内部統制に対応可能な基幹情報システムの再構築
予算や実績管理の強化と仕組み化

MA-EYES導入により「内部統制に対応可能な基幹情報システムの再構築」と「予算や実績管理の強化と仕組み化」を実現した日本プロセス株式会社。 今回の業務管理システム導入について、日本プロセス株式会社 情報システム部部長 高橋雅人氏にお話をお聞きしました。（2011年7月現在）

高橋雅人氏

日本プロセス株式会社は創業40年を超える独立系ソフトウェアハウスであり、創業以来赤字無し・無借金を続けています。1992年にはJASDAQへの株式上場を果たし、大手電気メーカを中心とした顧客からの厚い信頼を得るとともに、鉄鋼、電力、鉄道などの制御システムやOS、MWなどを開発し得る高い技術力に加えて、ソフトウェアハウスにとっては極めて重要な高いプロジェクト管理技術を保有しています。

以前から顧客第一の姿勢で、出来るだけ顧客の要請に応える努力を続けて来ましたが、顧客ごとのビジネスルールに応えるあまり、どうしても部分最適なシステムにならざるを得ない状況でした。

金融商品取引法（通称、日本版SOX法）に対応した体制作りが必要になったことをきっかけに、社内の業務プロセスの見直しに着手し、内部統制と業務効率向上の双方を狙った基幹となる情報システムの構築を経営陣は決断しました。

その際、顧客へのサービスを低下させずに全体最適を目指すこと、近い将来の会社規模の拡大にも対応できること、拡張性に富んだ柔軟性の高いシステム機能を持たせることなど、高い目標を掲げてシステム再構築のプロジェクトをスタートさせました。

さらに、システム開発は専門のソフトベンダに依頼するとしても、ベンダ任せにするのではなく、当社が長い間培ってきたソフト開発技術や品質への拘りを生かし、仕様レビューや受入検査などにも積極的に関わることにしました。

今回の情報システム構築におけるプロジェクトの目標である、「顧客へのサービスを低下させずに全体最適を目指すこと」、「近い将来の会社規模の拡大にも対応できること」、「拡張性のとんだ柔軟性の高いシステム機能をもたせること」、これらの要件を満たすシステムであると考えたからです。

一次システムの構築において、大きく分けて2つの課題がありました。
1つは「部分最適な業務プロセスに ならざるを得なかったこと」です。具体的には、「顧客のルールに合せた業務プロセスになっており、販売管理情報などの共通化の手間が掛かってしまうこと。」、「プロジェクト毎の全社共通の視点・仕組でのフォローがし辛いこと。」、「マネージャの多くがソフト技術者出身であり、EUC（エンドユーザーズコンピューティング）が得意なこともあり、マネージャ固有の情報管理がなされがちであったこと。」があげられます。

もう1つは「内部統制対応」です。「申請・承認などの責任権限がブレークダウンし過ぎており、全社としての統制に多少問題があること。」、「承認履歴管理の一部が不十分であること。」、「部分最適な業務プロセスであることから、データ変換の手順が必要であり、その際に発生する誤りなどが混入する可能性もあり、証憑の管理も易しくないこと。」、「業務処理の基準が一部明確でない部分があり、システム化するには手間が掛かること。」がありました。

まず部分最適な業務プロセスという課題については、業務プロセスの標準化と情報の一元管理という対策をたてました。具体的には「顧客要求を出来るだけ満足しつつ業務プロセスを標準化できるように基幹の情報システム仕様をベンダと相談し、決定すること。」、「固有プロジェクト毎の違いを出来るだけ排除し、同じ情報をシステム入力させることにし、経営の意思決定を迅速にすること。」、「全社共通の業務プロセスに関するEUCを原則禁止し、必要な機能を基幹情報システムにて実現すること。」というような対策をたてました。

また内部統制対応については、「全社で統一した決裁権限・手順などを規定し、そのシステム化を図ること。」、「決裁手順にて証憑類を明確にし、申請・承認の履歴を残すようにすること。」、「内部統制で必要な財務プロセス・業務プロセスをフォロー化し、愚直にシステム化すること。」、「また結果として、内部統制上、特に重要なIT統制の実現を図ること。」という対策をたてました。

上記対策の解決案として、MA-EYESを導入することにより、必要な課題の解決がほぼ実現できました。ベンダの努力だけでなく、弊社側の受入試験やプロジェクト管理支援についても功を奏し、高い品質のシステム構築が図れ、予定通りシステムが稼動できました。

二次システムの構築においても大きく分けて２つの課題がありました。

1つは「予算や実績管理の強化と仕組み化をしたい」で、具体的には「予算と実績のプロジェクトの紐づけを行いたい。」、「Excelを用いた予算管理はしているが、業績がタイムリーに反映されないため月が進むに連れて予算が陳腐化する。」、「売上利益予測の精度をあげたい。」があげられます。

もう1つは「勤怠データに誤りが多く月次決算が遅れる」という課題で、「既存システムは、簡易なExcelマクロを利用したものであるためチェック機能や承認機能が不十分で誤りが多発している。」という内容でした。

まず「予算や実績管理の強化と仕組み化をしたい」という課題については、「予算と実績のプロジェクトを1:nに紐づけが行えるようにする」、「月次で期末の業績見直しが行えるようにする。」、「予算や見込みをバージョン毎に管理できるようにする。」、「月次決算の実績値が、翌月の見込みに反映されるようにする。」というような対策をたてました。

また「勤怠データに誤りが多く月次決算が遅れる」という課題については、「画面上のチェック機能の強化」、「作業項目の一元管理、承認フローによる確実な内容確認」「人事部門の管理者が全社の進捗情報を把握できるようにする」というような対策をたてました。

当初から、基幹業務システム導入の最終目標として、期末の損益の着地点を見えるようにしたいと考えていました。そのため、第一目標であった「月次で実績・見込み管理（予算数値の見直し）」ができるようになったことは1つの成果だと思います。MA-EYESは、機能単位で手を加えられることがとても良い特長だと思います。システム的には小さな範囲でも、自社の形に合わせ細部に手を加えてみると、早い段階でシステム化の良い効果が表れると思います。

次なる目標として、人材情報やその他システム上に蓄積されたデータをより有効に経営に活かしていきたいと考えています。そのため、経営戦略に活かせるような形に今後更に機能を追加していきたいと思います。

※上記内容はインタビュー時点の情報に基づき作成されています。