ERPによる脱Excelとは？ Excelを完全になくすことではない

脱Excelとは、Excelを一切使わない状態を目指すことではありません。Excelに向いていない業務を別の仕組みに移行することです。

Excelは、個人でのデータ加工や簡単な集計、分析用の資料作成などには適しています。一方で、関わる人数が増えたり、複数の業務で同じ情報を利用したりする場合は、管理方法を工夫しなければなりません。

Excelが企業の業務管理で使われ続けている理由

Excelが業務管理に使われ続ける最大の理由は、導入のしやすさと柔軟性の高さです。特別なシステム開発をしなくても、表を作ればすぐに業務を始められます。

売上管理や案件一覧など、項目を自由に追加・変更でき、教育コストを抑えられることもExcelが定着する理由でしょう。

ただし、便利だからこそ業務が増えるたびにExcelを追加すると、管理方法が複雑になりやすくなります。事業成長に合わせて、Excelを使う業務とシステム化する業務を見直す必要があります。

脱Excelの本当の目的は「業務データの一元管理」

脱Excelの目的は、業務データを一元管理し、必要な情報を正確かつ迅速に利用できる状態をつくることです。

一元管理とは、複数の場所に分散していた情報を、共通のルールやシステムで管理することを指します。たとえば案件情報、売上、原価、工数などを同じ基盤で管理すれば、部門ごとにデータを集め直す作業を減らせます。

結果として、現場の入力作業だけでなく、管理部門の集計作業や経営層の意思決定も効率化します。脱Excelは、データを経営に活用するための基盤づくりです。

ExcelとERPは「どちらか一方」ではなく役割を分けることが重要

ExcelとERPは、どちらか一方を選ぶものではありません。定型的かつ重要度の高い業務データはERPで管理し、Excelは柔軟な分析や加工などに活用するのが効果的です。

ERPとは「Enterprise Resource Planning」の略で、企業の経営資源を統合的に管理するための仕組みです。簡単にいえば、部門ごとに分かれていた業務情報をつなげ、会社全体で利用できるようにするシステムです。

ERPで売上や原価などの基礎データを管理し、そのデータをExcelに出力して独自の分析を行う方法もあります。重要なのは業務に適した役割を持たせることです。

Excel管理で起こりやすい課題と脱Excelによるメリット

Excelは、手軽に使えて柔軟に変更できる便利なツールです。一方、利用人数やデータ量、業務範囲が増えると、問題が起こりやすくなります。ここでは、Excel管理でよくある課題と、脱Excelによってどのように解決できるのかを解説します。

データが分散して最新情報の把握が難しい

案件管理、売上管理、原価管理、経営会議資料など、用途ごとにExcelを作成すると、社内に多くのファイルが蓄積されます。「最新版」「最終版」など似たファイルが複数存在し、どれが正しいデータなのか分からなくなるケースもあります。

また、各部門が別々にExcelを更新していると、情報の更新タイミングにも差が生じます。経営会議のたびに各部門からファイルを集める作業が必要になれば、最新の状況を確認するまでにも時間がかかってしまいます。

脱Excelでは

業務データを一つのシステムに集約することで、同じデータを部門間で共有し、最新の情報を確認できる環境を構築できます。

二重入力・転記によるミスが発生する

Excelを複数の業務で利用すると、同じ情報を何度も入力する二重入力や、転記作業が発生しやすくなります。

たとえば、営業担当者が案件情報をExcelに入力した後、管理部門が売上管理用のExcelへ同じ内容を転記するケースです。入力のたびに手間がかかるだけでなく、転記漏れや入力ミスが発生する原因にもなります。

さらに、元のExcelを変更しても別のExcelに反映されなければ、ファイル間でデータの不整合が生じます。

脱Excelでは

一度入力したデータを関連する業務で利用できる仕組みを構築することで、二重入力や転記作業を減らせます。担当者の作業負担を抑えながら、データの正確性向上にもつなげられます。

担当者によって管理方法が異なり属人化する

Excelは自由度が高い反面、担当者ごとに入力方法や管理ルールが変わりやすく、業務が属人化するリスクがあります。

たとえば、担当者独自の関数やマクロを使ったExcelでは、作成者が異動・退職すると、他の社員が修正やメンテナンスをできなくなることがあります。

また、担当者によって入力項目や集計方法が異なれば、同じ業務でも結果を比較しにくくなります。

脱Excelでは

システムに業務ルールや入力項目を組み込むことで、担当者による管理方法のばらつきを抑えられます。個人の経験や記憶に頼るのではなく、組織として業務を継続できる状態を目指せます。

