「日々の業務に追われ、会社の成長に必要な時間が確保できない」「部署間の連携がうまくいかず、二重入力や確認作業に手間がかかっている」。多くの企業がこのような悩みを抱えています。
本記事では、根本的な業務効率化を実現する解決策としてクラウドERPを解説。 その原因は、場当たり的なツールの導入による「つぎはぎ」の業務フローにあるかもしれません。 そのメリットから失敗しない導入ステップ、企業のための業務効率に関する情報を網羅的にお届けします。

なぜ業務効率化は進まないのか？個別ツールの「つぎはぎ」が生む3つの限界

多くの企業では、会計ソフト、販売管理システム、Excelなど、部署ごとに異なるツールを使って業務を行っています。 これらは一見効率的に見えますが、会社全体で見ると、情報の分断や非効率な作業を生み出す原因となっています。 部分的な効率化の積み重ねが、かえって全体の生産性を下げてしまうのです。 ここでは、個別ツールの「つぎはぎ」が引き起こす3つの限界について具体的に解説します。

1. 部署ごとにデータが分断され、二重入力や転記ミスが多発

部署ごとにシステムが独立しているため、同じ情報を何度も入力する手間や、転記ミスが頻発します。
例えば、営業部が受注情報をExcelで管理し、経理部がその情報を会計ソフトに再度手入力しているケースが典型的です。
この二重入力は、単純な時間の無駄であるだけでなく、ヒューマンエラーの元となります。 入力ミスが一つあるだけで、請求金額の間違いや在庫数の不整合といった問題に発展し、その確認や修正作業にさらなる時間とコストがかかってしまうのです。 データの正確性が担保されず、部門間の情報連携もスムーズに行えません。

2. Excelでの属人的な管理が横行し、担当者不在で業務が停止

特定の社員しか分からない複雑なExcelファイルやマクロに業務が依存し、「その人がいないと仕事が進まない」状況に陥ります。
これは「属人化」と呼ばれる状態で、企業の成長を妨げる大きなリスク要因です。
担当者が急に休んだり、退職したりした場合、業務が完全にストップしてしまう可能性があります。 また、ファイルが個人のPCに保存されていると、リアルタイムな情報共有ができず、他の社員は古い情報をもとに作業を進めてしまうかもしれません。 このようなブラックボックス化した業務は、組織としてのノウハウ蓄積を妨げ、持続的な成長を阻害します。

3. 経営状況がリアルタイムに見えず、迅速な意思決定ができない

各部署からデータを集計するのに時間がかかり、経営者が会社の現状を正確かつタイムリーに把握できません。
月次の経営会議のために、経理担当者が各部署からExcelファイルを集め、何日もかけて集計作業を行っている、といった光景は珍しくありません。
これでは、市場の変化やビジネスチャンスに対して迅速な意思決定を下すことが困難です。 ようやく出てきた経営数値はすでに過去のものとなっており、舵取りを誤る原因にもなりかねません。

経営課題を根本から解決するクラウドERP

前述した「つぎはぎ」の限界を解決するのが、クラウドERPです。 ERPとは「Enterprise Resource Planning」の略で、企業の経営資源（ヒト・モノ・カネ・情報）を統合的に管理し、経営の効率化を図るためのシステムを指します。いわば、会社全体の情報を一元管理する「司令塔」のような存在です。 ここでは、クラウドERPが経営課題を解決する理由を解説します。

【データ一元化】基幹業務システムを統合し、全社の情報をリアルタイムに可視化

クラウドERPは、販売、購買、会計、人事など、会社の中核となる業務情報を一つのデータベースに統合します。 これにより、部署ごとに分断されていた情報がつながり、経営状況をリアルタイムで正確に把握できるようになります。
例えば、営業担当者が受注情報を入力すれば、そのデータが即座に会計システムや在庫管理システムに反映されます。 これにより、二重入力の手間がなくなるだけでなく、経営者はいつでも最新の売上や利益、在庫状況を確認でき、精度の高い経営判断を下せるようになるのです。

