こちらはビーブレイク業務システム研究室です。
今回は「導入決定から稼動までの流れ」について。

色々と比較検討し、新システム導入を決定すると、そこからシステム導入のプロジェクトがスタートします。具体的にどのように進めていくかご存知でしょうか？

導入するシステムの形式などによって、導入の進め方は色々とありますが、今回は『システムをベンダーと一緒に導入するケース』と、『基本的に自分たちだけでサービスを設定・利用するケース』の2パターンをご紹介します。

なお、プロジェクトの流れは製品・サービスごとに異なりますので、実際プロジェクトを開始する場合はベンダーにご確認ください。

システムをベンダーと一緒に構築・導入するケース

導入したいシステムの規模が大きかったり、カスタマイズが必要な場合は、自分たちで構築することはノウハウもなく難しいため、システム構築ノウハウのあるシステムベンダーと一緒にプロジェクトを進めて稼動を目指します。

要件定義

最初に「要件定義」を行います。要件定義では、現状の業務を明らかにした上で、新システムでの業務および新システムに対する要件を定義していきます。ユーザー企業の担当者はベンダーの担当者に自社の組織、現在の業務などについて説明します。現在の業務と導入しようとしているシステムの機能を両方確認し、新システムでどのように業務を行うか検討しながら、新システムの要件を決めていきます。新システムの範囲（スコープ）の決定もこの段階で行います。

基本設計

「要件定義」であがった要件を満たすためのシステムの仕様をユーザー企業の担当者とベンダーの担当者が一緒に決めていきます。ここで決定した内容は最終的なシステムの仕様になるので、ここはきちんと時間をかけて決めていくべきところです。

ここまで終わるといったん要件定義書、設計書、仕様書などの成果物が出来上がります。

実装

ここからはベンダーが主体になってシステムを構築していきます。具体的には、基本設計時につくった仕様書をより詳細化し、システムの開発者に指示、パラメータ設定やカスタマイズを行います。それらが終わった後は、テストを行い、個別で正しく動作するかを確認し、さらにシステム全体としても整合性が取れているかどうかを確認します。プロジェクトの進捗状況や課題について、ユーザー企業の担当者は定期的に開催される進捗会議で確認します。

ユーザーテスト

新システムになったときの業務フローからシナリオを作成し、シナリオ通りに業務を流すテストをユーザー企業の担当者が主体となって行います。このときに使うデータは過去の実際のデータを活用して行うと、実際の業務により近い内容のテストを行うことができます。

ユーザー教育

本稼動に向けて、現場のユーザーに操作方法を習得してもらう必要があります。マニュアルなどを配布したり、集合研修で操作方法を教えたり、いろいろな方法があります。研修などを実施する主体は、ベンダーの担当者が全て担当する場合もありますし、ベンダー担当者がユーザー企業の一部の社員にのみ研修をおこない、その社員がそれ以外の社員に研修を行うケースもあります。会社の状況も違うので、自社にあった方法でユーザー教育を行い、新システムがスムーズに稼動できるように準備をしておきます。

環境構築

新システムの環境を構築します。サーバーの構成を決定、調達をして、その環境に新システムを設定します。ユーザー企業とベンダーがそれぞれ何を担当するのかはプロジェクトによって変わりますので、ベンダーと確認を取りながら実施します。

移行

現行システムの業務データの中で新システム上でも使いたいデータがあるときは、そのデータを新システムに移行する必要があります。まず移行すべきデータを確定させます。次にいつ時点のデータにするのかを決め、現行システムからデータを抽出します。その後、新システムにデータを投入するために調整し、準備ができれば新システムに投入します。新システムと現行システムを比較しながらデータ内容を確認して問題がなかったら、移行は完了です。

新システムは本稼動ができる状態になりました。一気に現行システムを新システムに切り替える場合もありますし、現行システムとしばらく並行稼動して、問題ないことを確認して新システムに全面移行する場合もあります。

自分たちだけでサービスを設定・利用するケース

例えばＷＥＢ上で申込をするとサービスのＵＲＬとＩＤなどが送られてきて、ログインして自分たちで設定して利用するようなＷＥＢサービスのケースをみていきます。

サービスの把握

まずはサービスの個別機能をきちんと把握することが必要です。基本的に自分たちで設定するので、各機能でできることや使用されている項目について理解します。システム導入を決めた段階で大まかな機能については把握していても、項目のひとつひとつについては把握していないことも多いので、この段階できちんと確認しておく必要があります。確認した上で、設定する内容を検討します。

設定・マスタ登録

次に設定です。自社の業務でサービスが使えるように、設定していきます。

単一業務を支援するサービスであれば、機能が複雑ではないことが多いので、設定し、すぐに利用を開始できるようになるかもしれませんが、複数の業務にまたがるシステムの場合は、それほど簡単にはいきません。そのためベンダー（サービス提供会社）は様々なツールやサポート（例えば、設定マニュアル、設定方法のレクチャー、カスタマーサポートへの問合せなど）を用意していることがあります。設定を間違えるとその後のシステムの活用がうまくいかなくなることもあるので、ベンダーに確認したり、前述のツールやサポートを活用しながら確実に行う必要があります。

設定が終わると、マスタの登録を行います。例えば得意先や組織などのマスタ情報を登録します。

テスト・ユーザー教育

次に新システムできちんと業務が問題なく行えるかどうか、設定にミスがないかを確認するためにテストを行います。そのテストは当機能を実際に使うユーザーに実際の業務データを使って行うほうがいいので、システムの使い方をユーザーに教える必要があります。これらは前述のケースのユーザー教育と同じで、集合研修やマニュアルの配布など、自社の状況にあった方法で行います。そしてテストを実施します。

本番データ投入

テストが終わると、いよいよ本番データの投入です。新システムでも使いたいデータを漏れなく投入していきます。

新システムでの準備が完了したら、既存システムから新システムに業務を切り替え、運用を開始します。