入力ミスでデータの正確性が低下する

Excelでは、単純な入力間違いだけでなく、セルをコピーした際に数式が変わったり、誤って必要なデータを削除したりするケースもあります。特に、複数の担当者が一つのファイルを編集する場合は、どこで問題が発生したのかを確認することも容易ではありません。

売上や原価など、経営判断に利用するデータに誤りがあれば、予算管理や業績判断にも影響します。

脱Excelでは

計算方法などのルールをシステム側で設定することで、入力・計算のミスを削減します。権限設定を活用すれば、担当者ごとにデータの確認・編集・削除ができるかなどの設定も可能です。

集計に時間がかかり判断が遅延する

Excel管理では、データを入力するだけでなく、複数のファイルからデータを集め、経営判断に使える形へ加工するための手間も発生します。

たとえば、営業部門から売上見込を集め、管理部門が工数や原価のデータと組み合わせて経営会議用の資料を作成する場合です。集計に時間がかかれば、経営層が確認する時点では、すでに状況が変わっている可能性もあります。

最新の数字をもとに必要な判断をすぐに行えることが理想的です。

脱Excelでは

日々登録される業務データを蓄積し、必要な情報をシステム上で集計・確認できる環境を整えられます。集計作業そのものを減らすことで、経営判断に使える時間を増やせます。

脱Excelの方法は？ 4つの移行先を比較

脱Excelを進める際は、「どの業務を、どの程度システム化したいのか」に応じて移行先を選びましょう。

ファイル共有だけが課題なのか、特定業務を効率化したいのか、複数部門のデータを統合したいのかによって適した選択肢は変わります。

1.クラウドストレージ・オンラインExcel：ファイル共有を改善したい場合

ファイルの共有や同時編集が主な課題なら、クラウドストレージやオンラインで利用できる表計算ツールが選択肢になります。複数人で同じファイルを扱いやすくなるため、ファイル連携がスムーズになります。

ただし、ファイルを共有しやすくするだけでは、業務データの構造化や部門間の業務連携までは実現できません。

2.業務特化型システム：特定の業務だけを効率化したい場合

一つの業務に明確な課題がある場合は、業務特化型システムが適しています。

たとえばExcelで行っていた経費精算、勤怠管理、顧客管理など、一つの業務を置き換える場合、比較的導入範囲を絞りやすい点がメリットです。

一方、複数のシステムを個別に導入すると、システム間でデータを連携する必要が生じます。将来的に業務全体をつなげたい企業では、個別最適だけでなく全体最適も考えることが重要です。

3.ローコード・ノーコードツール：自社独自の業務をシステム化したい場合

ローコード・ノーコードツールとは、プログラミングを大幅に減らして業務アプリケーションを作成・変更できる仕組みです。

自由度をある程度残しながら、データをシステムで管理したい場合に向いています。自社独自の業務フローに合わせやすい点もメリットです。

一方で、企業全体の販売・購買・原価・会計などを一つにつなげる場合には、必要な機能を自社で設計する必要があります。

4.ERP：複数の業務・部門を横断してデータを一元管理したい場合

複数の部門や業務に分散している情報をつなげたい企業には、ERPが有力です。社内のあらゆる情報を一元管理できることがERPの大きな特徴です。

ただし、導入には費用や時間がかかるため、自社の状況に合わせて選択することが重要です。

なぜ脱ExcelにERPが適しているのか？

ERPの強みは、Excelの機能を単純に置き換えることではありません。企業内に分散したデータをつなぎ、入力から集計、分析までの流れを一つの業務基盤で管理できることにあります。

販売・購買・経費・会計などのデータを一元化し、業務間で連携できる

ERPの大きな特徴は、販売・購買・経費・会計など、複数の業務で扱うデータを一つのシステム上で管理できることです。営業が登録した販売情報を管理部門が確認したり、購買・経費の情報を原価管理に活用したりすることも可能です。

データを一か所に集めるだけでなく、業務間でデータをつなげることで、部門をまたいだ業務の効率化と情報共有を実現できます。

入力したデータをリアルタイムに集計・確認できる

ERPでは、登録されたデータをもとに条件を指定して集計・分析できるため、手作業による集計を減らし、必要な情報を早く確認できます。

ただしシステムの設計や入力ルールによって情報がどの程度リアルタイムで確認できるかは変わります。導入時には、どのデータを誰がいつ登録するのかまで含めて設計することが重要です。

業務プロセスを標準化し、Excelへの依存を減らせる

Excel中心の運用では、入力方法や確認方法が担当者の判断に委ねられることがあります。

ERPでは、必要な入力項目や承認などを仕組みとして設計できます。担当者が変わっても一定のルールで業務を進められるため、属人化の解消や業務品質の安定につながります。

