑な管理には専門知識が必要
    営業プロセスの各段階や関連するアクションを記録・追跡するなど、複雑な管理を実現するには、関数やマクロなどの条件設定が必要となり専門的な知識を要します。
  • フローの検討と構築をする必要がある
    自由度が高いため、自社にて検討しなければいけない範囲が広いため、フローの作成に時間がかかる可能性があります。

Googleスプレッドシートでの管理

多くのツールやシステムの中でもGoogleスプレッドシートは、アクセシビリティ、柔軟性、コストパフォーマンスの高さから営業案件管理に適した選択肢の一つです。Googleスプレッドシートでの案件管理のメリット・デメリットを紹介します。

メリット

効率的な案件管理を実現するGoogleスプレッドシートのメリットは以下の通りです。

  • クラウド上でどこからでもアクセス可能
    外出先からでもインターネットさえあれば、リアルタイムでの情報共有が可能です。
    例)外出中の営業担当者が商談後にスマートフォンから情報を更新すれば、オフィスにいるメンバーもその変更を即座に把握可能。
  • Excelに匹敵するカスタマイズ性
    フィルターや条件付き書式を使って営業案件の優先順位設定や重要なデッドラインの可視化なども行えます。
  • 複数人が同時に編集できる
    営業案件の進捗状況や顧客情報の更新が頻繁に行われる現場に最適です。タスク分担や効率的な進捗管理が容易になります。
  • 無料で利用できる
    スタートアップから大企業までビジネスのスケールに関わらず費用がかからないので導入検討しやすいです。
  • 豊富なテンプレート
    案件管理専用のテンプレートを使うことで設定の手間を省き、すぐに案件管理を開始できます。
  • Googleフォームとの連携が可能 顧客からのフィードバックや新規案件の情報を直接スプレッドシートに取り込み、情報の一元管理が容易になります。

デメリット

Googleスプレッドシートを活用するデメリットもあります。

  • インターネット接続が必須
    オフライン環境では利用できないため、移動中や通信環境が整っていない地域での作業が困難です。
  • エクセルに比べ高度な機能が限定される
    基本機能には揃っていますが、営業成績の詳細な分析や複雑なシミュレーション等、複雑な管理を行うには機能的な制約があります。
  • フローの検討と構築をする手間がかかる
    エクセルと同様に、自社の業務に合わせて業務管理方法を検討する必要があります。

タスク管理ツールでの管理

タスク管理ツールは、案件ごとに具体的なタスクを設定し、それらを効率的に追跡し、自動化することができます。適切なツールを選ぶことで、記録の自動更新、進行状況のリアルタイムでの可視化、チームメンバー間のコミュニケーションの促進など、多くの利点があります。
タスク管理ツールのメリット、デメリットについて説明します。

メリット

タスク管理ツールを導入するメリットは以下の通りです。

  • 案件ごとのステータス管理や進捗共有が容易
    情報共有ができるためチームワーク強化に繋がり、プロジェクトの成功率が高まります。
  • 案件情報を一元化できる
    案件のステータスや担当者、期限など必要な情報を一つのプラットフォームでリアルタイムに更新・共有管理できます。
  • 進捗状況をリアルタイムで把握
    チームメンバーは自分の担当タスクだけでなく、プロジェクト全体の業務全体を確認することができます。
  • 過去のデータの蓄積・分析が可能
    過去の成功例や改善点を将来の案件管理に活かすことができます。
  • 業務が可視化されることで意思決定のスピードアップ
    管理者は案件の進行具合を正確に評価し、必要に応じてリソースの再分配や期限の調整などを迅速に行えます。

タスク管理に特化しているため、慣れれば業務効率を大きくアップできる可能性があります。また、エクセル等では実現できない痒い所に手が届くような管理もできるでしょう。

デメリット

タスク管理ツールのデメリットは以下です。

  • 保有する機能が豊富で使いこなすのが難しい
  • 利用に慣れるまでに時間がかかる
  • 自社に必要な機能があるものを選ぶのが大変
  • 費用がかかる
    タスク管理ツールは導入時に費用がかかります

SFAでの管理

SFA(Sales Force Automation)とは、営業を支援するシステムで、顧客との商談管理や、メールを送った、電話をかけたなどの行動を記録することができます。タスク管理よりも、より営業活動の効率化に特化したシステムです。
ここではSFA導入のメリットデメリットについて紹介します。

メリット

SFAの導入によるメリットは以下です。

  • 営業活動の効率化
    顧客情報を一元管理でき情報が集約されるため、整理や検索にかかっていた時間を節約できます。営業担当は顧客訪問や新規顧客の開拓に時間を充てられます。
  • 案件の状況をリアルタイムで確認
    営業戦略の迅速な調整や正確な意思決定をサポートします。
  • 案件の優先順位を把握
    優先すべき案件が即座に分かるため、効果的にアプローチできます。
  • 収集データを基に分析可能
    市場の動向や顧客のニーズを分析し、営業戦略の見直しや新しいビジネスチャンスを発掘できます。

