予実管理の基本

予実管理の基本的な情報について解説します。

予算管理との違い

一見すると似ている「予算管理」と「予実管理」ですが、それぞれの意味や目的の違いについて紹介します。
予算管理は、年度や四半期ごとに売上・支出の見通しを立て、限られたリソースをどのように配分するかを決めることを指します。企業の戦略や目標に基づき、計画的に経営資源を配分することが中心となります。

一方、予実管理は、その予算計画に対して、実際にどういう結果が出たのかを比較・検証することを指します。実績とのギャップを把握することで、現状の課題や改善すべきポイントを明らかにし、次のアクションに活かしていくことができます。
特に予実管理では、月次や週次などの短いスパンで状況をチェックし、問題があればすぐに対応することが求められます。

計画（予算）を「立てる」ことに重点を置く予算管理と、計画の「実行結果を評価する」予実管理は、それぞれが役割を分担しながら、相互に補完し合う存在です。
この両者をバランスよく活用することで、企業は資源の最適化を図り、より精度の高い経営判断が可能になります。

予実管理の目的とは？

予実管理の大きな目的は、企業の経営状況を「見える化」し、持続的な成長を支えるための土台を築くことにあります。設定した予算と、実際に得られた実績とを比較することで、経営者は目標に向かって順調に進んでいるのか、それともどこかに問題があるのかを、早い段階で把握することができます。
予算と実績の差異（ギャップ）を分析することで、経営のどこに課題が潜んでいるのかを明確にし、的確な改善策を講じることが可能になります。

また、予実管理は成果が出ている場合には「なぜうまくいったのか」を把握するための分析にも活用されます。成功要因を見極めることで、将来の経営戦略に生かすことができ、より再現性の高い成果につなげることが可能になります。
このように、予実管理は単なる業績確認ではなく、「計画」と「実行」を結びつけ、企業の目標達成を強力に後押しするための不可欠な経営手法です。

予実管理のメリット

予実管理の大きなメリットは「データに基づく経営判断」ができる点にあります。過去の実績を活用することで、将来の収益やコストの見通しを立てやすくなり、リスク管理にもつながります。

予実管理を徹底することで、経営層から現場スタッフに至るまで、企業全体が同じ目標に向かって進む意識を共有しやすくなります。その結果、組織全体のモチベーションが高まり、より一体感のあるチーム運営が実現します。
予実管理をうまく取り入れることで、戦略の実行力が高まり、企業全体の経営レベルを一段と引き上げることができるでしょう。

経営判断の迅速化

予実管理を導入することで、経営判断のスピードが向上します。予算と実績の差異をリアルタイムで把握することで、進捗状況や成果を正確に捉え、必要な修正や対策を迅速に実施することが可能になります。
また、達成率の確認を通じて、現状の課題や改善点を的確に見極めることができ、より素早く、かつ的を射た意思決定が可能になります。定期的な進捗確認をルーティン化することで、問題が発生した際には即座に対応できる体制が整い、経営戦略の柔軟な見直しも行いやすくなります。

リスク管理

予実管理を強化することで、企業のリスク管理能力も向上します。管理会計の視点から実績データを分析することで、潜在的なリスクや兆候を早期に察知できるようになります。
たとえば、予算未達の兆しが見られた場合、その要因を分析し、影響範囲を評価したうえで軌道修正を図ることができます。予算と実績のギャップを最小限に抑え、レジリエンス（変化への対応力）を高めることができます。

目標意識の向上

予実管理を実施することで、社員一人ひとりの目標意識が高まります。設定された予算に対して自部門の実績がどのように推移しているかを可視化することで、個々の業務が全体の目標にどう貢献しているかを実感しやすくなります。達成に向けた見込みを具体的に立てられるため、モチベーションが自然と高まり、日々の業務にも前向きに取り組めるようになります。
また、進捗が遅れている部分や課題が明確になることで、チーム内での情報共有や協力体制が強化されます。お互いにサポートし合う文化が醸成され、組織全体としての一体感が生まれます。

予実管理の進め方

予実管理の進め方

目標の設定

効果的な予実管理を行うためには、まず「現実的で達成可能な目標」の設定が重要です。過去の実績や市場のトレンドをもとに目標を立てることが求められます。
それぞれのチームごとに具体的な目標を設けることで、自律的にアクションプランやスケジュールを立てやすくなり、業務の推進力が高まります。目標は、達成可能であると同時に、少しチャレンジングな内容に設定することで、社員のモチベーションを高め、企業全体の生産性向上にもつながります。

スケジュールの設定

目標が決まったら、次に必要なのが具体的なスケジュールの策定です。進捗確認のタイミングをあらかじめ設定しておくことで、柔軟かつ迅速な戦略の見直しが可能になります。
たとえば、月次や四半期ごとの定例レビューを盛り込むことで、計画と実績のズレを早期に発見し、必要な対応をタイムリーに行うことができます。
また、スケジュールを全メンバーと共有することで、チーム全体の意識統一が図られ、主体的な取り組みを促進できます。

月次決算

予算目標を立てたら、月次決算を行います。月次決算は、毎月の収益や支出を的確に記録・把握し、予算に対する実績を確認することです。
月次決算を行うことで、月次単位で業績のトレンドを把握できるようになります。また、チーム全員が経営状況を共有できるようになるため、目標達成に向けた連携がより強固になります。

予定と実績の比較・改善

予実管理で重要性が高いのが、予定と実績の差異分析とそれに基づく改善です。まずは、実績が計画に対してどのように推移したのかを分析し、ズレが生じた部分について原因を深掘りします。
発生した原因を深堀していくことで、問題の本質を特定することが可能となり、次回の予算設定や業務改善に活かすことができます。
PDCAサイクルを定期的に回し改善していくことで、より効果的な経営戦略の構築が期待できます。