蓄積したデータを経営判断や予実管理に活用できる

ERPに蓄積したデータは、業務記録としてだけではなく、経営判断や予実管理に利用できる情報になります。

予実管理とは、予算と実績を比較し、計画との差を確認する管理方法です。売上だけでなく原価や工数なども管理できれば、どの部門・案件で計画との差が生じているのかを分析できます。

特に脱Excelの効果が大きいのは「案件・プロジェクト」を管理する企業

案件・プロジェクト型の企業では、案件数や関係する部門・担当者が増えるほど、Excelで個別に管理したデータを集計する負担が大きくなり、脱Excelの効果も高まります。

特にIT企業やコンサルティング会社などでは、案件ごとの収支を正確かつタイムリーに把握することが重要です。

ここでは、案件・プロジェクト管理でExcelの限界が生じやすい理由を見ていきます。

案件ごとに売上・原価・工数など複数の情報を管理する必要がある

案件・プロジェクト型の企業では、1つの案件について売上だけでなく、担当者の工数、外注費、経費、仕入など複数の情報を管理する必要があります。

Excelで管理する場合、案件情報、売上、工数、原価などを別々のファイルやシートに登録するケースも少なくありません。データの更新や照合に手間がかかり、案件全体の状況を把握しにくくなります。

案件数が増えるほどExcelの集計・更新作業が複雑になる

案件数が少ないうちはExcelでも管理できますが、案件や担当者が増えると、データの集計・更新にかかる負担が大きくなります。

例えば、案件ごとの売上と工数を確認するために複数のExcelを参照したり、担当者から集めたデータを管理部門がまとめたりする作業が発生します。案件数が増えるほど確認対象も増え、集計作業そのものが大きな業務負担になりかねません。

案件ごとの利益をリアルタイムに把握することが難しい

Excel管理では、売上や原価、工数などの情報を別々に管理していると、案件ごとの利益をリアルタイムに把握することが難しくなります。

例えば、受注時には利益が見込めていた案件でも、想定以上に工数が増えれば利益率は低下します。しかし、実績データの反映や集計に時間がかかると、問題に気づくのが遅れる可能性があります。早い段階で状況を把握できれば、追加工数の抑制などの対策を検討できます。

案件単位のデータを経営判断に活用しにくい

案件ごとの売上や原価をExcelで管理していると、個々の案件データを集計して、経営判断に使える情報へ加工するまでに時間がかかります。

例えば、どの案件が利益に貢献しているのか、どの案件で原価が膨らんでいるのかを把握するには、複数のデータを集計・分析する必要があります。案件データを経営に活用するには、入力された情報を集計しやすい形で蓄積する仕組みが重要です。

脱ExcelをERPで実現する6つのステップ

脱Excelを成功させるには、いきなりERPを導入するのではなく、現在のExcel業務を整理してからシステム化することが重要です。

すべてのExcelを一度に廃止する必要はありません。まず重要な業務データをERPへ集約し、必要に応じてExcelへの出力や既存システムとの連携を行う方法もあります。

1.現在Excelで管理している業務をすべて洗い出す

最初に、社内でどのようなExcelが、誰によって、何のために使われているのかを洗い出します。

案件管理、売上管理、工数管理、経費管理、予算管理など、Excelを使っている業務を一覧化しましょう。ファイル名だけでなく、入力者、利用者、更新頻度、データの重要度も確認します。

現状を把握しないまますシステムを選ぶと、導入後に「このExcelの業務も必要だった」という問題が発生します。脱Excelは、ツール選びより業務の棚卸しから始めることが重要です。

2.Excel管理によって発生している課題を整理する

次に、Excelを使っていることによって、どのような問題が起きているのかを整理します。

「ファイルが多い」という事実だけでなく、「必要なファイルを探すのに時間がかかる」「二重入力が発生している」など、業務への影響まで確認します。

課題を整理すると、システム化の目的が明確になります。

3.システム化する業務の優先順位を決める

すべてのExcelを一度にシステム化するのではなく、効果の大きい業務から優先することがポイントです。

判断する際は、利用人数、更新頻度、データの重要度、ミスが発生した場合の影響、他業務との関連性などを確認します。

たとえば、会社全体で利用する案件管理や売上管理は優先度が高く、個人の簡単な分析用Excelは後回しにするなど、段階的に移行することで、現場への負担を抑えながら脱Excelを進められます。