デメリット

SFAのデメリットは以下です。

  • 初期投資に負担がかかる
    導入初期には、システムの設定や社内の運用方針の策定、スタッフの研修に時間と費用がかかります。特に中小企業には、初期投資のコストが大きな負担となることがあります。
  • スタッフの適応期間
    全営業スタッフがSFAシステムを効果的に使えるようになるまでの適応期間が必要です。この間、生産性やモチベーションの低下が起こる可能性があり、適切なフォローアップが重要です。
  • プライバシーとデータセキュリティの課題
    SFAシステムは顧客情報を詳細に記録するため、プライバシー保護とデータセキュリティへの注意が必要です。顧客データの漏洩は企業の信頼性を損なう可能性があります。適切なデータ管理とセキュリティポリシーの策定が求められます。

SFAシステムの選定時にサポート体制やセキュリティ対策を詳細に確認する必要があります。
また、導入後も定期的な研修や評価を行い、スタッフの適応をサポートすることが重要です。

CRMでの管理

CRM(Customer Relationship Management)は顧客管理システムです。CRMを導入することで顧客との関係を深め、長期的な連携を築く支援をします。顧客情報の一元管理、商談の進捗管理、売上予測など営業プロセスの効率化を実現します。 CRMのメリットとデメリットを説明します。

メリット

CRMを利用した案件管理のメリットを紹介します。

  • 一元化されたデータ管理
    顧客情報、過去の交渉履歴、重要な商談の進捗状況など全ての情報が一か所に集約されます。顧客とのやり取りをスムーズに進め、重要な情報を見逃さず適切なタイミングで最適なアプローチを実施できます。
  • 営業プロセスの可視化
    どの案件がどのステージにあるかを一目で確認できるため、営業チームの効率が大幅に向上します。重点を置くべき案件に集中し、無駄な時間を削減できます。
  • 高度な分析ツール
    過去のデータに基づく精度の高い予測が可能です。これにより将来の売上動向を把握し、戦略的な意思決定を支援します。営業戦略の立案において、実証されたデータを基に行動できるため、高い成功率を期待できます。
  • 顧客満足度を向上
    顧客ごとに適切にカスタマイズされたアクションを起こすことが可能なので、顧客体験が向上し、長期的な顧客関係の構築に結びつきます。

デメリット

CRM導入のデメリットは以下です。

  • 習熟に時間がかかる
    多機能CRMの場合、すべての機能を完全に活用するまでに期間がかかるため、短期間での成果は期待しにくいです。
  • 導入後は定期的な費用が発生する
    多くのCRMシステムがサブスクリプションモデルで提供されています。高機能なシステムは高価であり、特に小規模企業やスタートアップには大きな負担になる可能性があります。
  • データ漏洩やセキュリティ侵害のリスクが伴う
    CRMシステムは企業の重要な顧客情報を一元管理するため、システムのセキュリティ対策やプロバイダの信頼性を十分に検証すること、定期的なバックアップや復旧計画の策定は安全な運用のために不可欠です。
  • カスタマイズや機能拡張が難しい場合がある
    カスタマイズが難しい製品も多く、システムに業務を合わせる必要があります。
  • 選択肢が多い
    市場にはさまざまな機能、価格帯、サポート体制、カスタマイズの容易さを売り物にした多くのプロダクトがあり、自社に合うものを選択するのに労力がかかります。

案件管理ツール・システムの選び方

本記事でも様々なツールやシステムを紹介してきましたが、市場には多様な案件管理ツールが存在するため、自社の要件に合ったシステムの選択は容易ではありません。
複数あるCRMのサービスは、それぞれが特定のビジネスニーズに対応して設計されています。それぞれのシステムの利点と欠点を理解し、自社のビジネスモデルや営業プロセスと照らし合わせ、比較検討することが求められます。

選択肢を適切に絞り込むには、最初に自社が直面している課題を明確にし、それを解決できる機能を持つシステムを優先的に検討することが有効です。例えば、顧客情報の集約や分析、営業活動の可視化、レポート作成の自動化など、具体的なニーズを達成することができるツールなのかを基準に選定することで絞られていきます。
市場調査、同業他社の事例研究、無料のトライアル利用を通して、自社の営業効率向上に最も貢献するツールを見つけましょう。

この章では、自社にあったシステムを選定するためのポイントを実用的なアドバイスを交えて解説します。

使い勝手の良さ

操作が直観的で、学習コストが低いツールほど、新システムに対するチームメンバーの抵抗感を軽減し、短期間での導入を実現します。

具体的なポイントとしては、操作画面が分かりやすく理解しやすいこと、必要な機能が簡単にアクセス可能であることなどが挙げられます。必要な機能が揃っていることも重要ですが、それらの機能が直感的に、そして容易に利用できることが不可欠です。

実際に案件管理ツールを選ぶ際には、トライアル版を利用して、実際に操作してみることをお勧めします。自社の業務に合致するか、チームメンバーがストレスなく操作できるか、日頃から必要としている情報に簡単にアクセスできるかなど、具体的な評価を行うことができます。