【自動化】手作業をなくし、バックオフィス業務の生産性を劇的に向上

これまで手作業で行っていた請求書発行、経費精算などの定型業務を自動化できます。 クラウドERPには、日々の繰り返し作業を効率化するための機能が豊富に備わっています。
例えば、稼働時間から毎月の給与や請求金額を自動計算し、請求書等の帳票をワンクリックで出力することが可能です。 これにより、経理担当者などのバックオフィス部門は、単純作業から解放され、より付加価値の高い分析業務や改善活動に時間を使うことができます。 手作業の削減は、コスト削減だけでなく、従業員のモチベーション向上にもつながります。

【内部統制強化】業務プロセスを標準化し、脱・属人化とセキュリティ向上を実現

クラウドERPの導入は、社内の業務フローを標準化し、誰が作業しても同じ品質を保てる体制を構築します。
これは「内部統制」の強化に直結し、企業の信頼性を高める上で非常に重要です。 内部統制とは、企業の業務が正しく効率的に行われるようにするためのルールや仕組みのことです。
システム上で承認フローを定めたり、役職に応じてアクセスできる情報に制限をかけたりすることで、不正行為や情報漏洩のリスクを低減します。 また、業務が標準化されることで、特定の担当者に依存する「属人化」が解消され、組織として安定した業務遂行が可能となるのです。

失敗しないクラウドERP導入を成功させる4ステップ

クラウドERPは強力なツールですが、ただ導入すれば成功するわけではありません。 自社の課題や目的に合わない製品を選んだり、導入プロセスを誤ったりすると、かえって現場が混乱し、期待した効果が得られない可能性があります。 ここでは、クラウドERPの導入を成功に導くための基本的な4つのステップを、分かりやすく解説します。

【STEP1：現状分析】まずは自社の業務フローと課題を徹底的に洗い出す

導入成功の第一歩は、現状を正確に把握することから始まります。
「誰が」「いつ」「どのような業務を」「どうやって」行っているのかを具体的に洗い出しましょう。
各部署の担当者にヒアリングを行い、既存の業務フローを図に書き起こしてみるのが有効です。 その上で、「どこで二重入力が発生しているか」「どの業務が属人化しているか」「どこに時間がかかっているか」といった課題をリストアップします。 この現状分析が具体的であるほど、後のステップで適切な判断ができるようになります。

【STEP2：要件定義】「何を実現したいか」を明確にし、導入目的を具体化する

現状分析で見つかった課題をもとに、クラウドERPを導入して「何を解決したいのか」「どうなりたいのか」というゴールを明確にします。 これが「要件定義」です。
例えば、「月次決算を3営業日短縮したい」「プロジェクトごとの収支をリアルタイムで把握したい」「請求業務にかかる時間を30%削減したい」のように、できるだけ具体的な数値目標を設定することが重要です。 この目的が曖昧だと、製品選定の軸がぶれたり、導入後に効果を正しく評価できなくなったりします。 経営層から現場の担当者まで、関係者全員で目的意識を共有することが重要です。

【STEP3：製品選定】自社の課題に合ったERPを比較検討する

STEP2で定めた要件をもとに、自社に最適なクラウドERP製品を選びます。
ERPには、会計に強いもの、プロジェクト管理に特化したもの、特定の業種に強みを持つものなど、様々な種類があります。
複数の製品の資料を取り寄せたり、デモを体験したりして、機能や操作性、サポート体制を比較検討しましょう。 特に、自社の業務フローにフィットするか、将来の事業拡大にも対応できるか、といった視点が重要です。 価格だけで選ぶのではなく、長期的な視点で投資対効果を判断することが求められます。

【STEP4：導入・定着】定着するまで導入目的を粘り強く伝える

導入プロジェクトの責任者を明確にし、ベンダーのサポートも活用しながら、社内向けの研修会やマニュアル整備を丁寧に行いましょう。 新しいシステムへの移行期には、現場から一時的な反発や戸惑いの声が上がることもあります。 導入目的やメリットを粘り強く伝え続け、現場の意見を吸い上げながら改善を繰り返すことが、社内への定着を成功させる秘訣です。
いきなり全社で一斉に導入するのではなく、特定の部署や業務から小さく始める「スモールスタート」もおすすめです。 導入時の混乱を最小限に抑え、課題を一つずつ解決しながら着実に利用を広げていくことができます。