4.自社の業務に適したERPを選定する

ERP選定では、「機能が多いか」ではなく、「自社の課題を解決できるか」を基準に比較することが重要です。

特にプロジェクト型企業では、案件管理だけでなく、売上、工数、原価、購買、経費、請求などがどのようにつながるのかを確認します。

また、現在のExcel業務をどこまでERPへ移行できるのか、既存システムとの連携が可能なのかも重要です。製品資料だけで判断せず、実際の業務フローを使ってデモや検証を行うとよいでしょう。

5.データ移行と運用ルールを整備する

ERP導入では、どのデータを移行し、誰がどのルールで入力するのかを決める必要があります。

Excelには、古いデータや重複データ、担当者独自の項目などが含まれている場合があります。そのまま移行するのではなく、必要なデータを整理してから移行することが重要です。

また、入力担当者や承認者、更新タイミングなどのルールも決めます。システムと業務ルールを同時に整えることで、導入後の定着につながります。

6.段階的にExcelへの依存を減らしていく

ERP導入後も、すぐにすべてのExcelをなくす必要はありません。

まずは重要な業務データをERPへ集約し、利用状況を確認しながら対象業務を広げる方法があります。現場が新しい運用に慣れる時間を確保できるため、急激な業務変更による混乱も抑えられます。

Excelが必要な分析や資料作成は残しながら、基幹となるデータ管理をERPへ移す方法も有効です。脱Excelは、一度で完結させるのではなく、継続的に改善する取り組みとして考えましょう。

脱Excelで失敗しないためのERP選定ポイント

脱Excelを目的としてERPを選ぶ場合、単純な機能数や価格だけでは判断できません。

重要なのは、自社の業務をERPへ置き換えた後、現場で使い続けられ、業務データが実際に活用されるかどうかです。

自社の業務や業界に適したERPか

ERPは製品によって得意とする業界や業務が異なるため、自社の業務との適合性を確認しましょう。

たとえばIT企業やコンサルティング会社では、商品在庫よりも案件、工数、人件費、外注費などの管理が重要になりますし、製造業では生産管理やBOM管理機能が必要となります。

自社と近い業界の導入事例を確認すれば、実際の運用イメージも持ちやすくなります。

Excelで管理している業務をどこまで置き換えられるか

現在利用しているExcelを一覧化し、ERPでどこまで置き換えられるかを確認することが重要です。

案件管理だけを置き換えても、工数や経費がExcelに残れば、案件収支を確認するための集計作業が残る可能性があります。

そのため「案件管理機能がありますか」という確認だけでは不十分です。案件、売上、原価、工数、請求など、自社の業務フロー全体を見ながら、どこまでデータをつなげられるか確認しましょう。

案件・売上・原価・工数などのデータを連携できるか

プロジェクト型企業では、案件を軸として売上・原価・工数を連携できるかが重要な選定ポイントです。

工数実績が案件と紐づけば、人件費などの原価を案件単位で把握しやすくなります。外注費や経費なども案件に紐づけられれば、より正確な収支管理につながります。

現場が使いやすく、定着しやすいか

どれだけ高機能なERPでも、現場が使わなければ脱Excelは実現できません。

入力項目が多すぎたり、操作が複雑だったりすると、社員がExcelへ戻ってしまう可能性があります。

選定時は、管理部門だけでなく実際に入力する現場担当者にも操作してもらいましょう。

自社の業務変更に柔軟に対応できるか

事業や組織が変わったときに、ERP側も柔軟に変更できるか確認しましょう。企業が成長すると、管理項目が増えたり、承認ルールが変わったり、新しい事業が加わったりします。

ノーコードで項目や画面、帳票などを変更できる製品なら、業務の変化に合わせて運用を調整しやすくなります。

導入後のサポート体制が充実しているか

ERP導入では、システムの機能だけでなく、導入後の運用を支えるサポート体制も確認しましょう。

長く利用していると、法改正や新しく連携システムが増えるなど、対応が必要になることがあます。

導入支援の範囲、問い合わせ方法、運用開始後の支援内容まで確認し、自社が継続して利用できる体制を選ぶことが重要です。

導入・運用コストが自社の規模に見合っているか

ERPは初期費用だけでなく、導入後の運用コストまで含めて判断する必要があります。

比較する際は、ライセンス費用だけでなく、導入支援、データ移行、連携開発、教育、保守などにかかる費用も確認します。

一方、Excel管理にも人件費というコストがあります。集計や転記に毎月多くの時間を使っているなら、その作業時間も含めて比較することが重要です。価格だけでなく、業務負担や経営判断への効果まで含めて投資対効果を考えましょう。