費用対効果

高価なシステムが最高とは限らず、無料のツールでも十分な機能を提供するものもあります。予算内で最大の効果を得られるシステムを選定する必要があります。機能が豊富にあっても利用しなければ意味がないので、必要がない機能がなるべく含まれていないものが金額的にも抑えられるため理想的です。
また、導入時の費用だけでなく、導入後の費用や、運用や保守にかかる労力なども考慮する必要があります。

スマホやタブレットでの利用可否

営業担当者にとって、スマートフォンやタブレットで外出先からの利用ができるかどうかは重要です。特に社員の外出や出張が多い場合は、必須の機能といってもよいでしょう。

場所を選ばずにアクセスできるため、顧客との打ち合わせや商談中に重要な情報を受け取った場合、その場でスマートフォンやタブレットを使用して即座に案件情報を更新することができます。チーム内で速やかに情報共有ができ、スムーズに次のアクションへと移る準備を整えることができます。

セキュリティ対策

案件管理は顧客情報などの機密情報を扱うため、高度なセキュリティ対策が重要です。
全ての従業員が必要以上の情報にアクセスできる状態は、情報漏洩のリスクを高めます。そのため、役職や業務内容に応じた適切なアクセス権限の割り当てができることが理想的です。

また、定期的なセキュリティチェックは情報漏洩を未然に防ぐために不可欠です。システムの脆弱性を定期的にチェックし、速やかに対応することで、クラッキングやウイルスの侵入を防ぎます。最新の脅威に常に対応できるよう、セキュリティシステムの更新も怠らないようにします。
バックアップ体制の整備は、データ漏洩やシステム障害が発生したときのリスクを軽減します。定期的なバックアップを行い、復旧プロセスを検証することで、万が一の事態にも迅速に対応できます。

そのような保守サポートをベンダーがやってくれるかどうか、保守費用がどれくらいかかるのかなども確認すると良いでしょう。

導入の難易度

ツールやシステムを導入する上で、いかにスムーズに社内で利用開始するかは重要なポイントです。しかし、全てのソリューションが同じように導入しやすいわけではありません。特にクラウドベースのツールやシステムを導入する際には、以下の点に注意すると良いでしょう。

  • ツールの設定作業の複雑さ
    多くのクラウドサービスは柔軟なカスタマイズが可能ですが、一方で設定の複雑さにより余計な時間や労力がかかる可能性があります。また、これらの作業には専門的な技術知識が求められるケースも少なくありません。
  • チームメンバー全員が新しいツールやシステムを利用できるかどうか
    新システムを導入したが、全く利用されないといったことが起きないように、適切なトレーニングを計画することが重要です。クラウドサービスは定期的にアップデートされ新機能が追加されることも珍しくありません。そのため、継続的なサポートが求められます。初期段階でのサポートやトレーニングの質が、導入後の利用成果に大きく影響します。
  • ベンダーのサポート体制の充実度
    導入から運用、さらにはトラブル時の対応まで、充実したサポートがあれば安心してクラウドサービスを利用できます。導入支援サービスや定期的なトレーニングプログラム、迅速なカスタマーサポートなどが提供されているか確認しましょう。

カスタマイズ性

自社独自のプロセスを反映させることが、効率的な案件管理に繋がります。既存のツールやシステムが自社の業務に完全にマッチするとは限りません。自社の業務フローや案件の特性に応じて、タスクやステータスを自由にカスタマイズできるかどうかを確認しましょう。
案件の進捗状況の分析レポートや、今後の営業戦略に活用するための詳細なレポートなど、自社にとって必要な数字が見たい角度で確認できるかどうか、 レポーティング機能の柔軟さも確認すると良いでしょう。

既存システム・ツールとの連携

選択する案件管理ツールが既存のシステムや業務管理ツールとスムーズに連携できるかどうかの確認もしましょう。
他の使用しているソフトウェアやシステムとの連携性が高いツールを選ぶことで、重複した作業を減らし作業の自動化が促進されます。
既に利用中のシステムをそのまま利用することで、余計な費用をかけることなく効率的に新システムの稼働ができます。

特に、メールシステムやカレンダー、ファイル共有ツールとの統合は、コミュニケーションの効率化に重要です。
連携可否だけでなく、どのように連携するのかも確認する必要があります。
スムーズな連携により情報の一元管理が可能になり、時間の節約につながります。

既存のシステムと連携する際には、セキュリティも考慮する必要があります。企業の情報セキュリティポリシーに適合するか、データの保護・管理が適切に行われるかは慎重に検討しましょう。また、既存システムとの連携で発生する可能性のある技術的な問題に対処できるかどうか、提供会社のサポート体制を確認することも重要です。

まとめ

本記事では、案件管理方法やその重要性、及び適切なツールの選定方法について説明しました。
案件を可視化することで、チーム全体の営業スキルの向上につながり、結果として企業の売上増加に直結します。

当社のクラウドERP「MA-EYES」も案件管理はもちろんのこと、案件を受注した際の受注管理、グループウェアなどにも情報連携し一元管理が可能です。
月額数万円から始められる手軽なものもございますので、まずはお気軽にお問い合わせください。

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