予実管理を失敗しないためのポイントとコツ

この章では予実管理の質を高めるための実践的なコツをご紹介します。

適切な予算の設定

予実管理を成功させるためには、現実的で達成可能な予算の設定が重要です。
過去の実績や市場動向を分析し、自社の戦略と整合性のある数値を立てましょう。目標が非現実的であれば、進捗管理やモチベーションにも悪影響を与えてしまいます。

適切なKPIの設定

KPI（重要業績評価指標）を明確に定めることで、目標への道筋が見えやすくなります。
KPIは進捗を測る指標として、各部門やプロジェクト別に明確に定義することが求められます。例えば、営業部では「受注件数」や「売上高」、カスタマーサポートでは「対応件数」や「顧客満足度」など、部署や役割に応じた具体的なKPIを設定しましょう。

PDCAサイクルを回す

計画（Plan）・実行（Do）・評価（Check）・改善（Act）のフローを定期的に回すことで、状況の変化に柔軟に対応しながら精度の高い管理が可能になります。
特に「Check（評価）」の段階で、実績と予算の乖離原因を深掘りすることが重要です。

分析を重要視する

予実の差異が出た際には、「なぜそうなったのか」をデータから予測することが重要です。
表面的な数字にとらわれず、根本原因を突き止めて今後の戦略に生かすことで、改善効果が高まります。

従業員のモチベーションを保つ

予実管理は数値の管理だけでなく、人のマネジメントも含まれます。
個人ごとの目標や進捗を可視化し、適切なフィードバックや感謝の言葉、インセンティブを与えることで、従業員のやる気を引き出しましょう。

細かい数字にとらわれすぎない

予実管理では全体のトレンドをつかむことが重要です。
細部の数値にこだわりすぎると、判断を誤る原因になりかねません。スキルの発揮を妨げることもあります。大局的な視点で、数字を「目安」として活用しましょう。

柔軟性を持つ

計画通りに進まないことは珍しくありません。市場や社内環境が変化した際は、予算や計画を見直す勇気も必要です。
また、部門間での密なコミュニケーションによって、柔軟な対応力が生まれます。

予実管理は、「立てた計画通りに実行すること」ではなく、「変化に対応しながら、目的に近づいていくプロセスの管理」です。上記のポイントを意識することで、より効果的なマネジメントが実現できるでしょう。

ITシステムを活用した予実管理

現在では多くの企業がクラウド型の予実管理ツールを活用しており、データの集計や分析をリアルタイムで行える体制を整えています。

特に、予算管理システムの導入が有効です。 予実管理システムとは、予算の策定から予算計画と実績データの差異分析などを管理するツールです。
これにより業務プロセス全体が効率化され、全社的な作業負担の軽減にもつながります。

直感的に操作できるユーザーフレンドリーなシステムを選定することで、現場への定着もスムーズに進みます。

計算とデータ管理を効率化する

予実管理に必要な数値を手作業で処理するのは、時間がかかるうえにヒューマンエラーのリスクも高くなります。専用ソフトウェアを活用すれば、計算を自動化できるだけでなく、リアルタイムで実績を確認できる環境が整います。

また、データの一元管理によって意思決定がスピーディーになり、分析精度も向上。課題発見や計画の改善にもつながります。

クラウドツールでスケジュールを共有する

クラウドツールを使えば、チーム内でスケジュールをリアルタイムで共有でき、誰でも最新情報にアクセス可能になります。これにより、業務の見える化が進み、各メンバーが自身の役割や納期を正確に把握できるようになります。
スムーズな進捗管理が実現し、無駄なコミュニケーションの削減やチーム全体の連携強化につながります。

経理業務との連携を強化する

予実管理の正確性を高めるには、経理業務との連携が不可欠です。会計システムと予実管理ツールが統合されていれば、請求書や支払明細などのデータが自動で反映され、手作業の手間やミスが大幅に削減されます。

さらに、財務データをリアルタイムで確認できるようになり、戦略的な経営判断を下すための土台が整います。

予実管理に特化したクラウドERP「MA-EYES」

MA-EYES（エムエーアイズ）は予実管理に特化したクラウドERPシステムです。プロジェクト単位で業務管理されている企業にマッチしたシステムで、プロジェクトごとの収支の予定と実績をほぼリアルタイムで管理することができます。

棒グラフや折れ線グラフなど、視覚的に確認できるため、予定に対して今月の実績がどのような状況なのかが一目でわかります。
また、ERPシステムのため勤怠工数管理や、案件管理、経費管理など豊富な機能を備えています。MA-EYESに情報が集約されるため、様々な角度からの分析が可能となり、貴社の管理会計を支援します。

徹底した予実管理で経営目標を達成しよう

企業が経営目標を達成するには、予実管理の徹底が欠かせません。
過去の実績データや市場の動向をもとに現実的で具体的な目標を立て、それに応じた進捗確認の仕組みを整えることで、組織全体が同じ方向を向いて動けるようになります。また、定期的なレビューを実施することで、計画と実績の差異を把握し、課題の早期発見・改善が期待できます。

予実管理をより効率的・効果的に行うには、ITツールの活用が有効です。データの一元管理により、全ての関係者が最新情報をリアルタイムで共有できるため、どの部署がどのように目標に貢献しているのかが一目で分かるようになります。こうした見える化により、経営戦略の柔軟な見直しや改善施策のスピーディーな実行が可能となります。
継続的な改善を意識した運用を行うことで、持続的な成長へとつなげていきましょう。