3. RFPとは

こちらはビーブレイク業務システム研究室です。

今回は「RFP」について。

業務システムを検討する際、「RFP」という言葉を耳にしたことはありませんか?

RFP(Request For Proposal/提案依頼書)は、システム開発会社に「○○をしたいので、システム導入の具体的な提案をしてください」と依頼するための文書で、システム開発会社はRFPをベースに自分たちで提案できるシステムを提案することになります。

RFPを作る理由はいろいろと有ると思いますが、大きな理由の一つは「自分たちが望んでいた形とは違った!」ということを防ぐためです。

そのため認識の違いなどがなるべく起きないように、RFPにはできるだけ詳しく情報を掲載したり、質問が出た場合には適切に回答した上で提案予定の他の会社にできる限り情報を共有していく方がよりよい提案になります。

RFPの内容や書き方はいろいろありますが、「システムを導入する目的(背景なども含めて)」「今回提案してほしい範囲」「スケジュール」は必ず記載しておくべきだと思います。

「システムを導入する目的」は、自社の状況やシステムを導入することになった背景も含めて目的を記載するとシステム開発会社は提案書を作成するときにイメージすることができるので、より自社の状況にあったシステム提案書になる可能性が大きいです。

「今回提案してほしい範囲」は、システム化の対象を明確にするために必要です。もし段階的なシステム構築を目指すのであれば、優先的にシステム化したい範囲を明示します。

「スケジュール」では、いつからプロジェクトを初めて、いつから実際システムを使い始めたいのかなどを記載します。

他にも予め明示しておきたい契約に関する事項や条件、品質やセキュリティに関する要望などを記載しておくとよいと思います。

あとは提案書に必ず記載してほしい項目などを明示しておくことも大切です。

例えば、以下のような情報などです。

・会社情報

・プロジェクトマネージャーやメンバーの情報

・プロジェクトの進め方

・見積金額

最初に述べたとおりRFPは認識のずれを防ぐためにも重要なものなので、なるべく具体的な表現で記載しましょう。

ITコーディネーター協会のサイトで公開されているRFPの見本が大変参考になりますので、是非一度チェックしてみてください。

RFP見本(ITコーディネータ協会)

今回はここまで!
次回もご覧いただけるとうれしいです!

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