【課題別】もう悩まない！クラウドERPで解決できる業務一覧

クラウドERPを導入すると、具体的にどのような業務が効率化されるのでしょうか。 ここでは、多くの企業が抱える共通の課題と、クラウドERPがそれらをどのように解決するのかを、具体的な業務シーンに沿ってご紹介します。

プロジェクト管理：「プロジェクト別の収支管理」で赤字を防止

クラウドERPを使えば、プロジェクトごとに売上、原価、工数などのデータを紐づけて管理でき、採算状況を把握できます。 これにより、不採算プロジェクトの早期発見と対策が可能になります。
従来のExcel管理では、プロジェクトが完了してからでないと正確な利益が分からず、気づいた時には赤字だったというケースも少なくありませんでした。ERPを導入することで、進行中のプロジェクトの状況がいつでも可視化されます。これにより、問題があればすぐに対策を講じることができ、会社全体の利益率向上に大きく貢献します。

販売：「見積・受注から請求・入金まで」の流れをシームレスに連携

見積書の作成から受注、売上計上、請求書発行、そして入金管理まで、一連の販売プロセスをシステム上で一気通貫に管理できます。 これにより、各プロセスでの転記ミスや確認作業がなくなり、業務が大幅にスピードアップします。
例えば、受注情報をもとに請求書が自動で作成されたり、発注データから買掛金を自動で計上したりすることが可能です。 データが常に連携されているため、「請求漏れ」や「二重請求」といったミスを防ぐことができます。 担当者は面倒な事務作業から解放され、顧客対応など、より重要な業務に集中できるようになります。

会計管理：「月次決算の早期化」を実現し、経営判断をスピードアップ

各部門のデータがERPに一元化されているため、月次の締め作業にかかる時間を劇的に短縮できます。
従来のように、各部署からExcelファイルを集めて集計する必要がありません。日々の業務をERPに入力していくことで、自動で仕訳が生成されます。そのため、より新しい経営数値を元に、次の戦略を立てることができるのです。

【プロジェクト管理に強み】MA-EYESが選ばれる理由

「MA-EYES（エムエーアイズ）」は、IT業やコンサルティング業、広告業などのプロジェクト・案件単位でビジネスを行う業種に強みを持つクラウドERPです。
多くのERPシステムの中で、なぜMA-EYESが選ばれるのか？その理由について紹介します。

プロジェクト別のリアルタイム収支管理で赤字案件を撲滅

MA-EYESは案件や契約ごとに、売上、仕入、外注費、そして社員の工数（人件費）までを紐づけて採算をリアルタイムで可視化することに特化しています。
プロジェクト別の原価計算や工数管理、採算管理機能が充実しており、赤字案件の防止や利益率の向上に貢献します。 例えば、進行中のプロジェクトの採算が悪化し始めた際に、リアルタイム確認ができるため、早期に気付くことができます。 原因が人員配置にあるのか、見積もりの甘さにあったのかなどの原因を分析し、素早く対策を打つことで、赤字化を防ぎます。

業務に合わせて柔軟に利用できる自由度の高さ

MA-EYESは標準機能を豊富に備えており、利用する機能を選択して導入可能です。 また、カスタマイズをすることなく標準機能の範囲で柔軟に利用できる機能を多く備えています。 例えば、主要な画面に新しい項目を追加することや、表示名を自社になじみのある言葉に一括で変更すること、帳票を自社のテンプレートに合わせて出力することなどが可能です。 ワークフローでは、多段階にわたる承認フローを作成することができます。

「工数管理と勤怠データ」を連携し、適正な人員配置へ

MA-EYESでは誰がどのプロジェクトにどれくらいの時間（工数）をかけているのかを正確に把握し、勤怠データと連携させることができます。
これにより、従業員の労働時間を可視化し、業務負荷の偏りをなくすための人員配置が可能になります。
例えば、特定の従業員に残業が集中している場合、その原因が特定のプロジェクトの負荷の高さにあるのか、非効率な業務プロセスにあるのかをデータに基づいて分析できます。 客観的なデータに基づいた労務管理を実現し、従業員満足度の向上にもつながります。