MA-EYESならプロジェクト型企業の脱Excelを実現

MA-EYESは、プロジェクト型ビジネスの業務管理を支援するクラウドERPで、プロジェクト単位の収支を把握できることが大きな特長です。 IT企業やコンサルティング会社など、プロジェクト単位で業務を進める企業に適しています。

案件・売上・原価・工数などの情報を一元管理

MA-EYESでは、プロジェクトを中心に、売上、工数、購買、経費などの業務情報を管理できます。

案件情報をExcel、工数を別Excel、経費を別システムというように分散して管理するのではなく、プロジェクトに関連する情報をつなげて確認できます。

プロジェクト管理では、見積、受注、売上予定、請求予定、予定原価、作業実績などを管理できます。Excelを個別に集計する作業を減らし、プロジェクト全体を把握しやすくします。

プロジェクト単位で収支を把握し、赤字案件を早期に発見

MA-EYESでは、プロジェクトごとの予算と実績を比較し、収益性を確認できます。

プロジェクト開始時に予定人件費、予定外注費、予定経費などを設定し、開始後は作業実績時間、実績外注費、実績経費などから実績原価を算出できます。

予定と実績の差を確認できれば、計画を上回る原価が発生していないかを早く把握できます。赤字になってから確認するのではなく、プロジェクトの進行中に状況を確認できます。

販売・購買・経費などの業務データを案件と紐づけて管理

MA-EYESでは、プロジェクトに関係する販売、購買、経費、工数などの情報を関連付けて管理できます。たとえば、案件に紐づく請求や経費、工数などを管理することで、プロジェクト単位で収益を把握しやすくなります。

さらに、既存の会計システムや工数管理システムなどと連携することも可能です。MA-EYESにはAPI連携機能があり、案件・プロジェクト、請求実績、工数・勤怠、経費申請、仕訳などのデータ連携に対応しています。

ノーコードで自社の業務に合わせた柔軟な設定が可能

MA-EYESは、プログラミングの知識がなくても画面や帳票、項目などを設定できる柔軟性が特長です。

脱ExcelをすることでExcelの自由度が失われることを懸念する企業もあります。しかし、業務に合わせて設定を変更できるERPであれば、自社の管理方法を一定程度反映できます。

MA-EYESでは、独自項目の追加や画面・帳票の設定変更、パラメータ設定などに対応しています。業務の変化に合わせてシステムを調整しやすい点も、Excelからの移行を検討する企業にとって重要なポイントです。

クラウドERPだから部門間で最新情報を共有できる

MA-EYESはクラウドERPとして、プロジェクトに関する情報を部門間で共有し、経営状況を可視化することを支援します。

営業、プロジェクト管理、経理などがそれぞれ別のExcelを利用している状態では、情報共有にタイムラグが発生します。

MA-EYESでは、プロジェクトの売上、原価、利益、稼働状況などを確認できる機能が用意されています。経営層は全社・部門・プロジェクト単位の情報を活用し、現場ではプロジェクトの状況を確認できます。

Excel中心の業務管理から段階的に移行しやすい

MA-EYESでは、すべてのExcelや既存システムを一度に廃止するのではなく、既存環境と連携しながら業務基盤を整えることも可能です。

MA-EYESはExcelとの互換性が高いERPで、Excelでの取込や出力にも多く対応しています。外部システムとの連携もしやすく、段階的な移行も可能です。

まとめ：脱Excelは「Excelをなくす」のではなく、ERPで業務データをつなげることが重要

「ERP 脱Excel」を検討する際に重要なのは、Excelを完全になくすことではありません。Excelに分散している重要な業務データを整理し、必要な情報を一元管理できる仕組みへ移行することが本質です。

Excelは手軽で柔軟なツールですが、事業規模が拡大すると、ファイルの分散、二重入力、属人化、集計負担などの問題が発生しやすくなります。

特にIT企業やコンサルティング会社などのプロジェクト型企業では、案件情報、売上、工数、原価などが分断されると、案件ごとの収益性を把握しにくくなります。

ERPを活用すれば、複数の業務データをつなぎ、現場の業務効率化だけでなく、経営判断に必要な情報を活用しやすくできます。

MA-EYESは、プロジェクト型企業向けに、プロジェクト管理、作業実績、購買・経費、帳票・分析などの機能を提供し、プロジェクト単位の収支管理を支援するクラウドERPです。

Excel管理の限界を感じている、案件ごとの収支をリアルタイムに把握したい、部門ごとに分散したデータを一元化したいという企業は、ERPによる脱Excelを検討してみてはいかがでしょうか。