自社に合わせて選択できる豊富な導入形態

MA-EYESはSaaS、SaaS+、一括の3つの導入形態を用意しています。 そのため導入企業様の規模は50名様未満から1000名以上と幅広く対応が可能です。 お客様のご予算、ご利用人数や利用機能、カスタマイズの有無、運用方法など、お客様のご要望に合わせて柔軟に提案が可能です。

MA-EYES導入でここまで変わる！劇的な業務効率化の成功事例3選

実際にMA-EYESを導入した企業の成功事例を取り上げ、導入前の課題、そして導入後の変化を具体的にご紹介します。

① 【情報システム会社】経理の月次締め処理を１日短縮、営業事務の作業ボリュームを2/3削減

テックファーム株式会社様の事例を紹介します。

課題

導入以前は、自社開発のシステムで案件・プロジェクト管理を行い、請求管理を商用の債権管理ソフト、帳票管理をAccessで行っていました。 業務情報が個別のシステム毎に分散していたため、データの多重入力処理が発生し、経営情報を瞬時に把握できないという課題がありました。

効果

MA-EYES導入によりプロジェクト単位でスピーディな収支状況の把握と工事進行基準に対応した売上計上を実現しました。 導入前に比べ、営業事務の作業ボリュームを三分の一へ削減し、経理の月次締め処理作業を一日短縮しました（5日→4日）。
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② 【情報システム会社】データ重複入力による管理業務負荷の軽減とビジネスフローの改善

株式会社カジマアイシーティ様の事例を紹介します。

課題

今回、システムの更新時期を迎えるにあたり、種々のパッケージソフトを比較した結果、適切な内部統制を維持しつつ、業務の効率化と原価管理方法の見直しを目的に新たなパッケージソフトの導入を検討し始めました。 新システムの選定に当たり、業務をパッケージソフトに極力合わせ、カスタマイズを最小限にとどめてパッケージソフトの導入メリットを最大化した上で、データ入力工数を30%程度削減したいと考えていました。

効果

MA-EYES導入によりビジネスフローが改善され管理業務負荷の軽減に貢献しました。 また、今回、システムフローだけでなく社内全体の業務フローを自社にて見直したため、結果として会社全体の業務改革となりました。
MA-EYES導入の1年後に実施した導入効果に関する社内アンケートについて、全体の85%のユーザがMA-EYESは業務効率化（同一項目入力手間削減：コピー機能、データ一元化、購買支払いの連動、などを挙げた）に貢献したと回答しました。 また、全体の７％が収支管理の厳格化に（業務手順と承認プロセス、見積作成時の原価把握、プロジェクト別予実対比表）、同じく７％が内部統制の向上（ワークフロー、受発注手続きの一環化）に貢献したと回答しました。
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③【広告業】営業担当の日々の入力作業を効率化し残業時間を10%削減

Supership株式会社様の事例を紹介します。

課題

営業担当者は受注すると、既存システムに受注額、手数料、仕入額、広告メニューなどの情報を登録していました。 枠売広告の場合は、受注額と請求額が一致しますが、運用型広告の場合、受注後に実際の運用を行い、運用結果に基づいた広告費の算出の後に最終的な請求額（売上計上額）が確定するため、営業担当者は登録済みの売上伝票に対し修正伝票を都度計上する必要がありました。
規模が小さかった時には対応ができていましたが、近年事業合併などにより売上規模が急速に拡大したため登録案件数が著しく増加し、営業担当者への業務負荷が大きくなり対応が難しくなっていました。
また、このシステムでは、既存システムと債権債務管理業務がシステム連携していなかったため、今回販売管理や債権債務管理など業務の見直しを行い、正確な数字の把握と厳密なキャッシュフローの管理を実現したくシステム導入を決めました。

効果

MA-EYES導入により最大の目的である販売管理から債権債務管理まで一気通貫の仕組みを短期間で実現しました。 これにより、債権債務の精度が飛躍的に向上しました。併せて業務フローを見直すことにより、営業担当の事務作業が効率化され、残業時間を10%削減しました。今後は更に10%削減を実現する予定です。 その他、今回のシステム導入により、営業担当者に債権債務管理の重要性について意識付けすることができたと思います。
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クラウドERP導入に関するよくある質問

クラウドERPの導入を検討する際には、費用や期間、運用方法など、様々な疑問や不安が浮かぶことでしょう。 ここでは、経営者や担当者の方から特によく寄せられる質問とその回答をまとめました。
導入に向けた不安を解消するための一助としてください。

Q1. 導入にはどのくらいの費用と期間がかかりますか？

A1. 費用と期間は、企業の規模、利用する機能の範囲、カスタマイズの有無によって大きく変動します。
シンプルな機能のみを利用する場合、月額数万円から利用できるサービスもあります。 一方で、大規模なカスタマイズを行う場合は、初期費用として数百万円以上、導入期間も半年から1年以上かかるケースもあります。 まずは複数のベンダーに見積もりを依頼し、自社の予算とスケジュールに合うかを確認することが重要です。

Q2. ITの専門家がいなくても導入・運用は可能ですか？

A2. はい、可能です。多くのクラウドERPは、IT専門家でなくても直感的に操作できることを目指して設計されています。
特にクラウド型の場合、サーバーの管理などを自社で行う必要がありません。 手厚いサポート体制を持つベンダーを選べば、導入設定から運用まで丁寧に支援してくれます。
ただし、社内にシステム導入を推進する中心的な担当者を置くことは、プロジェクトをスムーズに進める上で不可欠です。

Q3. 今使っている会計ソフトや給与計算ソフトとの連携はできますか？

A3. 多くのクラウドERPは、他のシステムとファイル連携やAPI（Application Programming Interface）などで連携が可能です。
APIとは、異なるシステム同士が情報をやり取りするための「つなぎ役」のようなものです。 これにより、特定の機能に特化した既存のソフトとERPを連携させ、データを自動で取り込むことが可能です。
連携の可否や方法は製品によって異なるため、選定時に必ず確認しましょう。

Q4. 導入に失敗しないための重要なポイントは何ですか？

A4. 重要なポイントは、「導入そのものを目的にしないこと」です。
「何のためにERPを導入するのか」という目的を、経営者から現場の社員まで全員が明確に共有することが不可欠です。 この目的意識が共有されていれば、製品選定の軸がぶれず、導入後の利用も促進されます。 現場の意見を無視してトップダウンで進めるのではなく、関係者を巻き込み、全社一丸となってプロジェクトを進める姿勢が成功の鍵となります。

まとめ：クラウドERPで個別最適化から全社最適へ

本記事では、多くの企業が陥りがちな「つぎはぎ」の業務効率化の限界から、その根本的な解決策であるクラウドERPの導入までを解説してきました。
部署ごとの個別最適なツールは、二重入力や属人化を生み、会社全体の生産性をかえって低下させます。 これに対し、クラウドERPは、社内の情報を一元化・可視化し、業務プロセスを標準化することで、会社全体の「全社最適」を実現します。
特に、MA-EYESのようなプロジェクト型ビジネスに強いERPは、リアルタイムな採算管理やシステムの柔軟性によって、企業の利益体質の強化に直接貢献します。
クラウドERPの導入は、単なるコスト削減のための「守り」の施策ではありません。 それは、従業員が付加価値の高い仕事に集中できる環境を整え、迅速な経営判断を可能にし、企業の未来を創るための「攻め」の経営戦略です。この記事を参考に、ぜひ持続可能な成長への第一歩を踏み出してください。

当社では、プロジェクト管理に特化したクラウドERPシステム「MA-EYES」やRPA「WinActor」など、幅広い業務効率化を支援するツールやサービスを紹介しています。業務効率化を検討している企業様は最適なものを紹介させていただきます。お気軽にご相談ください。